浅议公务卡制度下事业单位备用金管理

2018-05-14冯霞

行政事业资产与财务 2018年16期

冯霞

摘要：自2012年底财政部下发通知，全面推行公务卡以来，各预算单位的日常公务开支改由公务卡进行刷卡消费结算，原来的现金支付方式逐渐减少。在这种财政体制改革的大形势下，单位的备用金制度是否存继，如何管理，已经成为各单位财务人员必须认真思考的问题。本文站在事业单位的视角，对公务卡制度推行的重要意义、公务卡制度下如何严格备用金的管理、备用金的账务处理等方面提出笔者的看法。

关键词：事业单位；公务卡；备用金；账务处理

在国库集中支付制度普遍实施，但尚未全面推行公务卡制度前，备用金一直在事业单位的现金管理中占据着很重要的位置。随着近年来公务卡制度的全面推行，很多事业单位也在公务卡使用管理办法中明确规定：原则上不再办理个人借款业务，职工的差旅费、培训费等原普遍采取个人先借款、回来再凭票报销费用，已逐渐被公务卡刷卡结算、财务直接还款到卡的方式所取代。公务卡制度的实行，借助于财政国库支付系统，进一步规范了财政资金在各预算单位的运行机制，资金的收付由“中转”变为“直达”，同时财政部门通过国库支付系统可以动态监控事业单位的刷卡及还款情况，提高了财政预算资金使用的规范性、安全性。事业单位原来因大量提取现金报账所产生的一系列风险和隐患都得到了有效地遏制。

一、推进公务卡制度实施的重要意义

公务卡作为一种现代化的支付结算工具，具有授信消费和适应财政财务管理的双重属性。不仅携带方便，使用便捷，而且透明度高，所有的支付过程都有据可查、有迹可循。推进公务卡制度的实施，无论对规范事业单位财政授权支付业务，减少现金支付结算，提高公共支出的透明度，还是对加强公共财政管理与监督、从源头防治腐败、提高资金使用效率等都具有重要意义。

1.有利于减少现金使用率，提升单位财务管理水平

日常公务支出使用公务卡进行结算，不改变事业单位的财务管理制度和报销流程，但在一般情况下，既不需要职工在经济活动开展前提前向单位借款，也不需要出纳从银行提取、保管现金用于报销。单位职工使用公务卡进行公务支出后，保留好POS刷卡小票（网上购买飞机票、高铁票、火车票等无小票情况除外），在报销时，单位出纳人员根据审核无误的发票、POS小票等原始凭证，对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销，将报销款项转入持卡人的公务卡。经济业务从始至终没有现金的结算，既简化了手续，也有效减少了现金的使用。现如今，现金使用率也已经成为一个考核事业单位财务管理水平的有力指标。同时，公务卡的使用，也便于单位财务部门进行审核监管。

2.有利于财政部门的监督管理，进一步提高财政资金使用的透明度

会计信息系统的建设，也实现了财务信息的交流和共享，财政部门不仅可以随时掌握事业单位的收支、资产情况等信息，也可以随时监控事业单位公务卡的使用情况，对存在刷卡金额少、刷卡范围窄、刷卡内容单一、刷卡笔数过低等问题可以及时加以关注和指导，有的财政部门为了有效提高公務卡的使用频率，对辖区内的国库集中支付预算单位根据各业务量的不同设置了刷卡笔数额度，使单位的现金使用明显降低。建立公务卡制度，不仅单位财务人员，财政部门也可以查询到单位公务消费的各项明细信息，这样的双重监督，使得公务消费阳光透明，从而有效地克服现金支付结算方式信息不透明所导致的种种弊端。这对于深化公共财政体制改革，加强财政支出监管，进一步提高公务支出透明度具有重要意义。

3.有利于从源头防治贪腐问题，有效治理“小金库”

有些事业单位为了方便使用现金，在支付时尽量规避直接支付而多采用授权支付，原因很简单：直接支付是通过代理银行直接转账，而授权支付既可以转账，也可以提取现金。传统公务消费“先借出现金――再开支――后报账”的程序不仅不利于管理和监督，甚至发生财务报销环节出现凑票、多开、虚开发票报销的现象，多报瞒报的情况层出不穷。一些单位还通过各种方式套取、坐支现金，私设“小金库”、账外账，规避监管。公务卡的使用，有效保证了每一笔预算资金的支出都公开透明，雁过留声、消费留痕，从制度上有效治理了“小金库”，各种因现金使用而导致的贪腐问题无处遁形。

4.有利于单位会计基础工作的规范，提高资金的使用效率

以前的报账方式，使得事业单位职工偏向于向单位借款用于出差、培训、科研等活动，事业单位的财务月报表经常是挂有数笔个人往来款项，往往报账不及时，既占用了单位的预算资金，同时也无法准确及时反映单位的实际支出情况。而公务卡结算的各项支出，明确了必须在规定的免息还款期内（银行记账日至发卡行规定的到期还款日之间的期限），到本单位财务部门报销，因个人报销不及时造成的罚息等相关费用，由持卡人承担。公务卡的这种特点，促使单位职工在经济活动结束后，尽快完成审批报账程序，避免了发票累积到数月后或年底才完成报销，既不需要财务人员为清理往来款项而头疼，又有利于单位会计基础工作的规范，提高了预算资金的使用效率。这也符合目前资产清查工作的目的和意义。

二、公务卡制度下如何严格备用金管理

事业单位的备用金一般是指单位出纳经审批提取的一定额度的现金，主要用于小额零星报销费用支出。备用金也是属于单位定额借款的一种，在公务卡制度大力推行的今天，备用金该不该取消呢？笔者所在的单位在2017年接受市委巡查时，巡查组提出了既然可以采用公务卡刷卡，单位不再需要备用金，应该及时上缴国库的观点。备用金是否存继，笔者觉得应因单位情况不同而异，不能一概而论，毕竟公务卡管理制度中也明确了可暂不使用公务卡结算的情况。但必须明确的是在公务卡制度下，各事业单位应严格备用金管理，限定备用金的使用范围、降低备用金限额，尽可能降低单位的现金使用率，减少单位的现金使用风险。

1.提高单位职工的思想认识

强化备用金的管理，首先应让单位职工对公务卡结算有一个清楚的认识，单位应制定公务卡结算管理办法并向职工大力宣传公务卡结算的相关知识，逐步消除传统的现金支付方式的影响，让职工切身体会到使用公务卡的方便、快捷，使大家建立公务报账“能刷卡刷卡，不能刷卡单位转账”的意识，逐步树立起持卡消费的理念，而不是局限于以前的支付理念，公务支出中的现金交易将不再是常态，备用金只是在制度规定的情形外及特殊情况下才可使用。同时，在公务支出时，也应尽量选择有POS机、具备刷卡条件的商家进行刷卡消费结算。

2.限定备用金使用范围

各事业单位应该在严格遵守各地区制定的《预算单位公务卡强制结算目录》基础上，由各事业单位根据本单位自身情况提出符合备用金使用范围的申请，经本单位法人签字同意后上报财政部门审批。《预算单位公务卡强制结算目录》适用于授权支付中原使用现金结算的公务支出，财政部门规定要求使用转账方式结算的，仍然使用转账方式。事业单位在支付方式的选择上应更多选择直接支付，通过代理银行直接转账到收款方，备用金使用要严格控制在允许的范围内。

3.降低备用金限额标准

公务卡制度推行前，单位的备用金几乎是没有限额标准的，有些单位为了方便用款，提取了大量的备用金，直接导致了各种贪腐和安全隐患。在公务卡普及后，各事业单位根据业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金用款额度申请，财政部门依据单位的申请及具体业务情况在原标准基础上审定压减备用金额度。备用金要严格控制在允许的限额标准内使用。非定额备用金根据单位临时急需，单独核批。

4.严格备用金日常管理

事业单位备用金一般以借款方式，由单位出纳人员保管。要防止盗窃、丢失等安全事故发生，单位应建立现金清查盘点制度及备用金备查账，财务人员认真审核、整理已支付备用金的原始凭证，做到账实相符、账账相符，确保备用金的安全完整。出纳人员必须严格按备用金的使用范围、限额来支付现金，专款专用，不得转借他人或挪作他用。备用金实行“一年一借”，年底归还，年初再借，并及时到财政部门备案审批，确保单位日常工作的正常运转。单位确因工作原因需要调整備用金限额的，可向财政部门申请报批。

5.严格备用金监督检查

各单位应建立备用金管理制度，除了单位内部的稽核、盘点、审批外，财政部门应加强对单位备用金的外部监督检查，可不定期对单位备用金提取和使用情况进行专项检查，在检查过程中一旦发现备用金公款私存、管理公私不分等问题，及时上报有关部门严肃处理，同时开展实时余额监控，对备用金存量大的单位，及时核减其备用金规模，控制单位备用金存量。

三、备用金的账务处理

事业单位备用金的账务处理一般分为以下两种情况：

第一种情况作为借款：

提取时：借：其他应收款――备用金

贷：零余额账户用款额度

使用时：借：事业支出

贷：其他应收款――备用金

上缴国库时：借：零余额账户用款额度

贷：其他应收款――备用金

第二种情况不作为借款：

提取时：借：库存现金

贷：零余额账户用款额度