信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理

张蕾

[摘 要]工程项目档案是建筑领域不可缺少的重要内容和组成部分，记录和存储了建筑施工的全过程，通过管理工程项目档案可以较好地总结和反思行业的发展和进步。在当前信息化、数字化的背景下，信息化对工程项目档案管理产生了巨大的影响，企业有必要充分认识到工程项目档案管理的特点，把握工程项目档案管理信息化建设的必要性，全面分析信息数字化环境下工程项目档案管理存在问题和不足，并结合企业实际积极探索切实有效的信息化、数字化方法，从而较好地提升工程项目档案管理的效果。

[关键词]信息化；数字化；工程项目；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.079

[中图分类号]TP311.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）06-0-02

在物联网、云计算、大数据等新一代信息技术普及应用的背景下，工程项目档案管理作为工程建设中的重要组成部分，也开始向信息化、数字化的方向转变。为了更好地促进工程项目档案管理工作有序进行，企业有必要创新工程项目档案管理的模式和手段，使之成为工程科学决策的重要依据，更好地推动工程项目的建设和发展。

1 信息化环境对工程项目档案管理的影响

工程项目档案是建设领域中不可或缺的重要组成部分和内容。由于工程项目涉及较多的参与单位，建设周期较长、投资额度较大，为此，要将工程项目档案管理工作贯穿于工程建设的各个环节，使之成为工程项目开发建设的重要依据和参考。

当前，在信息化、数字化普及的环境下，档案信息资料传递具有快速、高效的传播特征，且档案信息资料的存储方式也发生了较大的改变，出现了电子邮件传输、图片、音频、视频和软件等，对工程项目档案管理产生了巨大的影响，具体表现在以下几个方面。一是对工程项目档案管理内容的影响。在信息化、数字化的背景之下，工程档案管理工作的内容发生了较大的改变，它不仅局限于传统的纸质工程项目档案资料，还包括不同类型的信息化文档资料，如工程建设施工中的图像、照片、工程设计图纸和图像处理文件等。这些信息化、电子化的档案信息极大地丰富了工程档案管理内容，必须要对其加以系统、规范的整理、存储和利用。二是对工程项目档案管理方法的影响。由于原有的与施工项目同步采集的方式会造成人力、物力资源的极大浪费，而在施工竣工之后的统一档案资料采集又明显存在档案资料不够完整的问题。因此，在信息化、数字化的背景下，工程项目档案管理也需要采用远程自动控制技术和方法，较好地实现对工程项目档案的自动化、信息化采集和整理，确保工程项目档案资料的及时性、完整性和统一性。三是对工程项目档案管理重心的影响。信息技术极大地转变了工程项目档案管理的重心，通过计算机的数据精准计算方式，可以全面获取工程的施工状态、企业盈利情况等，也使工程施工参与人员能够更好地挖掘自己所需的档案信息资源，为自身的进步和个人成长提供助力。由此可见，信息化、数字化背景下的工程项目档案管理重心已经由档案整理存储转向管理服务。

2 工程项目档案管理中存在的问题

工程项目档案信息化建设和管理可以较好地确保工程项目档案的完整和统一，为工程项目决策提供良好的数据支撑，减少工程决策的失误现象。然而，在工程项目档案管理逐步走向开放的信息化建设进程中，还暴露出一些管理问题。

2.1 工程项目档案信息化建设的意识不强

当前，我国大多数工程项目档案管理人员的信息化建设意识还不强，制约了工程项目档案的信息化建设。具体来说，很多档案管理人员并不十分了解工程项目档案信息化建设，对于信息技术在工程项目档案管理中的应用也不够熟练，对于工程项目档案信息化建设的具体流程、建构方法并不清晰。

2.2 工程项目档案管理的技术和手段有待改善

当前，大多数工程项目档案管理的信息化技术和手段有待改善。一些档案管理工作人员还是采用传统的档案管理方法和手段，仅仅将档案管理工作视为资料保管工作，也没有采用先进的工程项目档案信息化建设技术，导致工程项目档案管理的效率低下。

2.3 工程项目档案信息数据库建设还停留在初级阶段

随着计算机、互联网的普及，一些大型工程单位也配置了计算机装置和网络系统，并将其应用于企业的档案管理工作之中。然而，受到诸多因素的限制和影响，许多工程企业的档案信息化建设还停留在制表、文档处理和查阅等初期阶段，并没有建设工程项目档案信息数据库的意识，导致工程项目档案的信息不够完整和准确，不利于推动工程项目档案信息化建设进步。

2.4 工程项目档案管理的规范性欠缺

目前，在工程项目档案信息化建设和管理的过程中，由于缺乏完整的工程项目档案信息化建设规章制度体系，导致许多工程项目档案管理工作存在很多不规范现象。例如，工程项目电子档案的存储和利用环节就存在不规范的现象和问题，导致工程项目档案容易出现丢失和毁损。

2.5 工程项目档案信息化人才匮乏

在信息化、数字化的背景下，工程项目档案信息化人才还十分匮乏。由于大多数企业的工程项目档案管理人员存在知识结构不合理、文化素养不高等问题，导致企业缺乏既懂档案管理知识、又熟悉先进信息档案管理技术的高素质人才，加之企业没有对工程项目档案管理人员进行技术培训，造成工程项目档案信息化管理相对滞后。

3 信息数字化环境下工程项目档案管理的措施探索

3.1 健全信息数字化环境下的工程项目档案管理制度

为适应信息化、数字化的发展环境，工程项目档案管理工作首先要从自身的制度体系着手，确保工程项目竣工文件移交时能够统一，通过工程项目勘察设计、招标、施工、监理等各个环节的合同签订，较好确定工程项目档案的数量、质量、移交时间，通过各个环节的规章制度固化工程项目档案管理的行为模式。企业需要制定工程项目的各项管理制度，包括《工程项目档案月度检查制度》《工程项目档案安全保密制度》《工程项目档案信息安全管理标准》《信息系统运行管理标准》等，确保工程项目档案信息化建设顺利进行。同时，企业还要提高工程项目档案制度的执行力和各參与单位的档案参与积极性，并严格要求工程项目档案的技术标准、归档时间、案卷分类及整编等，并加强相关制度执行的考核检查力度。此外，企业要在单位月、周例会上通报工程项目档案管理的执行状况，及时解决和协调工程项目档案执行中存在的问题，确保工程项目档案管理制度落实到位。

3.2 实现工程项目档案信息的数字化

（1）做好工程项目档案信息数字化的硬件平台建设。为了更好地提升管理效率，企业有必要建立局域网或无线网，链接业主、监理单位、施工单位、勘察设计单位各方，形成立体化的、相互联系的工程项目档案信息化网络平台。同时，企业还要配置工程项目档案信息数字化建设必备的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，建设工程项目档案信息化网络平台，更好地为工程项目档案的信息化开发和利用提供硬件基础平台。

（2）做好工程项目档案信息数字化的软件平台建设。企业有必要开发应用“客户端/服务器（C/S）”模式下的工程项目档案管理软件，建立广域网信息平台，安装“浏览器/服务器（B/S）”模式的协同办公系统，实现内、外网的物理隔离。

（3）做好工程项目档案管理的数字化工作。企业要加强对工程项目档案的目录数据库建设，利用先进的数据库技术和手段，实现对非数字化目标的搜集、整理、加工和录入，使之与数据库架构标准相统一，形成结构化、共享的数字化资源。同时，企业需要做好档案的分类，将不同的工程项目档案固化于不同的管理软件之中，由各参与单位相互协作、分工合作，依照规定的流程和步骤进行工程项目档案的数字化建设，使之具有较好的灵活性，能够更好地提升工程项目档案的服务质量。

3.3 全面架构工程项目档案管理网络

信息化背景下，工程项目档案管理必须全面考虑勘察设计单位、施工单位、监理单位的具体情况，实现全方位、多层面的档案管理。企业有必要建设系统化、规范化的工程项目档案管理网络，包括工程项目档案机构网络化管理、工程项目档案质量网络化管理、工程进度监督网络化管理等，在这些一体化的工程项目档案管理网络条件下，使之成为社会的共享资源，更好地实现工程项目档案的服务功能。

3.4 应用先进的信息数字化技术

在工程项目档案管理的过程中，企业要采用高科技含量的现代多媒体软件和信息数字化技术，更好地推动工程项目档案的信息数字化建设。同时，企业还要利用统一查找技术，实现对信息数字化档案的全文搜索、归档管理、目录管理等。另外，企业还要加强工程项目档案的安全保密工作，从操作权限、查阅密级、备查申请和多层结构等方面入手，做好工程项目档案的信息数字化管理。

3.5 培育高素质的工程项目信息化档案管理人才

为积极应对信息化建设给档案管理人员带来的挑战，企业需要培养高素质的工程项目信息化档案管理人才。第一，加强对档案工作者的培训和再教育，为工程项目提供专业化、信息化的业务培训和技能培训，并纳入单位的人才培养规划中，接受跨学科、跨领域的人才培训，使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。第二，全面提升工程项目档案管理人员的信息获取能力和服务能力，加快档案信息化建设步伐。

4 结 语

在信息数字化环境下，工程项目档案管理工作涉及面较广，也是工程建设不可缺少的重要组成部分。企业要全面认识到工程项目档案管理信息化、数字化的发展趋势，從制度体系、平台建设、人才培训和技术应用等方面，加强工程项目档案管理，更好地推动工程项目档案管理的科学化、信息化和数字化。

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