关于干部人事档案中风险管理的研究

郑晓稚 宁柠

[摘要] 对人事档案一些风险预估和有效的管理，可以增加对人事档案实施管理的成功率。该文主要利用一些风险识别法，包括过程追踪识别法、典型案例识别法等对干部人事档案中可能存在的风险因素进行预估和判定。制定对应的解决策略和方案，建立起了具有针对性措施的风险监控模型，也对干部人事档案中风险管理中在未来中的发展可能出现的问题进行了思考。

[关键词] 干部；人事档案；风险管理；人力资源管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）09（b）-0027-03

人事档案是人的政治面貌、工作能力、道德、个人经历、工作业绩等方面的体现，是组织人事部门、企业等合理配置人力资源的依据。在人力资源管理中，人事档案是极为重要的一部分，其地位和意义非凡。关于人事档案的管理，我国制定了较为完善的相关制度、法律法规，使人事档案的管理更加严谨、规范。但随着市场经济的发展，人事档案中存在的问题不断显现出来，其管理的风险不断增加，影响到人事档案管理的健康发展及进一步完善，其风险管理亟待进行识别、防范。因此，应该加强人事档案的风险管理。该文主要对干部人事档案中的风险管理进行分类、分析，探讨评估方法，以便为及早识别风险管理提供借鉴，并提出相应的措施，旨在提高干部人事档案的管理水平。

1 关于干部人事档案中风险管理的识别工作分类

1.1 干部人事档案在收集过程中风险的识别

由于人事档案需要进行收集的工作，所以很多的干部人事档案在收集过程中会存在一些风险，人事档案包括了每个人的道德，廉政以及多方面的能力水平。在这些人事档案的材料收集过程中，可能会存在一些虚假信息，影响到了后期档案的使用；一些人事档案没有一个标准的归类范围，导致收集的材料比较杂乱，影响到后期档案的整理工作。这是在档案材料收集的本身存在的风险，对那些干部的人事档案管理人员的要求也需要提高，一些管理人员在材料收集的过程中不够严谨细致，在材料收集时会出现突发的情况，这就要求管理人员具有非常强大的敬业精神与面对问题的应变能力，可以将人事档案收集工作做到精确完美，抓住其中的重点，这样上级组织部门在进行一些人员选择上可以更有依据，更加的真实可靠，干部的人事档案可以反映一个干部的工作作风、工作能力，所以档案的收集工作要做到规范，才能降低人事档案收集过程中的风险，保证材料收集的质量。

1.2 干部人事档案在鉴别过程中风险的识别

由于干部的人事档案是代表一个干部的思想政治面貌与工作能力，所以一个真实可靠的人事档案是非常重要的。在材料收集结束后的鉴别工作也是风险管理至关重要的的一个部分，好的鉴别工作可以分析到干部在企业中的作用所在。因此，从事干部人事档案的鉴别工作的人员选择上就需要严格把关，选择业务素养高的同时工作态度要非常端正，对待工作要实事求是，按照相关的规定来进行人事档案的鉴别，对不符合的档案及时拿出，转交到相关部门进行处理。

1.3 干部人事档案在整理过程中风险的识别

一般的人事档案的整理工作非常的复杂，首先对从事整理档案的工作人员的耐心和细心都是一大考验。整理的工作主要就是对档案进行分类，做好序列编排，档案的装订以及档案的验收，在这一系列的工作中存在了很多的风险因素，将直接影响到后期档案的使用。因此，对进行整理工作的人员能力要求需要提高，工作的态度需要认真细致。

1.4 干部人事档案在后期过程中风险的识别

在我国，人事档案就是一个人的身份象征，所以档案的后期管理和使用需要严格按照相关的法律法规，坚持“五不查”“四不借”“三不转”的3个原则。依照“档随人走”的政策，在档案在转移过程中要尽量避免出现档案遗失的现象。因为档案在使用的时候，需要对已有的档案进行查阅，增加了档案遗失破损的风险，这就要求后期档案的保管员，要严格按照国家颁布的《条例》和《细则》将档案划分为10个种类，每个种类都有相应的规定要求，避免出现类别归档错误。在排序过程中风险也会存在很多，由于可能有档案的外观装订差别，所以在对人事档案的排序需要复杂的工作，将材料图文编号进行排序，不能出现杂乱无章的现象，将会直接影响到干部整个人事档案管理的效率和一些工作的进展情况。在完成各项的档案管理后，干部人事档案的传递和后期的统计过程中都会存在一些风险，当一个干部进入到另一个企业，需要将档案进行转递，往往在档案的转递过程中会出现档案材料缺失，接收单位接收到的档案可能存在档案不完整，材料不齐全，一般接收单位会选择拒收。干部人事档案在转递过程中，很多的企业会选择邮递而不是专人进行机密文件押运，缺乏了人事档案的保密意识，为以后的档案安全性埋下了很大的隐患。档案在转接过后，入库前必须要进行严格的审核，审核通过才能入库[1]。

2 干部人事档案管理风险的评估

2.1 干部人事档案的前期评估原则与依据

关于干部人事档案的风险管理评估都会有一系列务必要遵循的原则，一般可以分为科学性原则、可操作性原则、全民与重点相结合原则以及有效性的原则。通过这4项原则，可以从多个方面来进行干部人事档案的识别与评估，将档案的评估层次划分清楚，能够使得档案更加的安全。干部人事档案的风险评估在几项原则的遵循下，将档案可能出现的风险进行了全面性的分析，轻重点都被找出，加上分析比较可以确定对档案管理有较大影响的因素，及时地制定相应的应对措施和预防措施可以很好地避免出现风险情况。

2.2 干部人事档案管理的风险评价

干部人事档案的风险包含在人事档案在材料收集初期、档案鉴别、档案整理以及档案的后期处理转递时期。人事档案收集过程风险主要是收集范围的确定风险、制度制定的风险、收集组织确定的风险，档案收集的风险。干部人事档案鉴别过程中的制度建立的风险、内容鉴定的风险、结果鉴定的风险。整理过程的风险是档案分类风险、排序风险、编目风险等。后期的风险为保管风险，档案转遞风险。在风险评估之前需要对干部人事档案的材料收集范围要有极大的了解，凭借收集范围的好坏，范围的确定合理性可以降低收集过程中的风险。一般把风险等级划分为低、一般、中等、较高、高，评价的标准也由科学性到不科学，风险也从低到高。组织团队的素质好坏直接影响到干部人事档案的管理风险高低，如果组织人员的工作能力参差不齐将造成档案的管理和档案的后期管理的发展方向[2]。

3 干部人事档案的风险管理应对措施

3.1 常见的干部人事档案的风险管理方法

一般来说，人事档案风险的应对主要分为风险规避、风险转移、风险缓解以及风险接受。从风险规避来说，人事档案的风险常常不能被消除掉，就需要将风险降到最低，利用一些其他的途径尽量规避风险。常见的在干部人事档案前期的材料收集过程中，会因为范围的确定误差而影响到档案管理的风险，此时就需要利用一些经验来规避风险。风险的转移也是一个重要应对措施，在风险已经发生的时候可以把风险的一部分责任进行转移，人事档案的很多部分需要细分责任，而不是由某一个人承担[3-4]。比如说档案的鉴别和后期的整理与审核，每个部分的风险都需要每个环节的人共同承担，在出现的错误情况时候立即做出指正。风险的缓解，就是当风险已经发生并且无法改变了的时候，采取一系列措施来减轻风险产生的一些影响。风险接受就是在风险发生的时候不采取任何的措施来干预干部人事档案的风险管理，类似于档案的一些处理过程对工作人员的工作能力是要求很高的，但是每个人的资质不同，所以因为人员的素质水平不同而出现的一些风险是不容易避免的，相反如果采取措施来应对的话会增加风险应对的成本，这就需要对风险进行接受，也可以降低成本。

3.2 干部人事档案的风险管理的监控工作

在制定好应对措施的时候，风险的监控工作也是非常需要的。因为实施风险的监控工作使得干部人事档案的管理人员对风险的理解加大意识，可以及时地针对档案管理风险的实际情况进行应对措施的制定。具体的措施就是建立起人事档案的风险监控的模型，一般将模型分为3个部分：输入、监控、输出。输入则是将档案管理前期容易出现的风险进行预测与辩识以及评估。监控的过程利用高新的信息技术来对一些项目的数据进行监控。输出的过程就是人事档案的风险管理的最终结果。风险的监控工作需要建立起风险管理的监控体系，对人事档案的全过程进行深入的监控，规避风险，对无法避免的风险降到最低，保证了干部人事档案的真实性与保密性。将干部人事档案的管理中存在风险的识别过程为切入点，在过程中进行严格的管理，加强监督的力度，建立起全面的管理体系和风险管理的信息体系。使得干部人事档案的管理更加的系统化与规范化，保证了信息管理的安全性[3]。

4 总结

随着我国国民经济水平的不断提升，众多企业在激烈的市场竞争中开始慢慢站稳脚跟。这就要求企业中的人员能力是较高的，人事档案反映了一个人的政治面貌，工作能力以及道德表现，可以成为企业挑选员工的重要依据。当然干部的人事档案更加重要，因此干部人事档案的风险管理是不容忽视的。该文通过从多方面的研究干部人事档案的风险存在，再对风险进行分析，做到具体问题具体分析，制定了对应的措施来降低风险，使得干部人事档案更加的真实安全[5-6]。

[參考文献]

[1] 解阳.干部人事档案中风险管理的研究[D].天津：天津大学，2016.

[2] 张凯.领导干部人事档案造假问题研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2017.

[3] 戴玲.干部人事档案任前审核中存在的问题及对策[J].《档案管理》业务研究，2017（2）：225.

[4] 张艳.人事档案信息化管理研究—以广东为例[D].广州：华南理工大学，2011.

[5] 马琳.干部档案信息化管理模式构建研究[D].大连：大连理工大学，2017.

[6] 张满丽.干部人事档案管理中的几个重点问题探讨[J].黑龙江科学，2016，7（8）：136-137.

（收稿日期：2018-06-13）