商铺租赁及费用管理系统的规划

吴畏

一、商业地产的时代属性

1.1研究背景

十八大以来，我国的经济由高速发展转变为高质量发展，房住不炒的思路改变使得开发商对于商业用地的自持比例大幅度提高。新零售新物种丛出不穷！由于土地性质的局限性倒逼开发商转型。中国的城市化率到2016年底时为57.45%，预计到2020年达到60%。根据国际经验，当城市化率达到70%前，城市化水平都会快速发展。这样就导致大量的城市老城区和农村集体土地被政府收购，但部分城市相比发达国家的城市化率还是比较低，发展的时间也相对较短，一些行业的发展還处于初步发展阶段，规模也比较小，所以仍然具有很广的发展空间，这样的发展空间对于商业地产的需求也是城市化进程中必然的路径，截至2017年10月国内固定资产投资完成额已经达到51.78万亿元。

大量商业地产进入存量市场中，传统的数据结构已经不能满足市场对垂直数据的需求了，只有具备商铺租赁及费用管理大数据整合能力的系统才能满足市场对商业数据的需求。特别是在开发模块和经济模式方面，大量商业资产的招商、租赁和管理必须要依托于大数据的构建，开发商和投资商基于网络平台可以检索到精准的垂直信息，可以基于平台中的业态进行商业生态组合，可以建立基础模型，得到预期收益数据。

1.2属性

近年来随着供给侧改革的不断调整，商业地产行业想要获得长足的发展，就只有提供更加符合新经济的产品，这样才能进一步满足市场和新兴业态的实际需求。商业地产作为经济发展的物质保证，一直是促进国民经济快速发展的基础因素，选择和租赁优质的商业地产会保证一个企业的高速发展。招商租赁管理系统是当下商业地产行业激烈竞争的产物，是获取数据、保持和增加商业活力的一种技术创新，也是一种新型的管理方式。

我国商业地产现阶段的特点总体上可以概括为“起步晚，发展快”这六个字，国内商业地产的发展是从2000年开始的，2003年以后进入了商业地产的第一个快速发展时期，2005年更是进入了商业地产发展的第一个高峰期，2012年以后，商业地产快速发展产生的一些隐患逐渐凸显，商业地产进入了需求稳步发展的理性时期。

目前来说，国内外的商业地产招商租赁管理系统根据它们的特点可以分为三大类，分别是运营类型的系统、分析类型的系统和协作类型的系统。运营类系统只负责对各个前台与后台部门的管理；分析类系统是对于数据收集和分析统计方面比较注重，例如对于商家信息的收集，这点对于大型商业地产的招商往往有着非常重要的作用；协作类系统是把客户反馈信息融合进来，通过多种方式获得信息，进行统一的分析，所以总的来说协作类集合了运营类和分析类的特点，是对于商业地产招商租赁系统的管理水平的提高。但系统都处于低存储状态无法汇集到云端进行大数据分析，因此开发一种新的基于数据云的商铺租赁及费用管理系统已经是一件迫在眉睫的事情了。同时本规划系统还计划基于数据云平台向用户提供各种数据的实时高效便捷的分级查询、修改、增加、删除、更新等管理，这一系列功能在保护隐私权的前提下可以大幅度降低管理成本，给投资商带来超预期收益。

二、系统需求分析

2.1系统总体需求分析

商铺租赁及费用管理系统总功能用例图如图2-1所示。

如图2-1所示，系统主要分为五大模块，分别是商户管理模块、商铺管理模块、租赁管理模块、费用管理模块和通知管理模块。商户管理模块又分为基本信息管理子模块、登录管理子模块和授权管理子模块；商铺管理模块包括商铺信息维护子模块、商铺销售管理子模块和商铺搜索子模块和商铺类型子模块；租赁管理模块包括租赁人员管理子模块、租赁统计子模块、合同管理子模块和历史记录子模块；费用管理模块分为收入管理子模块、支出管理子模块、费用设置子模块、费用明细子模块和费用汇总子模块；通知管理模块包括欠费通知子模块、临时费通知子模块和到期通知子模块。

在系统中，除了管理人员之外，本系统的主要用户群有两类，一个是商业资产的开发商，另一个就是商业资产的租赁者，也就是投资商，所以本系统的需求分析主要是对于两大客户进行的。

地产公司作为商业地产的提供者，对系统有着以下需求：

（1）地产公司首先能够登录系统，拥有一定的权限，其次作为客户的一部分，地产公司需要登记自己的一些基本信息。

（2）地产公司能够登记自己的商业地产信息，并对自己的信息进行实时更新，而且，地产公司也能够以客户的角度去查看别的地产公司的商业地产信息。

（3）地产公司把房产提交出去，对于租赁过程中涉及到的合同、租赁任务、以及每套商业地产历史的租赁记录都要有详细的记载，方便查询。

（4）对于合同期内的地产，如果快要到期了，系统自动更新提醒，这样地产公司可以根据现在的市场数据对未来的规划进行设计。

投资商作为商业地产的租赁方，对系统有着以下需求：

（1）投资方可以在系统中注册，登记自己的基本信息，拥有查找房产信息的权限。

（2）投资方可以及时查看商业地产信息，对于即时更新数据能够第一时间反映。

（3）租赁过程中提供的租赁合同、物业合同以及对于平台的委托合同要能够详细的记载合同信息，必须具有极高的法律保证。

（4）到期能够给与投资商自设提醒时段，可以与手机关联，直接以短信的形式通知。

（5）当投资商遇到问题的时候，对于商业资产的反馈信息，能够反馈给系统平台和地产公司，能够让商业地产在平台的监督下，合法的进行租赁转换手续。

2.2系统各功能模块的需求分析

2.2.1商户管理功能分析

商户管理模块作为系统的基础模块，不仅记录着投资商的信息，而且记录着地产公司的信息，这些信息包括用户实际名称、用户IP地址、用户信用等级等等，这些信息能够反映商业地产的历史交易实际情况，反映投资商的实际信用，这样的信息能够在后期的了解中促进租赁合同的达成。

如图2-2所示，商户管理模块作为系统的基础模块，记录着商业地产的拥有者和使用者信息，基本信息管理模塊是记录拥有者和使用者的基本信息，例如姓名、联系方式、身份证号等；登录管理模块主要设置系统的登录流程，系统的登录角色大体上有两种即管理员和用户，用户又可以分成地产公司和投资商；授权管理，是对于登录到系统中用户给予一定的操作权限，例如管理者，根据其级别的高低，给予从上到下的对于系统中各种信息的维护权限，而用户，像地产公司，它可以维护自己的地产信息，同时也可以作为投资商查看别的地产公司的数据，而投资商因为其需要租赁商业地产，它只可以查看不同的商业地产数据，并通过系统平台与地产公司进行商议，并在系统上进行最终的合同制定。

2.2.2商铺管理功能分析

商铺管理模块作为商铺租赁及费用管理系统中的又一大基础模块，记录着地产公司登记到系统中的所有商业地产的数据。商铺管理模块包括商铺信息维护、商铺销售管理、商铺搜索和商铺类型，商铺搜索包括基础搜索和模糊搜索。

商铺管理模块功能的用例图如图2-3所示。

系统的招商租赁核心就是商铺管理模块中的对象——商铺。商铺模块中首先需要的就是能够登记商铺信息，对于商铺的存在状态变动后能够进行实时的维护，增加、删除、修改等操作能够执行；其次，还未出售商铺的如果需要出售，就需要指定商铺的销售流程；对于投资商来说，他们能够搜索商铺，可以通过系统提供的一些划分进行基本搜索，如果商户需要知道商铺的状态就可以进行模糊搜索，总体来说模糊搜索比较快捷，比基础搜索迅速得多；同时对于商铺的类型要进行管理，细分商铺大小、房型、位置、价格包括历史业态等信息。

如图2-4所示，商铺类型记录商铺的基础信息，属于核心功能，商铺信息维护、商铺销售管理和商铺搜索功能都是围绕着商铺类型展开的。商铺信息维护毋庸置疑就是对于商铺信息进行修改，商铺销售管理就是设置销售流程等信息，只有批准销售的商铺才会在商铺搜索中被搜索到，所以商铺搜索不仅要依赖商铺信息，还需要商铺销售管理的信息。

2.2.3租赁管理功能分析

租赁管理模块作为连接投资商和地产公司的核心模块，它起到不可或缺的作用，这是协调投资商和地产公司的模块。租赁管理模块包括租赁人员管理、租赁统计、合同管理和历史记录，其中的合同管理又分为租赁合同管理、物业合同管理和委托合同管理。

租赁管理模块功能的用例图如图2-5所示。

在租赁管理模块中，租赁人员管理子模块是对在商铺租赁及费用管理系统中租赁了商铺的投资商和租赁出去商铺的地产公司的信息统计；租赁统计子模块是对于已租商铺的统计，记录了哪个商铺是由哪个投资商租赁的；合同管理子模块主要是分为三份，租赁合同就是投资商和地产公司之间签订的关于商铺的租赁协议，物业合同是指例如商铺的水电费、卫生费等物业管理方面的协议，最后的委托合同是商业地产管理平台和地产公司的一种协议，规定系统平台的责任和收益；历史记录投资商租赁过的商铺以及地产公司对于投资商的评价，同时也记录着商铺被哪些投资商租赁过以及投资商对于商铺及其地产公司的评价。

在租赁人员管理、租赁统计、合同管理和历史记录四个功能中，合同管理是最核心的也是最基础的，合同管理是一种规范，规范着租赁双方以及系统平台的收益与责任，这样合同的存在才使得三方能够照章办事，不会发生违约情况。

如2-6所示，合同作为其余部分的基础，租赁记录是在租赁过程中产生的实际记录信息，租赁统计就是对租赁记录进行统计的一个功能，统计后的数据伴随着租赁记录一起传送给历史记录这样就形成了租赁记录的历史信息，租赁人员就是在租赁记录中获取的数据，从而方便进行管理，最终的租赁人员管理信息也记录到历史记录中。

2.2.4费用管理功能分析

费用管理模块在系统中是非常重要的一个模块，因为地产公司租赁房屋是为了获利，招商租赁系统平台的创建也是为了获利，所以费用管理在整个系统的过程中就会显得尤为重要，设计好这部分，地产公司才会提供更多的商业地产数据，同时招商租赁系统平台也会获得更多的收益。

费用管理模块包括收入管理、支出管理、费用设置、费用汇总和费用明细五个功能模块，具体的用例图如2-7所示：

如2-7所示，收入管理是对于商铺在租赁过程中给地产公司带来的收入的管理模块；支出管理是地产公司在招商租赁过程中需要付出的物业费用、委托费用等相关费用的管理模块；费用设置规定了系统中存在哪些费用，费用计算方式；费用的明细，可以让地产公司明确总体费用的来龙去脉，让收入与支出的费用自动列表，让管理人员可以轻松进行统计；费用汇总是对于系统中产生的费用的一种汇总记录，分为支出汇总和收入汇总。

如2-8所示，在费用管理模块中，费用记录是对于每笔费用产生的记载，而费用的产生又依赖于费用设置功能，只有存在于费用设置中的费用才会产生费用记录，通过对于费用记录的读取，产生费用的汇总、费用的明细、费用的收入和支出。

2.2.5通知管理功能分析

通知管理模块是系统中不可或缺的一部分，对于系统本身来说是系统功能客户体验交互的重要环节，公告功能可以帮助投资商和地产公司获取更多的数据。

通知管理模块包括欠费通知、临时费通知和到期通知三个功能，具体的用例图如2-9所示：

在通知管理模块中，当预支付的费用不足，产生欠费，系统就会通知地产公司去缴费，超过一定时效的商铺会被下线；临时费通知，是对于系统中产生的临时费用，例如系统中增加了新的功能，会增加地产公司的收入费用，或者是投资商与地产公司之间添加了临时的费用，这些都算是临时费用，系统就会通知费用的支付方；到期通知一般都是针对投资商的，投资商租用商铺，会有一定的租借时间，一旦接近租赁时间，就会提醒投资商，重新签订租赁协议。

2.3愿景

作为规划的核心需求，本文对商铺租赁及费用管理系统中各个模块的需求进行了详细的调研和分析，整体把握了系统在应用过程中所在地位，并且将系统详细划分为商户管理模块、商铺管理模块、租赁管理模块、费用管理模块和通知管理模块及其下属功能，并进行详细的分析。希望能够作为中国房地产业的从业者为行业带来一些思考。（本文作者系北京金丰利泰物业管理有限公司董事长）