基于短信平台与Excel软件的会议通知系统的设计

张涛　杨瑞

摘要：人员通知是会议组织工作中的重要环节。通过借助信息手段和普通办公软件，设计一款基于短信平台与Excel软件的会议通知系统，能够高效、低成本的实现参会人员及时通知和统计的需要，提高工作效率。

关键词：系统设计；会议通知；短信平台

中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2018）02-0132-02

人员通知是会议组织工作中的重要环节。通过借助信息手段和普通办公软件，可以设计一款简单易用的会议通知系统，高效、低成本的实现参会人员及时通知和统计的要求。

1 系统设计的载体选择

1.1 会议通知途径的比较

目前，会议通知的手段已经信息化，信件投递的方式基本淘汰，一般只作为公文式通知的载体。信息化通知的主要途径有电话通知、短信通知、网络通知（如QQ群、微信群）等。电话通知一般适用于小型会议，对于人数众多的大中型会议，电话通知显然耗时耗力；网络通知是目前比较流行的日常事務性通知途径，可以用于人员众多的会议情况，但也有一些缺点，如网络通知必须对方打开或使用一定的网络软件，必须事先建立通知人员群组，对于不使用网络软件、不方便入群或无法建群的人员就存在局限性。

短信通知有着其独特的优势：第一，方便快捷。只要知道对方号码，编辑好文字，就可以立即群发，省时省力，这点优于电话通知；第二，查收及时。短信作为目前最普遍、最基本的手机功能，不需要使用者有多高的技巧，也不需要借助其他软件，可以立即被接收查看，适用人群广泛，这点优于网络通知。当然，短信通知也有一定的缺点，如需要收费、手机端操作繁琐等。

一般而言，会议通知的花费问题占会议费用很小部分，基本可以忽略。手机端操作繁琐的问题可以通过使用短信平台的方式，将狭小的指尖屏幕扩展为电脑屏幕，将局促的手机操作转换为较为舒适的键盘输入。同时，短信平台可以导入通讯录、做好人员分类、导出号码和回复内容等功能。目前，笔者选用江苏电信“企信通”（http：//1183300.js.vnet.cn/）作为会议通知的短信平台。主要考虑：第一，平台月发送量大（15000条/月），能够满足月内多次大型会议、多次通知的需要；第二，平台由国内主要电信运营商开发维护，对公性质强，稳定可靠，具有严格的申请资质审核；第三，以固定电话作为计费号码，方便办公费用结算，适合公务性会议通知。

1.2 统计软件的选择

明确了会议通知发送的途径问题，就会紧接着涉及到通知反馈和统计问题。

在系统设计上，主要想实现这样几个功能：第一，参会人员数量的统计。具体参会人员多少、请假多少？一般而言，会议主办方不太关心请假事由，而是重点考虑来或不来的问题。因此，在设计中对请假事由不做区分。第二，发出通知后，能够快速检索出未回复短信的人员，并及时再次发送。这一问题在短信通知中是比较普遍的。第三，标记签到。对于较为正式的会议，往往会实施签到制度，要实现根据短信人回复内容自动标记在签到表备注栏内。

基于以上设计要求，考虑使用数据统计软件。大型会议人员众多，如果人工逐条统计参会人员反馈情况显然耗时耗力，通过导出短信平台数据，运用数据统计软件是最方便快捷的方法。Excel办公软件安装广泛、功能强大，又比专业数据库软件简单易学，适合一般办公人员掌握使用。

2 会议通知系统的设计

2.1 建立参会人员通讯录数据库和反馈库比对机制

短信通知的前提是知道对方的手机号码，从而建立通讯录。在Excel中首先建立通讯录数据库，为方便后续Excel函数的使用，数据库第一列为号码列，第二列为姓名列。同时，为方便在一个Excel文件中操作，可分多个工作表，第一个工作表可命名为“通讯录数据库”。

第二个工作表，作为短信平台导出短信回复数据使用，可命名为“反馈导入库”。在江苏电信企信通短信平台中，可以导出Excel格式的短信回复数据，包含回复号码、回复的时间、回复的内容等，但唯独没有回复人的姓名。因此，需要通过VLOOKUP函数，实现自动显示回复人姓名的功能。

VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，功能是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值。语法：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

具体参数的含义及输入数据类型如图1所示：

我们特意在第一个工作表“通讯录数据库”中，将号码放在第一列、姓名放在第二列，就是为了方便在VLOOKUP函数中设置返回数据查找区域的列数（col_index_num），它必须是正整数。

将第二个工作表“反馈导入库”的第一列A列作为回复号码列，直接从短信平台导出的短信回复excel文件中粘贴过来，需要注意的是必须是数字格式。第二列B列，使用VLOOKUP函数，通过比对第一个工作表“通讯录数据库”中的号码，自动显示号码主人的姓名。在B1格内具体函数输入是：

=VLOOKUP（A1，通讯录数据库！A：B，2，FALSE）

A1格是回复的号码，函数是将A1中的号码，同第一个工作表“通讯录数据库”中的A（号码）列比对，如果精确匹配（FALSE），就显示A（号码）列后第2列数据。需要说明的是，第2列的计算是把A（号码）作为第1列的，因此，A（号码）列后的第2列是指B列，而不是C列。B列是姓名，因此，一旦电脑找到匹配的号码，就会在第二个工作表B1格内显示对应的姓名。通过下拉方式，可以将函数赋予B1下的每一格，从而显示全部回复号码的姓名。

2.2 自动标记短信回复情况的设计

知道了回复号码的姓名，就需要知道哪些人没有回复，以便及时应对。这里可以通过设计自动标记的方式，加以直观的显示和统计。具体做法是：

在第一个工作表“通讯录数据库”的C列，巧妙的使用COUNTIF函数。COUNTIF函数是对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数。语法是：

COUNTIF（range，criteria）

其中，参数range是要计算其中非空单元格数目的区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。

运用COUNTIF函数，我们将第二个工作表“反馈导入库”中A列的号码与第一个工作表“通讯录数据库”A列中的号码比对，COUNTIF函数能够显示出大于0结果的，就是已经回复的；显示0结果的，就是没有回复的。具体在第一个工作表“通讯录数据库”C1格输入：

= COUNTIF（反馈导入库！A：A，A1）

通常得到的结果是0（没有回复），或1（找到1个号码，回复）。下拉C1格，就会得到C列结果。

使用COUNTIF函数的另一个好处在于，可以发现同一个号码多次回复的情况。在现实会议安排中，参会人临时变更参会意愿的情况经常发生，如果不注意很有可能耽误事情。如果某个参会人使用同一个号码，多次回复，COUNTIF函数显示的结果就会大于1，回復了几次就显示数字几，如回复了两次短信就会显示2。通过观察C列显示的数字，可以直观看到短信回复情况。

2.3 对回复情况标记的运用

2.3.1 统计未回复人员的数量

C列中COUNTIF函数显示结果是交错的，当然，可以通过排序的方式使结果相对集中，但人为观察结果毕竟容易出错。一般而言，会议主办方更关心有多少人没有回复短信，因此，可以再次利用COUNTIF函数统计C列中0的数量，从而得到未回复人员的数量。可以随机在第一个工作表“通讯录数据库”的某个位置，如H1格，输入函数：

=COUNTIF（C：C，0）

得到的值就是未回复人员数量。

2.3.2 针对未回复人员再次发送的设计

对于未能及时回复的人员，可以考虑再次发送短信。在江苏电信企信通平台中，能够单个检索姓名或号码，完成发送。但这种方式需要逐一检索、逐一添加，形成号码串后再发送。显然，这种方式不仅耗时耗力，还容易出错。设计思路是：通过利用未回复的标记，自动形成号码串，直接复制粘贴到企信通中，完成再次发送。

首先，使用最常用的if函数，将未回复的号码分离出来。由于企信通中的号码串以逗号（，）隔开，还需要在分离出的号码后自动加上逗号。具体做法是：

在第一个工作表“通讯录数据库”D1格输入if函数，内容是：=IF（C1=0，A1&”，”，””）。利用C列的回复标记，没有回复的号码（也就是C列格内显示为0）就会显示在相应的D格内，而已经回复的（也就是C列格内显示大于0）则显示为空白。从而实现未回复号码的分离。

第二，形成未回复号码的号码串。

将第三个工作表命名为“未回复号码汇总”。利用PHONETIC函数实现合并第一个工作表“通讯录数据库”D列的号码。PHONETIC函数功能是实现多个单元格内容的合并，同时可以忽略掉空白单元格。语法：

PHONETIC（reference）

参数reference就是单元格区域。但是，如果直接在第三个工作表“未回复号码汇总”的某个单元格内，如A1格，输入“=PHONETIC（通讯录数据库！D：D）”是没有任何作用的。因为PHONETIC函数不仅会忽略空白单元格，还会忽略任何公式生成的值。显然，“通讯录数据库”D列中的号码是我们通过IF函数得到的，PHONETIC函数不能直接使用。

这时，可以将“通讯录数据库”D列的号码复制后，选择“值”粘贴的方式，粘贴到E列，从而去掉公式属性，变成普通的数据值。然后使用PHONETIC函数，比如还是在第三个工作表“未回复号码汇总”的A1单元格内输入：

=PHONETIC（通讯录数据库！E：E）

就会得到一个多个号码、中间用逗号隔开的号码串，直接复制这个号码串，粘贴到企信通短信发送号码栏内，就能准确实现对未回复号码的再发送。

2.4 请假标记的实现和使用

会议通知很关注的信息就是参会人员请假情况。通常会议都实施签到制度，在设计会议通知系统时就考虑将请假情况自动标记在签到表上，既一目了然，又能避免手工标注可能出现的错误。

2.4.1 根据短信回复内容标记请假

将从短信平台中导出的短信回复内容复制粘贴到第二个工作表“反馈导入库”的D列，和回复的号码一一对应。在这个表的C1格输入公式：

=IF（E1=1，”请假”，””）

下拉C1格，使公式依次填入一定数量的C列单元格。这样，工作人员可以逐条阅读短信内容，如果表明不能参会，就在E列对应单元格输入“1”，则对应的C列单元格内就会填入“请假”两个字。

这样的设计主要是从礼节考虑，更加方便的是可以在短信中要求“参会直接回复0，请假直接回复1”。这样通过短信回复内容，直接就能区分参会与请假，手动输入的环节也能省去。

2.4.2 在签到表中标记请假

第二个工作表中标记的请假根据的是短信回复先后顺序，通常会议签到表的顺序有自己的逻辑，如职务、主次、部门等。因此，可以根据需要先预制好签到表模板。

设计中将预制签到表放在第四个工作表，命名为“签到表”。“签到表”A列可以按照一定的逻辑填入参会人姓名，B列空白供签到使用。C列作为备注栏，用于自动填入“请假”两个字。继续使用VLOOKUP函数，在这个工作表的C1单元格输入公式：

=VLOOKUP（A1，反馈导入库！B：C，2，FALSE）

通过比对第二个工作表和第四个工作表的姓名列，显示“请假”标记。这样，随着我们在第二个工作表E列中输入“1”，“请假”两个字就可以自动标记在第四个工作表“签到表”的备注栏了，直接打印出来即可。

更加完善一些的考虑是，可以配合使用IFERROR函数。将第四个工作表C1单元格公式修改为：

=IFERROR（VLOOKUP（A1，反馈导入库！B：C，2，FALSE）&””，””）

IFERROR函数会先判断VLOOKUP函数找到的值是否正确，因为第四个工作表“签到表”出现的姓名，在未回复情况下是不会出现在第二个工作表“反馈导入库”中的，这时就会出现#N/A错误。IFERROR函数可以有效过滤这种情况，当签到表中的姓名没有回复，备注栏保持空白。

基于短信平台与Excel软件的会议通知系统，有效解决了大型会议人员通知在统计、反馈等方面繁琐复杂的难题，设计运用的载体简单、高效，普遍适用性强、几乎无使用成本，易于一般工作人员掌握使用。