浅析综合性医院档案的分类管理与发展趋势

郑超

[摘要] 综合性医院档案管理中的核心工作即是档案分类管理，这是保障档案各项工作得以顺利实施的前提，是医学档案相关管理科学开展的保障。医院档案分类管理可以向档案信息使用者提供全面有效的应用服务。该文结合综合性医院档案的重要意义与分类管理进行阐述，并提出其未来的发展趋势。

[关键词] 医院档案;分类管理;发展趋势

[中图分类号] R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）08（b）-0071-02

综合性医院是与国计民生息息相关的首要单位，其包含了医疗教学、科研、康复、治疗、病人诊断、医学档案等等诸多医院活动，而这些活动会在医院财务报表、科学研究、基础建设、医疗救助、行政管理等过程里形成各种影像、声音、图片、文字等资料档案，这即反映了综合性医院的发展历程与成长轨迹，又可以促进医院医疗救助水平与综合管理水平的不断提升。现代化综合性医院对档案管理能力提高的过程也是对信息资源进一步收集与利用的过程，同时可以推动档案室改变传统的服务方式，让资源配置得以优化，提升科学管理，充分发挥网络平台下的信息资源集成与大数据形成的过程，以便满足综合性医院对于档案资料的各项需求。综合性医院档案的分类对象即为医院中资料档案的实体，可以分别根据档案形式、内容、时间、出处分为不同类别与层次，让其形成完整的体系。档案分类是开展医院科学管理的核心业务工作之一，强化医院档案分类的实践过程研究即是现代医院档案学的重要课题。

1  综合性医院档案分类的重要意义

我國目前的综合性医院对于资料档案开展科学分类处理能够使得医院档案管理的科学化、集成化与系统化水平提高，结合医院档案分类的根本要求，那么医院档案在分类时重点按照实用性、逻辑性、客观性的原则来进行档案分类管理。当然，综合性医院档案的分类也离不开医院经营状况以及特点，在档案分类合理性选择时，可以结合医院年度问题分类法开展，这种方法能够把综合性医院档案整理以及收集年份给予科学整合分类，随后就可以按照不同年份来区分不同的档案问题。

综合性医院的档案实体分类直接会影响院档案的系统化问题，对于医院档案整理工作的质量、组织与管理档案综合管理均有很强意义。①对于医院档案合理分类可以发现其之间的深层次联系，并清晰的展示医院的发展历程，方便资料档案被存档与有效利用;②医院档案的整理程序和具体工作，只能通过编目、排列、立卷、分类等过程才可能实施;③医院档案正确合理分类可以提升档案管理工作的进度与质量，并让档案的运用管理得以提升[1]。

2  综合性医院档案的分类管理

综合性医院按照相关资料的功能权限以及不同类别，可以把档案分成以下几类。

2.1  个人档案

医院中个人的考核档案主要涵盖了个人的任职证书、专业职称评审表、个人业绩晋升成绩单、进修计划表、年度聘任职称申请表、医德医风记录、从业人员考核表、技术人员专业年度考核表、业务状况表以及医院干部业务技术考绩档案等方面。

2.2  科研档案

综合性医院的科研档案包括了医学课题研发资料、上级主管单位的获奖证书、核心医学刊物上的重要论文等几个方面。

2.3  出生证明记录

医院中出生证明记录是指各城乡、镇、市计划生育签发的服务证，由接生医院填写出生医学证明，同时，医院还要发放相应副页，以证明新生儿的亲属身份证明等。

2.4  妇幼保健档案

综合性医院中妇幼保健档案包含了妇幼保健相关的妇幼工作标准、儿童疫病汇总表、工作考核记录、每日菜谱、幼儿园营养膳食分析、保健工作制度、妇幼工作计划、妇女普病统计、婚前登记检查记录、监测生命迹象分析表、儿童出生缺陷情况、初级卫生保健评审、妇幼工作年报记录、培训总结等等。

2.5  特殊载体档案

医院中的特殊载体档案包括了声像与实物资料两种，涵盖了重大活动记录有关的奖品、奖状、奖牌、锦旗、影像光碟、视频资料、照片等等。

2.6  会计档案

医院中会计档案包含了财务报告类、会计账薄类、会计凭证类和其他类。财务报告类主要是医院财务决算报表，可分为季报表和月报表;会计账薄类主要是医院固定资产明细账、分户账、明细分类、日记账、总账、现金出纳账、银行存款账等;会计凭证类主要是涉外会计凭证、记账凭证、原始凭证等;其他类主要包含销毁清册、会计档案移交、医院职工工资名册等。

2.7  医院设备档案

医院的设备档案由设备检修维修、调试运行、手册、图纸、安装说明书、使用说明书、设备验收开箱申请单、设备申请购置表等相关资料组成。

2.8  医院基建档案

医院基建档案涵盖了基建合同资料文件、招投标申请书、配套设施验收资料、竣工与施工相关图纸资料、预结算材料、规划许可证、项目工程建设情况等内容。

2.9  医疗管理档案

医疗管理档案是指医院内部各管理规定、疫情监察记录资料、医生处方评定检查记录、医疗救护质量记录表、抢救记录资料、会诊与诊疗记录资料、疑难病例的记录资料、危重及死亡记录资料、病情状况分析表、考试试题、基础理沦、培训与学习计划、考评记录、患者检查记录、病历资料、医院内部工作报表、工作总结、医疗质量工作管理计划等文件。

2.10  医疗护理档案

医疗护理档案是指医护满意度汇总调查表、助产操作规章制度、护理检查记录、巡视记录、感染记录、护理手册、消毒检查分析表、注射乙肝疫苗记录表、护理教学监察表、专业护理考核题目、感染患者控制和登记资料、护理患者工作质量评判、母乳喂养教育相关健康知识内容等文件。

2.11  医院文书档案

综合性医院的文书档案即为医院党政工团档案，是医院档案中占比较大的一类。文书档案文件归档分为上级文件以及医院内文件两类。上级文件材料分为专题学习教育材料、工作表彰、党组织内部人事关系、介绍信与批准决定资料、预备党员及转正通知、人员调配、组织关系调动、晋升职务通知与批准、工资调整、顶级转正、招聘员工、离退休通知与批准、干部任免与处分书面通知、工作人员辞退、人员编制、医院内部组织架构等方面。医院内文件材料分为医院组织机构临时文件、人员工资资料、技术人员调配与任免、干部名册、党员资料、从业人员的调职、处分与任免、医院内部制度、各阶段的工作计划与总结等方面[2]。

3  综合性医院档案的发展趋势

综合性医院档案的发展趋势离不开实用性、科学性与客观性的要求。因为对医院档案分类的行为并不是以目的为导向，而是一种科学管理方法，那么就务必要求有效实用，以便实现简明与准确;医院档案的科学性就是要让档案类目避免交叉与重合，其内涵要清晰;档案类目以综合性医院档案工作为基础，不得直接套用其他系统的分类标准。

3.1  档案管理信息化建设

综合性医院的档案室要加入现代化的信息设备，结合信息网络技术将多种医院数字化信息，运用档案管理软件统一储存管理，以便能够提升查询信息资料的效率，让更多的用戶通过互联网对医院档案信息进行掌握与了解，把各种医院信息的查询、存储管理与数字化进行集成，这样就不会由于地域的差异而不能利用。医院档案信息的主页面可以呈现于互联网上，把医院内部的档案资料可以给外来医院参考、查阅与借鉴，以此来推动医院的长久健康发展。

3.2  提高医院档案软硬件的基础建设

综合性医院档案高效运用必须要有较好的软、硬件设施为基础，这也是科学开展综合性医院档案管理的外部条件。目前的社会早已进入信息化时代，多种多样的档案信息不断涌入，对于综合性医院档案的管理提出了更严更高的要求，这就让医院管理者不得不把更多的财力与更好的精力投入到档案管理系统软、硬件设施方面，以确保医院综合档案发展过程中的网络化、标准化与信息化。医院可借助“局域网+广域网”的模式，即借助局域网来创建医院核心档案的分类存储，有效区分医院特殊事件、行政、人事、医疗诊断数据、医院文书的归类;借助广域网来满足使用人员的访问要求，运用防火墙、路由器创建安全访问等级，严禁非法访问者的入侵。因此，提高医院档案软硬件的基础建设，将是综合性医院档案管理标准化、长期化、制度化的发展方向[3]。

3.3  分类档案服务手段多元化

综合性医院服务手段的多元化，可以用现代化管理模式来替代过去传统的手动管理模式。而随着互联网技术与医院多媒体技术的结合，那么数字信息化必然会成为医院档案的发展趋势。医院档案信息化的建设需要进一步加快改革速度，让多元化的服务手段整合到管理过程当中，以促成现代化的医院档案管理模式，可以把过去单一的文字内容转化成声音、图像、影音等诸多模式，以多元化形式向信息提取者和借鉴者呈现[4]。

3.4  分类档案管理模式创新性

综合性医院管理模式需要多样化的创新，并不是单纯的对医院档案资料进行收集、分类和保管，而是把各类专题与材料资料通过汇编整理方式向使用者提供多样化与及时的信息数据。现阶段我国医疗行业正在蓬勃发展，综合性医院的档案管理工作也在逐步融入信息化与规范化。医院档案管理的目的是让使用者可以及时的借鉴与查阅资料，因此医院档案管理人员需要较强服务意识，可以借助档案帮助医院的医学科研、教学和临床医疗等有关服务，将反馈数据合理有效的分析，以提升实际工作的成效，充分发挥其社会效益[5]。

4  结语

随着现代化医疗需求的多样化与网络信息化的不断发展，综合性医院档案的分类管理要求是越来越高，综合性医院档案管理的发展过程离不开创新性，这样才可以更好地融合互联网信息化，才能使医院档案的管理能力不断提升，并积累各种有价值的档案数据与信息资源，推动医院的不断前进。总之，医院各级主管部门、各层管理人员以及医护人员均务必要理解综合性医院档案的重要性，并不断强化使用现代化信息管理工具的能力，做好综合档案的收集、存档、提取、使用、反馈等每一步工作，确保该体系可以为医护人员、各个患者和社会大众提供确实有效的帮助。

[参考文献]

[1]  熊含艳.综合性医院档案分类践行思考[J].黑龙江档案，2017（2）：62.

[2]  胡龙江.浅谈医院综合档案分类管理与创新[J].科技展望，2016（6）：238-239.

[3]  胡冰.探讨分析医院档案实体分类及其管理[J].临床医院文献杂志，2015（9）：5545-5546.

[4]  路瑶.浅谈综合性医院全宗内档案分类[J].赤子，2015（8上中旬）：213.

[5]  杨伟丽.医院综合档案分类管理与创新[J].中华民居，2013（4下旬刊）：177-178.

（收稿日期：2018-05-17）