人事档案管理的作用分析

梁贞

【摘要】人事档案管理工作是我国人事管理制度的重要组成部分，它对于每个人的一生都有重要凭证价值和参考价值。随着社会的不断进步，人事档案的管理将进入信息化时代，而作为以人为载体的人事档案有了更加广阔的发展空间。我们只有与时俱进，加快发展，对人事档案的管理不仅从制度上更新，更要从思想观念上进行创新，只有这样才能推动人事档案工作更好地发展。

【关键词】人力资源管理；人事档案管理；工作

企业员工人事档案管理历经数十年发展与变革，随着档案管理制度化和规范化建设工作的需要以及档案管理水平的提升，原有较为粗泛的管理已逐步向严谨、规范、科学的方向转变，形态更显便捷、细致、合理。完善人事档案管理以实现对人力资源的最优开发和利用，对新时期的企业管理具有重要的研究价值。

一、新时期人事档案管理工作的作用

（一）人事档案在单位选人用人上提供依据

人事档案是对职工个人工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人力信息资源，为人才战略实施提供直接依据。根据人事档案中的资料和数据，明确不同人才的不同优势，在选人用人，申报各项人才计划、评价人才技能时提供方便、准确、快捷的查询利用，提供重要评价依据。

（二）档案数据分析促进人力资源合理配置

做好人事档案数据统计分析，全面掌握本单位中的人才结构，可以节约管理成本，提高工作效率，为培养和选拔高素质人才并留住、用好人才出谋献策。通过定期分析人事档案数据，对缺少后备人才或某一研究方向空白的学科，有针对性地补充、引进、培养学科发展所需人才，构建合理人才梯队，促进人力资源科学配置。

（三）公开模范人才档案信息，激励人才队伍建设

通过针对性的公开人事档案信息，宣传和树立模范人物和先进典型，学习先进模范的专业特长和先进事迹，彰显先进，督促后进。倡导尊重知识、重用人才的风气，营造比学赶超、奋发作为的良好氛围。用赛马机制激发人才潜能，使外在压力与内在活力并举，不仅有利于内部形成公开竞争，公正选拔的用人环境，而且有利于调动个人工作积极性和主动性。

二、完善新人事档案管理工作的措施

（一）重视管理，加强组织领导

一是企业领导应高度重视人事档案管理工作，把它放在企业发展的全局统筹考虑和布局谋划之中，纳入整体工作安排，提供必须的人力、财力和物力保障，确保人事工作扎实有序稳步推进；二是企业应结合人事档案管理工作政策性强、工作细致度要求高的主要特点，建章立制，制定并严格执行《档案管理工作人员守则》《岗位工作职责》《档案查（借）阅规定》《档案室管理规定》等与人事档案工作息息相关的管理规定，规范岗位管理；三是工作中实行专人负责制、AB岗工作制，并纳入企业绩效考核办法，确保各项工作有效执行，对出现空岗、缺位的情况，需追究相关人员的责任。

（二）加强选人用人工作制度建设

组织人事部门应当根据实际情况及时完善本单位选人用人制度，对于干部选拔任用的基本原理、标准条件、程序方法和纪律要求等作出明确的规定，用制度的力量提升工作效率，规范工作流程，保障工作质量，规避不必要的工作能量损耗。此外，要以工作目标为出发点，深入调查研究，广泛听取广大干部职工对于干部工作的意见和建议，完善干部管理、人才选拔培养和使用制度建设，为建立符合单位实际工作需要的科学合理的干部管理体系打下良好的基础，逐步实现干部管理工作的制度化、规范化。各级组织人事部门要与时俱进的推动选人用人制度完善和发展，要根据选人用人工作的新要求，出现的新问题对现有的工作制度进行梳理、改进和完善，不可朝令夕改，也不能墨守成规，要保证干部制度的科学性和实用性，使制度能够有效指导选人用人的具体工作。

（三）更新档案室硬件设备

针对目前档案室硬件设备配备简陋、管理手段落后等问题，首先应以预防为主，建立人事档案安全检查制度，积极争取领导的重视，发现问题和隐患及时报告。适时配备高质量的档案柜，做到档案室不准有明火，按要求配套消防器材，管理人员熟练掌握使用方法，做到责任到人、分工明确、措施到位。档案室密集架不得直接接地，配备除湿机，以防档案潮湿。其次根据实际工作需要，档案管理应配备计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备，将档案管理实行计算机管理，逐步减少手工操作，以减轻管理人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率。

（四）运用现代技术手段，提高服务质效

利用率不高，是当前事业单位人事檔案管理中的突出问题。现在是大数据时代，人事档案是最丰富的人力资源数据库，为了最大限度地提高数据的有效性，计算机应广泛应用于档案管理，以达到提高工作质量的目的。这是新形势下人事档案工作的必然要求，也是“互联网+”时代的必然选择。为了提高质量，我们必须实现计算机的协同管理，将计算机的书面信息、文本、照片、视频等资料转化为数据，在使用查询中，直接使用搜索工作，快速高效地找到相应的信息。对于保密信息，它还可以共享互联网，提供检索和访问，方便用户的使用，提高了人事档案工作的效率和质量，大大提高了档案的使用效率。

三、结语

传统的人事档案管理方式难以适应不断流动的从业人员，因此在新时期内，事业单位要不断创新人员管理模式，调整人事档案管理方式，逐渐应用将计算机技术应用于人事档案管理，提高人事档案管理水平和管理效率，满足社会发展要求，适应新时代创新发展的需要。

参考文献

[1]关英慧.人事档案管理改革思考[J].中国高新技术企业，2017（11）：318～319.

[2]王癑.企业人事档案管理及其模式创新[J].企业改革与管理，2017（19）：81～82.