高速公路工程档案管理存在的问题与对策分析

蔡秀香

[摘 要]高速公路是国家基础设施建设的重点领域之一，关系到人民群众的交通出行。近几年来，高速公路建设项目在规范化管理水平上的不断提高，使人们对高速公路工程档案管理工作越来越重视。高速公路工程档案管理是工程建设管理的组成部分，是公路建设中施工管理、竣工验收和工程质量检验的重要记录依据。此外，高速公路工程档案还为高速公路的营运、养护、扩建等提供准确的信息，避免了时间和资源的浪费，因此，人们应该对高速公路档案进行精细化管理。本文主要对高速公路档案管理存在的问题进行详细分析，并提出了相应的解决策略。

[关键词]高速公路；工程档案；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.076

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）06-0-02

公路工程档案是工程从筹建到竣工全过程的真实记录，是日后营运管理、养护、改扩建决策的依据，所以工程档案工作从刚开始就应高度重视，并把档案工作作为一项硬指标来抓，以保证工程档案质量。高速公路施工过程中，会形成各类工程档案，对这些档案进行科学合理的管理，是相关人员目前最主要的工作。在对高速公路工程档案进行管理時，人们也面临着许多问题，其中，如何有效控制并保证各参建单位在建设过程中形成规范、准确的资料并及时进行管理，是强化档案管理工作最大的挑战。因此，人们要及时对这些问题进行分析，严格按照要求实行档案全过程管理，重点从制度建设、严抓人员准入和强化现场管理等方面入手，最终使档案管理工作趋于规范化、标准化。

1 高速公路工程档案管理存在的问题

1.1 档案管理制度不完善

高速公路工程档案中，管理制度的不完善是档案管理存在的主要问题之一。许多工程档案管理制度没有与内部审核、工程交工验收以及企业的承包经营相结合，缺乏指导性、实操性，导致公路工程档案精细化管理困难，同时影响了工程质量的记录。科学、合理的档案管理制度，是保证档案管理工作的核心，因此，相关人员需要制定切实可行的工程档案管理制度。

1.2 档案管理模式缺乏创新

随着我国社会经济和信息化技术的快速发展，档案管理模式必然会转变为信息化管理模式。但我国的高速公路档案管理模式还比较落后，未能与信息化技术充分结合起来，现代信息技术与先进的管理理念没有完全融合，同时，管理人员还要意识到信息化的管理和经营管理不是简单的结合，而是相互融合与创新。由于档案的管理尚处在传统的档案管理模式上，在一定程度上阻碍了高速公路档案管理实现信息化管理和数字化管理。此外，档案管理模式缺乏创新，不仅影响了档案管理工作的质量，还增加了档案管理工作的经费。

1.3 管理水平的滑坡

管理水平的滑坡主要表现在三个方面。

第一，未设立专门档案部门，影响了档案的统筹管理。许多高速项目部门各司其职，工作中没有相互沟通与联系，导致资料的形成与工程的建设不能同步，且质量记录不健全、资料信息不完善、图纸报告不齐全等现象随之发生。对档案的管理也缺乏必要的条件和措施，影响了工程档案的有效统筹管理。

第二，缺乏从事档案工作的技术人员。许多单位未配备专职档案员，档案工作由兼职档案员兼管，而兼职档案员往往专业性较差，素质不高，而且缺乏相应的档案管理经验，对档案工作要求、管理和验收等方面不能全面掌握。此外，档案管理人员的地位较低，变动较大，从而降低了档案管理人员行使职权的力度，不利于档案管理工作的顺利。由于大多数参建单位档案管理人员非公路或档案专业毕业，且没有经过系统性的档案业务培训，对档案管理的收集、整理、归档等工作缺乏专业操作，导致在档案管理中出现了相应的质量问题。

第三，重工程建设、轻档案管理。在高速公路建设过程中，许多单位对档案进行粗放式管理，不注重档案材料的形成、积累和管理，造成了工程档案不全。此外，有许多工程档案管理部门在工程完工后，对档案资料进行突击整理，在整理的过程中将各类文件混淆，增加了档案管理工作的难度，影响了档案质量。

2 高速公路档案管理的对策

2.1 健全档案管理机制，夯实档案基础

制度是开展工作的先行，建立健全的工作机制，与档案完整的运动过程有机联系，贯穿于“档案生命周期”始终，是保证档案质量的前提条件，因此，项目单位须坚持制度管档原则。高速公路项目建设初期，项目单位应根据档案的有关要求，制订竣工文件编制管理办法、实施细则、档案工作考核办法等相应的档案管理责任制，由专职档案人员对此进行管理，并严格按照制度的要求和标准贯彻执行。为实现档案管理的高效和稳定，动态考核和管控参建单位档案质量，还需制订竣工文件奖惩及考核办法。建设过程中，相关人员仍需根据项目实际情况，不断完善各项档案管理办法，制订工作计划，从制度上实施有力约束，为更好地开展档案工作奠定坚实的基础。

2.2 完善档案管理组织机构，强化档案主体责任，推动工作落实

高速公路建设是一项系统工程，工期跨度长，涉及面广，因此，为了保证档案管理的系统性和安全性，项目需要成立相应的“档案管理领导小组”，设立管理机构，指定专人负责档案的统筹规划、组织与协调。在实际的操作中，要明确好每个部门、每个人的职责所在，要求由总工担任档案工作小组组长，由专职档案员负责具体的操作，及时、准确地对各种文件进行收集、鉴定、整理和归档，保证档案管理的有序开展。此外，建设单位在招投标及合同签订阶段，需约定档案管理责任、档案质量和费用等相关条款；在过程管理阶段，需加强履约监管，通过相关的条款、制度约束各参建单位，促进档案责任主体落实。

2.3 充分利用现代化的管理手段

近几年来，我国的档案学科得到了有力的发展，从事档案管理的人越来越多，已完整地建立了档案管理系统，档案管理工作的效率也得到了快速提高。但现代化的档案技术还很落后，没有牢牢抓住人们处在信息化技术发展时代这一机会，导致管理手段相对落后。因此，相关人员要充分运用现代化管理手段，采用电子计算机、现代通信技术、自动化控制技术、“互联网+”等先进的管理手段，与信息化技术充分结合起来。此外，管理人员观念的转变，是实施现代化管理手段的基础，还要使用较为先进的管理设备，以实现对档案管理的信息化管理，不断提高高速公路档案管理的质量，从而形成完整的、系统的档案管理系统。

2.4 加强人员配备，严把人员准入关

档案员的责任心、积极性、业务水平等方面，对项目档案收集齐全、完整起着至关重要的作用，所以在项目开工前，建设单位需对各参建单位专职档案员进行面试，对不合格档案员要求及时更换。例如，仁博高速新博项目在项目开工前，对全线22名专职档案员进行面试，更换3名不合格档案员；同时，在合同文件中明确规定，未经发包人同意擅自更换档案员的予以2万元处罚。新博项目开工3年来，只有1名档案员因个人原因离职；且档案员整体素质较高、人员稳定，使得项目档案管理工作在南粤公司历年档案考核、上级领导检查等方面都取得了较好的成绩。

2.5 强化现场管理，狠抓整改落实

俗话说：“万事开头难”，项目档案管理同樣开头难。项目档案管理要开好头，就得先建立好框架，所以，项目在开工前，各参建单位需根据批复分部分项划分为若干卷（预立盒子）进行积累，并在盒脊背上标注单位工程名称、分部、分部工程名称，并按分部工程编号的顺序排列上架，待资料形成后对号存放。要确保资料的齐全完整、及时准确，还得加强过程检查，采取措施激励共进，把档案检查纳入月度综合检查和专项检查中，发现问题狠抓整改，针对发现的档案问题，综合运用发文通报、整改通知单等形式督促整改。在项目建设中，难免会存在个别落单单位，但不能置之不理，且要对这些单位进行扶贫，以确保整体水平，因此，需树立标杆单位，组织全线进行交流学习，要求好的单位做经验介绍，扶贫较差单位，并对优秀单位进行表彰通报。

项目档案管理还需规范化，在建设过程中，根据施工阶段，对各参建单位进行档案工作交底，统一做法。档案工作交底的内容主要有档案库房软硬件设施配备标准、原始记录本填写要求、往来文件划分、照片档案收集范围以及竣工图编制要求等。

2.6 明确档案管理目标，治理档案通病

在高速公路档案管理中，要制定科学、合理的档案管理工作目标，明确实施档案管理的目的是，对质量档案通病进行严格的控制。同时，项目的相关负责人也要树立现代化档案管理意识，充分认识到档案管理工作是推动项目建设发展的重要保障，以及改变以往“重建设、轻档案”、资料临时抱佛脚、资料后补的思想。在明确目标的基础上，对高速公路的档案管理进行有效控制，以确保过程精细化管理，从而提高档案管理的整体质量。

此外，针对高速公路旱季大干，资料严重滞后的现象，管理部门需不断创新管理手段，把档案管理工作纳入劳动竞赛，且要占整个劳动竞赛10%的比率，从而提高各部门的档案管理意识，确保资料质量，实现工程资料的形成与工程建设的同步进行，改变以往高速公路旱季大干期间资料严重滞后的局面，最终消除档案管理中的通病。

3 结 语

本文通过对高速公路档案管理存在的问题进行分析，对此提出了一些有效的管理策略。科学、精细化地进行档案管理，是保证高速公路正常使用的重要前提条件，也是高速公路发展的必备条件。在完善档案管理工作中，相关人员要详细地对质量档案的通病进行详细分析，根据档案管理的需求，通过健全档案管理机制、完善档案管理组织机构、强化档案主体责任、充分利用现代化的管理手段以及明确档案管理目标等策略，使档案管理逐步趋向标准化、精细化管理，不断提高档案管理的质量与效率。

主要参考文献

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