人事档案管理体系的信息化建设

2018-04-21徐西磊

祖国 2018年5期

摘要：随着近年来我国科技实力不断地增强，档案行业受到信息技术的影响也发生了多元性的变化。以信息技术为核心的信息数据服务、信息咨询、数据共享等一体化信息资源平台出现在了人们的视野中。这些依托互联网技术、信息技术、数据传输技术形成的档案共享服务机制极大的提高了档案管理的效率，并促进人事档案信息数据在多种互联网渠道集中性的交互与共享，帮助信息系统形成集中性的数据处理模式进行资源集中。鉴于此，本文就人事档案管理体系的信息化建设途径展开详细的分析，并提出具体的研究，以供参考。

关键词：人事档案管理信息化管理问题研究

一、人事档案管理机制进行信息化、数据化、网络化建设的必要性

信息化档案管理是随着互联网技术、信息技术、通讯技术形成的新的技术发展趋势主要以信息技术为导向进行多形态转变和集中化过渡，主要以互联网技术、通讯交互技术为核心对各类型的档案数据资源实施的统一性管理，以人事数据分析、数据集中管理、信息综合、信息分析形成的统一性数据管理机制。相对于传统的人事档案管理方式，集中化数据处理体系不仅有着更高的工作效率，能够对各种类型的信息资源数据实施准确的监测，还能根据不同用户需求的不同向用户提供人事信息检索、信息咨询、文件查询等服务，促进人事档案管理机制进数据化转型。传统模式的人事档案信息管理主要是以物理固态资源作为信息载体而实施的管理活动，具有一定的时间和空间限制，不适应信息资源的集中获取需要。相对于传统以人工为主的数据管理方法而言，智能化控制体系下的计算机档案数据管理系统数据处理效率更高，格式兼容性更强。不仅能满足档案信息共享、存储、分类、查询的需要，还能根据信息资源类型的不同为用户提供一体化的信息服务，充分满足用户的个性化需要。

二、事业单位人事档案管理体系的智能化、网络化、信息化建设途径

（一）加强单位内部基础信息设备形态转变

在单位内部人事档案管理机制的形态转变过程中，增强其信息处理效率就要结合信息处理方法和各种设备资源的配置情况，加大物质资源投入。人事档案管理作为单位内部的重要组织架构，对单位内部组织架构、人员组织形态有着重要的促进作用。推动人事档案管理体系进行信息化、网络转型就要提升与信息管理体系配套的软硬件质量水平。以信息化为导向、计算机技术为驱动，建设数据资源统一管理和利用的网络管理系统，提升信息交互效率。人事档案信息化管理机制的中心任务是信息交互和数据集中性处理，在满足信息集中处理和信息交互共享的前提下要建立局域网，利用局域网将单位内部各种终端设备连接起来，满足信息传递和信息共享的需要。在人事信息管理形态集中过渡的过程中，同时要配备一些扫描仪、录音器等，移动终端设备，要满足多元化、多类型人事档案管理信息处理的需要，将各种人事档案信息集中进行数字化处理，将其存储在特定的数据库，满足用户的查询需求。

（二）注重信息管理系统的建设

人事档案管理体系信息化建设过程中，还要注重信息管理系统设置、数据维护、信息查询和数据分析。档案管理系统设置和数据维护是保持档案档案管理体系运转的关键环节。因此在信息化人事档案管理体系建设过程中，首先要制定合理的建设策略，配置一套科学合理、组织完善的管理系统对各种人事档案信息资源进行管理，一方面要确保档案信息的准确无误，防止档案信息在录入微机过程中发生错误。另外一方面档案管理人员要能根据现实情况的动态变化及时更新数据库中的人事信息，充分满足档案管理系统数据化建设的需要。同时，按照数据库的不同，也应该对信息数据进行集中的分类，要根據数据资源的类型、特点、实效性，对不同的数据资源进行相应的归档，将每一类型的数据资源放置在相应的数据库中，以此来满足用户信息查询与检索的需要。

（三）注重档案信息安全

在人事档案管理体系信息化建设过程中还要保障人事档案信息的安全。人事档案信息化建设给嘻嘻你查阅人员提供了极大的方便，然而在实现人事档案信息资源共享中绝不能忽视信息资源的安全问题，对人事档案信息要采取有效的安全防护手段，防止他人破坏。一方面，档案管理人员要有较强的政治觉悟，能够对不同的人事档案信息资源进行备份，防止数据丢。另外一方面当然，管理部门要对数据库和数据体系定期进行检查、维护、更新，及时修补系统漏洞，防止信息资源泄漏。

（四）创新信息服务模式

在人事档案管理体系信息化建设过程中，还要创新服务模式，利用网络发挥档案信息资源的最大价值。目前很多单位对于自身内部的人事档案信息资源都缺乏统一性的认识，认为这是独属于自身的信息资源，不能够与其他部门进行交互和共享。在这种思路的限制下很多单位都没有形成统一的信息共享服务机制来提升人事档案信息资源的利用率。因此，在信息技术的引导下要改变这种传统思路的限制，以扩大人事档案信息的服务范围为主要内容健全服务管理机制。一方面要运用现代信息技术，建立档案信息库，逐步实现档案信息数据化管理，提高信息利用效率，另外一方面要利用计算机技术，建立干部人事档案网络管理系统，为查阅人员随时提供信息查询，以此来扩展人事档案管理体系的服务职能，提升其信息利用效率。

综上所述，在信息技术影响下，加强人事档案管理信息化体系建设不仅能提升单位内部的人事档案信息管理效率，更能推动单位内部人员制度改革，提升单位内部的管理效率。因此，建立信息化人事档案管理体系是时代发展的必然趋势，对优化社会资源配置、人才培养有着巨大的影响。