供应链系统中采购业务的操作流程

原虹

在本文中，假定案例公司采购业务具备最基本的四个流程，即采购申请、采购订货、仓库收货和财务记账。该项操作通过【系统设置】-【系统设置】-【采购管理】-【业务流程设计】的操作，对“采购订单”、“外购入库单”以及“购货发票”进行相应设置，即案例中要求的四个流程中只有第一个流程“采购申请”中录入的采购申请单需要操作人员手工录入申请单中涉及的物料信息，而后续的三个流程“采购订单”、“外购入库单”以及“购货发票”只需通过选择流程中设置好的源单类型及选单号来关联生成数据即可。

其次，开始正式进入供应链系统中采购管理子系统的日常业务处理，按照前面设定好的流程来处理企业的采购业务。

第一，在采购申请环节中，需要采购人员或者申请采购的部门职员执行【供应链】-【采购管理】-【采购申请】-【采购申请单-新增】命令，在弹出的【采购申请单-新增】窗口按照案例数据正确输入，再由采购部主管或相关申请采购的部门主管对上述采购申请单进行审核。

第二，在采购订货环节中，由采购人员进行操作，具体执行步骤为【供应链】-【采购管理】-【采购订单】-【采购订单-新增】，但是与第一步不同的是在弹出的【采购订单-新增】对话框中不需要再录入物料数据，而是通过在源单类型中选择【采购申请单】，在【选单号】中双击或按F7键进行选单来关联生成相关的物料信息，采购订单信息生成完毕后再由采购部主管通过【供应链】-【采购管理】-【采购订单】-【采购订单-维护】命令来完成对采购订单的审核。

第三，在仓库收货环节中，由仓管部人员进行操作，具体执行步骤为【供应链】-【采购管理】-【外购入库】-【外购入库单-新增】，在弹出的【外购入库单-新增】对话框中同样不需要再录入物料数据，而是通过在源单类型中选择【采购订单】，在【选单号】中双击或按F7键进行选单来关联生成相关的物料信息，外购入库单信息生成完毕后再由仓管部主管对其审核。

最后，在财务记账环节中，是“财务业务一体化”的重要环节，是将前述的采购部、车间、仓管部等业务部门的业务信息与财务部门的财务信息紧密联系起来的一環。这个环节包含了两大操作，第一项工作同前述的第二步，第三步相同，财务部门相关人员需要录入并审核采购发票，这项工作需要财务部人员通过【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购发票-新增】命令来执行，在弹出的【采购发票-新增】对话框中，通过在源单类型中选择【外购入库单】，在【选单号】中双击或按F7键进行选单来关联生成相关的物料信息。同时，如果在采购过程中，若销售方开还开出了运费发票，需要财务部人员通过【供应链】-【采购管理】-【费用发票】-【费用发票-新增】命令来处理对应的运费发票，之后再由财务部主管完成采购增值税发票以及费用发票的审核。

财务记账环节还有第二项工作就是将采购发票、费用发票和外购入库单进行钩稽，这个工作由财务部主管来完成，具体操作步骤为【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购发票-维护】，在弹出的【采购发票序时薄】窗口中，选中需要进行钩稽的发票，然后点击窗口上方的【钩稽】，通过【Shift】键或【Ctrl】键将需要钩稽的采购发票记录和对应的外购入库单记录选中，若该发票涉及的业务还存在费用发票的话，那么对应的费用发票也需要选中。

最后，需要提一下额外的一个流程，就是关于采购退货方面的问题，企业在采购过程中有时候会由于质量等问题，需要将前述流程中采购回来的原材料退回给供货商的，这个过程会影响两个方面，第一由于退货的原因会导致原材料入库数量的减少，第二原本增值税发票的信息也需要进行调整，所以针对有退货情况发生的公司，需要对入库数量和发票信息进行修改，即根据具体退货信息录入红字外购入库单和红字采购发票的操作来起到冲减相应的库存数量和增值税金额的目的，其操作也很简单，与前述【外购入库单】和【采购发票】的新增方法类似，唯一的不同是在【外购入库单-新增】和【采购发票-新增】的对话框中，需要首先点击窗口上方的【红字】选项，然后再进行数据的输入，同时对于红字发票的处理也需要将其与对应的红字外购入库单（即采购退货单）进行钩稽。

以上就是一个企业供应链系统中采购管理子系统的基本业务操作流程。（作者单位为广州工商学院）