从几则实例剖析出口商如何做好国际货运跟单业务

2018-05-04尹清

对外经贸实务 2018年4期

尹清

摘要：国际货物运输是出口貨物由卖方转移给买方得以实现的重要环节。出口商做好国际货物运输跟单工作，从短期看可以保证货物被及时、正确发运，保证货物所有权被有效控制，保证国外客户及时提取货物，降低进出口货物运输相关费用；从长期看可以提高出口企业对整个国际物流供应链的管理控制能力，进而为出口业务提供有效保障。所以，如何做好国际货物运输跟单工作值得探讨和研究。

关键词：几则实例；出口商；货物跟单业务；产生差错原因

做好国际货运跟单业务是保证进出口货物被及时、正确发运并安全到达收货人手中的前提，也是外贸实际业务中进出口商应该更加重视的一项工作。在本文中，笔者通过对几则外贸业务实例的还原和分析，具体表述了出口商做好国际货物运输跟单工作的重要性以及外贸业务中产生差错的主要原因。

一、西安达飞工贸有限公司错发、错运案

西安达飞工贸有限公司是一家玻璃制品加工及出口企业，2017年8月同时接到美国和西班牙的玻璃烛台订单，数量都是23280只/970箱/20尺集装，产品也是同一款产品，但是在烛台底部蚀刻有不同买家的指定标志。美国订单规定最迟装运期10月8日前，西班牙订单规定最迟装运期9月30日前，考虑到中国的国庆假期，达飞工贸将2个订单都安排9月30日前装运，最终2个订单的货物先后在9月20日（周三，西班牙订单）和9月22日（周五，美国订单）完成。

跟单员小吴也成功预订了9月29日（周五）中国上海到西班牙巴塞罗那以及9月30日（周六）中国青岛到美国纽约的船，并与货代约定了到工厂装箱的具体时间，9月23日（周六，西班牙订单），9月24日（周日，美国订单）。9月23日（周六）货代安排的集卡车辆如约到达飞公司装货（西班牙订单），跟单员小吴周六刚好有事，就请仓库管理员老李协调装箱事宜。由于西班牙以及美国客户的货都在仓库，尽管货物外箱上有不同的唛头，但是老李不识英文，一时疏忽，错误的将美国的货物装进计划发往西班牙的集装箱内，当天并没有发现。9月24日（周日）一早，小吴加班准备跟进美国货物的装箱情况，到仓库时发现剩下的货物是西班牙货物，才发现前一天装错了货物，于是紧急联系货代，但是为时已晚，9月23日的集装箱已经装上了运往上海的火车，中途没有办法卸车，也就是说本应该运往青岛港的美国货物被装进了运往上海港的集装箱里面并上了火车，而本应该装在运往上海港集装箱里面的西班牙货物却留在了仓库。最后，与货代商量，将仓库的西班牙货物同样装箱运往上海，在2个集装箱都到达上海后，由货代在上海开箱后重装，然后将计划发往美国的货物再运回青岛港（不同船公司的集装箱不同，所以美国货物的集装箱须返回青岛）。尽管错发、错运问题因为发现还算及时，在国内就得到了解决，然而不但产生了额外的费用（近10000元），而且还最终影响了美国订单的交货日期。不敢想象，如果发现的晚，错发、错运货物已经上船的更严重后果，那损失将是现在的几倍，甚至可能因为来回调拨货物的时间太久导致客户取消订单并要求索赔。

在本案中，事实上跟单员小吴只要工作细心一点，本有机会避免失误发生。第一，如果小吴预知自己周六有事，周五的时候就应该与仓库管理员老李一同确认好次日装箱货物的唛头以及堆放位置，详细交代给老李，次日要装箱的货物到底是哪个货物，提前用中文做好相应的标记；或者请相关外贸业务员来进行监装。第二，如果小吴周六临时有事，也应该先联系相关外贸业务员进行监装，而不是仓库管理员老李，确实没有外贸业务员能够监装的话，也应该与仓库管理员老李通过为微信等方式进行装货前与装货完成确认，即装箱之前和装箱完成封箱前都让老李拍照发给小吴确认，就算老李不用或不会用微信，也可以让安排其他人发送装箱的相关照片。试想，如果小吴做了上面的工作，错发、错运的问题就不会发生。

笔者建议，企业的国际货物运输储运人员或是跟单员，在有出口货物准备装箱发运的时候，必须提前亲自到仓库确认好应发货物的唛头、堆存位置，并与仓库管理人员一起做好货物的标记工作，在标记牌上清楚标明客户名称、装运港、目的港、装货时间、集装箱卡车车牌号以及司机的联系方式，在有非整箱的小件包装时，一定要放在最显眼的位置并做特殊标记，以防止错发、错运或是漏发、漏运的现象发生。

二、咸阳展鸿贸易有限公司钱货两空案

咸阳展鸿贸易有限公司是一家服装产品出口商，2017年6月接到尼日利亚客户1个20尺集装箱的保罗衫订单，以FOB贸易术语成交，订单中约定30%预付款，70%尾款凭提单副本付清，展鸿贸易收到全部货款后将全套正本单据寄送给尼日利亚客户。订单确认后尼日利亚客户及时支付了30%的预付款，展鸿贸易据此向国内工厂安排了采购并于2017年7月15日通过尼日利亚指定的货代安排了装运，并于7月20日取得了由船公司签发的全套正本记名提单，扫描后连同商业发票、装箱单及装运通知电子版一起发给客户要求支付尾款。但是客户却迟迟没有按照订单约定支付尾款，期间展鸿贸易外贸部崔经理多次邮件以及电话联系尼日利亚客户，起初还有回复，后来干脆就没有回复了，就在反复催促中，2个半月过去了，后崔经理辗转咨询到笔者寻求解决方案。还记得笔者当时的第一句话是“你有跟进你的货现在怎么样了吗？”，崔经理这才回头确认货物的状况，令人遗憾的是货已经在10天被买家前提走了，展鸿贸易最后落得了一个钱货两空的结果。

当笔者与展鸿贸易的崔经理分析这个案例的时候，发现钱货两空的结果并不是偶然事件，在某种意义上可以说是一种必然，其理由是：

首先，尼日利亚本身就是一个诈骗高发的地区，以FOB贸易术语成交，运输由买方安排，卖家很难对货物的整个运输环节加以控制，也就不能有效的控制货物的所有权。所以，对于诈骗高发地区的订单，卖方要争取以CFR或是CIF贸易术语成交，由卖方来安排运输，增强对整个国际物流供应链的控制。我们讲国际货物运输跟单工作，并不是要等到货物已经装运了才去跟进，而是在整个生意一开始就做好全程控制以及跟进的规划。

其次，本案中是由船公司签发的全套记名提单，由船公司签发是正确的，一般来说，整箱运输一定只能接受由船公司签发的主提单，而不是货运代理签发的分提单，这一点对于运往诈骗高发地区的货物尤为重要。但是问题就出在记名提单上，因为尼日利亚在这一地区，记名提单物权凭证的性质没有明确界定，容易导致收货人有机会凭卖方发送的记名提单扫描件提走货物，所以对于信誉不了解或是不可靠的客户，要慎重出记名提单（其他地区的客户也一样）。此外，对于非洲的很多国家和地区，就算是指示提单，也有正本提单在手货物被提走的案例，所以在发给客户提单扫描件的时候很多行内人建议把提单号、集装箱号以及封箱号全部涂黑，这样只要货代不和买方勾结，买方是没有办法把货提走，要知道一艘远洋货轮可能承载上万个集装箱，在没有上述号码的情况下，很难在港口找到对应的集装箱，几乎没有可能提走货物。

第三，外贸从业人员的两只眼睛，一定要一只眼睛盯着钱，另一只眼睛盯着货，尤其是在钱已经出了问题的时候，做好国际货物运输的跟进和控制工作就非常必要。作为国际货物运输的储运或是跟单人员，要时刻注意货物的运输轨迹，从在仓库按时装运，到安全进港、安全装船、按时起航直到货物抵达目的港都要实时跟进，尤其是在货物已经到达目的港，但是货款还没有全部收回的时候，一定要高度警惕，这个时候的首要工作已经不再是向客户要钱，而是想尽一切办法控制、保全货物。正常来说，在有30%及以上比例预付款的情况下，只要卖方能控制、保全货物，买方不想损失30%预付款的话，终究还是要付款提货的，控制住货物在某种程度上也就是控制了货款。

很多企业的国际货物运输跟单人员认为国际货物运输跟单只需要跟进到拿到提单即可（错误的认知），实际上这还远远不够，外贸实践工作中，国际货物运输跟单工作不仅要跟到货物安全装船并取得清洁提单，还要跟到货物到达目的港。货物到达目的港还没有完，对于出口企业的国际货物运输跟单人员来说，还要及时发邮件提醒客户货物已经到港，让客户及时办理进口清关手续并提取货物，一直跟进到客户提货到他自己的仓库或是他已经可以处置货物的地方，最后到客户验货并表示满意，这才算完成整个国际货物运输跟單工作。特别需要提醒的是，国际货物运输跟单人员必须尽最大努力做整个国际货物运输（国际物流）供应链以及环节的有效控制，进而保证货物所有权能够被有效控制。如果是进口，则要跟进到货物安全到达买方自己的仓库并验货合格。

三、嘉施芬公司延迟装运被拒付案

嘉施芬公司是一家文胸生产及出口企业，2017年3月接到美国公司采购订单，以FCA上海贸易术语成交，最迟交货期为5月15日，信用证方式支付，来证中规定最迟装运期为2017年5月15日。嘉施芬公司于2017年5月10日生产完成，并在5月12日将货物交给买家在青岛的指定承运人预计赶5月16日离港的船，由于5月16日，港口大雾，既定装运船舶延迟到5月17日离港，5月18日嘉施芬公司取得承运人签发的装船日期为5月17日的清洁提单。5月19日，嘉施芬公司将提单以及其他信用证规定的单据送交议付行，议付行指出提单上的装运日期显示为5月17日与信用证规定的最迟装运期为5月16日不符，建议电提不符点，待开证行确认后再行寄单。嘉施芬公司以客户信誉较好，且已经按照合同规定日期完成交货为由，要求议付行直接寄单，开证行收到单据后果然以提单上载明的装运日期晚于信用证中规定的装运日期为由拒付。由于拒付的理由事实存在，嘉施芬公司及议付行没有进行抗辩，最后嘉施芬与买方商量以降价10%位代价，最后买方通过电汇付款给了嘉施芬公司，由银行信用转为商业信用。这个案例再次提醒出口商国际货物运输跟单工作并不是等到发生实际运输行为时才开始的，而是从国际货物买卖合同商订以及信用证审核阶段就开始了。我们来详细分析下本案中嘉施芬公司在国际货物运输跟单工作中存在的问题：

第一，当我们仔细的回顾本案时，惊人的发现嘉施芬公司的运输人员在订舱阶段就存在致命错误，信用证规定最迟装运期为5月15日，却预定5月16日离港的船，后经了解发现是运输人员对交货期与装运期的概念理解错误，错将信用证中的装运期和订单中的交货期认为是同一概念。外贸实践工作中，海运常用的贸易术语有装运港船上交货贸易术语FOB/CFR/CIF三种，以及货交承运人贸易术语FCA/CPT/CIP三种。其中装运港船上交货贸易术语下，货物安全装船后完成交货，所以装运期（SHIPMENT TIME）与交货期（DELIVERY TIME）是同一时间，所以在订单或是信用证中规定装运期还是交货期都可以；但是货交承运人贸易术语下，卖方在货交第一承运人是完成交货，具体什么时间装运则由承运人安排，通常来说交货期要早于装运期。所以在订单或是信用证中只能规定交货期，而不能规定装运期，如果规定的是装运期，那么就必须要按照装运期的规定及时完成装运。如本案中，以FCA贸易术语成交，5月12日卖方将货物交给买方指定的承运人时就已经完成交货，符合订单中对交货期的规定，但是卖方的运输人员却忽略了信用证中规定的是装运期而不是交货期，按照信用证中最迟装运期5月15日的规定，即使预定船舶没有延迟，5月16日准时开航，实际上仍然不能满足信用证的规定，开证行因此拒付仍然是合理的。如果要满足信用证中关于装运期的规定，卖方只能在5月15日或是之前完成装运，也就是说在交货期和装运期之间选择一个能够2者都满足的时间。

第二，外贸实践工作中，尤其是在信用证结算方式，延迟装运就面临着被开证行拒付的风险，为了保证能够100%按时装运，我们的国际货物运输跟单人员在订舱时在条件允许的情况下必须提前一班船，以防止出现本案中因港口大雾等意外导致船舶不能按照预定时间离港的问题。具体来说，就是订舱的时候要留出可能发生意外的时间，如果航班是13号，16号的话，那么订舱时首选13号离港的船，这样因为意外不能赶上13号的船时，还有机会赶16号的船，不至于延迟信用证规定的装运期。

四、泰盛贸易有限公司未发装船通知赔偿案

泰盛贸易有限公司2017年1月23日发运3000只玻璃杯到泰国，CRF BANGKOK（运费付至曼谷）贸易术语成交，预定赶1月27日（除夕）离港的船，由于临近春节，泰盛贸易的运输跟单人员在货物发出后就回老家过年了，在1月26日时候和货代要过提单，但是因为还没有开船，货代也没有办法提供，到了27号再找货代，货代也没有人及时回复。待到春节放假回来上班，2月4日再找货代要到提单，通知客户购买保险，但是由于已经开船多天，错过了购买保险的日期，买方没能成功购买保险，所以这批货相当于在没有保险的情况下进行了国际货物运输。2月14日，客户提到了货物，发现有556只玻璃杯发生不同程度的破损，并由当地检验机构出具了检验报告，向泰盛贸易索赔556只X30/只（玻璃杯采买价格）+2600元（检验费用），合计19280元，考虑到确实是己方错误以及后续的长期合作，泰盛贸易及时进行了赔偿。

CFR贸易术语下装运后及时发装船通知给买方是卖方的一个基本义务，如果因为买方漏发装船通知，那么国际运输货物的风险就不能随着货物安全装船而由卖方转移给买方。在本案中，泰盛贸易正是因为没有及时发出装船通知导致买方没能及时投保，最终不得不赔偿因产品破损给买家带来的损失。笔者认为，卖方运输跟单人员以及货代的操作人员不能说完全错误（春节是一个比较特殊的时点），但是其对装船通知的理解却不够准确，外贸实践工作中，很多合同或是信用证规定在装运后一段时间内（通常是48小時内或是3日内）卖方要发装船通知给合同上的买方或是信用证上的指定人，卖家也是这样去做的，一般是在装船后取得提单扫描件，按照提单扫描件上的准确日期发装船通知给买方。但是，发装船通知不一定要等到有了提单扫描件，一般来说在卖方订舱成功后，货运代理人或是船公司对于货物装哪条船，哪天开船已经有了安排。同时装船通知上一般显示的是ETD与ETA（即ESTIMATED TIME OF DEPATURE-预计离港时间，与ESTIMATED TIME OF ARRIVAL-预计到达时间），既然是预计时间那就允许有一定误差，所以卖方完全可以在取得提单扫描件之前发出装船通知，尤其是赶上周末或是本案中的大型节假日，一定要提前发出装船通知，这在外贸实践运输跟单工作中非常重要，本案中如果泰盛贸易的运输跟单人员提前发出装船通知，客户及时购买了保险，那么19280元的损失就可以由保险公司负责赔偿。

众所周知，中国每年有国庆和春节2个长假，长假前后，不管是卖方还是货代以及船公司等企业都有一定程度的混乱。国际货物运输跟单人员一定要提前做好准备，必要时可灵活处理。如本案中，卖方的国际货物运输跟单人员完全可以在订舱的时候就直接委托货代代为购买保险，然后发个邮件告诉买方，由于长假的特殊性，尽管以CFR术语成交，我们仍然为其代买了保险，一般来说买家都会高兴地接受（卖方做了本该由买方做的事情，没有理由不高兴）。这样，货代的操作人员就会在适当的时间购买保险，避免损失的发生。需要注意的是，一定要和货代的操作人员以及销售人员多次重点强调需要其代为购买国际运输货物保险，以防止其漏买保险。也就是说国际货物运输跟单工作跟进的不仅仅是货物的运输情况，必要的时候还要跟进国际运输货物的投保情况，也就是本文中多次说的是对整个国际货物运输的供应链以及环节的跟进和控制。

通过以上案例说明，国际货运跟单工作存在于国际货物买卖合同商订及履行的各个环节。出口商做好国际货物运输跟单业务，从短期看可以保证货物被及时、正确发运，保证货物所有权被有效控制，保证国外客户及时提取货物，降低进出口货物运输相关费用；从长期看可以提高出口企业对整个国际物流（运输）供应链的管理控制能力，进而为出口业务提供有效保障。作为货运跟单业务员，必须了解外贸业务的复杂性，才能具体做好外贸货运跟单业务。