浅谈档案工作的重要意义

朱萍

摘要：随着我国社会经济的不断发展，档案工作越来越重要。而档案的质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。然而档案管理工作需要相应的资料做好整理、建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。我们每个从事档案管理工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。本文分析档案管理工作在企业中的作用、做好档案工作的方法以及做好档案工作的重要意义。

关键词：档案的作用;档案全面质量管理;方法

中图分类号：C2       文献标识码：A

一、档案在企业经营过程中发挥的作用

1、行政管理方面的作用，档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

2、项目运营方面的作用，档案是单位活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司品质管理，项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。

3、企业文化方面作用，档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。

4、法律方面作用，档案室当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不收侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。

5、培训方面的作用，档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高培训的效率和效果。

二、做好档案管理工作

档案利用是档案管理最为基本的工作，档案利用对于整个社会的发展是不可或缺的，是社会的信启。首先，要对档案进行收集、整理、鉴定和保管的工作，然后对档案的管理系统进行操作、检索和维护，使得档案利用工作的需求得以满足;其次，重视档案的保管，可以做到在档案被需要的时候可以提供出来;最后，要对重要的档案进行复印或者微缩，可以成为档案原件的替代品，避免原件被损坏。档案的管理不仅仅停留在管理好的层面上，还要与时俱进，顺应社会的发展，找出合适的方式方法，在此基础上对档案利用的水平进行提高，充分的发挥档案自身的作用和社会价值。

由于档案室在单位中是比较独立的一个部门，档案管理方法的一直比较传统，使得我们在工作中的视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的转变，需要大力倡导开拓创新精神，推进档案工作创新的氛围。总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路做好档案管理工作。

三、健全制度，不断把关，努力把好档案材料的收集关

要结合单位自身的管理体制、协调各部门，做好档案收集工作的基础工作。积极主动、全面、保量、保质、保密。档案管理人员在收集工作中，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常保持联系，对于收集工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止和减少档案材料的流失。这样不仅对档案的收集范围扩大了，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的质量。

四、与时俱进，实现管理现代化

档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有在档案管理上下功夫，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

1、加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感，要有良好的职业道德，要有扎实的档案管理理论知识、要有办事细心的工作态度以及先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要不断的拓宽知识层面，不断的提高综合素质，才能跟得上现在的档案管理工作。

2、掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，更是档案管理发展的最终方向。因此，档案管理工作者要根据自己单位的情况结合岗位工作的特点，边学习边操作，在提高业务素质的同时，更要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握。

档案管理工作对现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作就必须立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足于服务领导、服务项目使档案管理工作更好的为企业发展服务。

档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，创新是在基本功扎实的基础上开辟的道路。档案管理工作者要熟悉自己所管理的档案，把熟悉“家底”当做天天职。按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。

档案管理工作者要认识到档案的重要性，认识到做好档案干部的重大意义，这样才能真正的做好档案管理工作。

五、提高档案全面质量管理的方法

如何提高档案全面质量管理就是单位领导和档案工作人员参加，以科學方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。

1、全体人员参加。要求档案形成过程中的所有人员，单位领导、如各组（室）的领导、活动负责人、档案员等等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性、才能保证档案的高质量。

2、树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高认识，转变观念，高度重视本单位档案管理工作，用较高的工作质量来促进档案质量。

档案工作者肩负着历史的职责，提高档案管理人员的意识，促进档案科学管理，用丰富科技信息资源，推动档案事业的发展。只有好的工作思路和方法，才能确保档案管理质量稳步提高。

六、档案管理工作重要的意义

企业是否具有业绩或者是否具有一定的管理水准的重要体现是档案管理工作是否科学规范。一个企业在发展过程中会有很多优秀的成果，而这些成果都会被记录到档案中，而要想了解企业的历史经营业绩就必须通过档案来查询，所以企业的科学发展离不开档案的管理工作。只有将档案管理和经营管理结合，这样就把企业的资源配置制定了，从而就体现出了企业在未来的发展情况，这对单位的经营和管理都具有非常重要的意义。

企业的档案是在长期社会实践活动中形成的，是对过去工作的真实记录和单位历史发展情况的客观反映，对单位的经营管理和领导决策具有重要的辅助作用。企业工作人员可以通过分析档案资料，对过去的工作进行总结，吸取前人的经验教训，并根据现阶段企业单位的发展现状制定科学合理的发展规划和管理决策。可以为相关部门和人员提供信息资料的查找等服务，一旦企业单位涉及到司法诉讼等情况，档案查询功能就能够很好的发挥作用，从而确保企业单位的合法权益不受侵害，实现持续发展。

总之，档案管理工作中主要是指统一管理和标准化管理，将这两部分做好，然后再解决编研和现代化管理上的问题，制定一个标准比较高的规划，将管理工作做到最好。企业单位必须认识到档案管理工作的重要性，用严谨和认真的态度去对待管理工作，使档案管理工作的意义和价值能够最大的体现出来。

（作者单位：平凉新安煤业有限责任公司甘肃平凉）