基于信息化视角下的企业设备备件采购管理探究

丁晓伟

摘 要： 采购作为企业运行中的重要环节，与企业的发展与运行息息相关，要想提高企业的经济效益，保障企业稳定的发展，采购工作的工作效率与成果至关重要。基于此，本文先简要分析了当前企业中备件采购管理存在的问题，采购管理信息化的重要意义，进而对采购管理信息化的具体策略进行了研究，以期企业采购工作得到良好的改善。

关键词： 信息化视角；企业设备；采购管理

引言：随着我国经济的迅速发展，对企业设备的需求日益增加，企业设备备件的采购工作地位日益提升。当前企业的采购管理工作信息化程度相对较低，企业要在采购工作公开透明的原则指导下，对采购设备备件质量严格把控，加强采购工作的信息化管理建设。

一、信息化视角下企业设备备件采购管理的问题及意义

（一）信息化视角下企业设备备件采购管理存在的问题

第一，目前大多数企业内的采购部门管理还没有建立比较完善一体的备件管理系统，甚至一些企业中采购数据和库存数据完全不相配，仓库的库存数据不能及时反馈给管理、采购部门，企业内部数据不能够实时共享，也存在一些仓库信息统计错误、更新不及时的现象。这样的状况长期下来，企业的数据管理将置于混乱之中，给企业的良好运行带来很大的阻碍作用。

第二，目前企业对于供货商、合同、单据、采购计划的管理还处在传统人工管理的阶段中，对企业采购管理没有形成系统化、规范化、正式化的体系，存在很大的随意性，这就意味着企业的采购工作存在很大的失误风险。

第三，企业的整体采购流程没有进行信息化的規范管理，整体采购过程没有做到信息公开透明，没有做到对各个步骤的监督工作[1]。

（二）企业设备备件采购管理信息化的意义

第一，采购管理信息化是监督管理、质量检查的重要手段。企业通过对采购的信息化管理，对物资订购、入库、验收的监督管理，对合同的管理，将采购的每个环节进行细化管理，保障企业采购工作的具体实施。

第二，采购管理的信息化保证了管理的专业化、规范化。企业在建设信息化采购管理之后，就减少了工作人员的投入，减少了人工成本，减少了工作人员的工作量，提高了采购部门的工作效率。同时，信息化管理的应用会使采购工作更加专业，也促进了整体企业的专业性发展。

二、企业设备备件采购管理信息化的具体策略

（一）询价材料信息化管理

企业建设采购管理时，依据询价、报价、时间、交易的地点、采购措施等制作出询价书。采购人员制定询价书后，可依据具体情况、未来形势、切实需要对询价书进行删改，然后发给供货商，以便供货商对报价方案进行调整。在此过程中，企业可以利用信息化的技术依据询价方案形成询价书，例如：建立网站竞价功能，不同的采购设置不同账号，每个账号登录填写申购单及需求，由管理员审核，在管理员审核通过之后，由供货商在网上竞价，通过管理员协商之后选出一位合适的供货商中标，发布竞价结果，采购人员与供货商可以直接在网站上签订合同。这就避免了人为因素造成的消极影响，减少了双方沟通时间，提高了工作效率。

（二）采购方案合同信息化管理

采购方案受到供货商价格的影响，采购人员需要对采购方案进行系统科学的评价，上交给管理部门审核，等到批复后，采购部门才能依据方案进行实施。在采购方案管理信息化过程中，企业要加大执行物资采购计划的力度，依据合同信息管理物资验收，提高企业采购工作的工作效率，降低企业采购管理的成本。

采购合同包含着企业名称、供货商名称、交易时间、采购数量与金额等具体信息，采购人员要根据切实需要对采购合同进行及时修改。采购合同的管理包含采购订单核对、采购订单修改、订单退回等具体内容。采购管理信息化对采购合同的信息化管理需要企业建立较为完善的合同管理体系，保障合同实施过程中每个环节都能被监督管理，提高对采购合同管理的意识[2]。例如：对采购合同、采购方案都进行信息化储存，按照时间顺序编排进档案，明确责任人，为未来可能出现的事故做好保障，做到有据可查，也能保证采购合同、采购方案能被有效监督管理。

（三）财务及企业计划信息化管理

企业的财务清算管理工作主要包括出入库汇总、付款等内容。企业建立财务信息化管理包括统计出入库清单、合同管理、贷款发票的核对、统一对采购资金管理，定期审核对采购用的资金的使用情况及来源，对资金的具体流向进行核查管理，对企业财务的清算工作进行监督。例如：在企业内部网站上建立财务管理部门，将财务信息上传到网站上，在采购谈判过程中进行全程录像，避免出现采购人员有以权谋私的行为，做到财务信息公开透明，受到大众监督。

企业可以接收互联网上的物资采购计划，充分使用物资需求单据，录入采购计划，进行对企业物资库存的信息汇总，进一步制定相对详细具体的采购物资计划，为企业设备的良好运行做好准备，为企业提高整体收益打好基础。

（四）验收信息化管理

设备备件到货之后进行初步验收，包含对合同中规定的采购数量、包装、文件单据核对等工作，在初步验收结束之后，要对设备进行组装核查，看设备备件是否能够完好运行。初步验收之后要进行的是利用专业的检测设备对采购备件进行验收，检测设备的技术性能。依据检测后的得出来的数据信息与文件中的标准信息进行比对，如果出现两数据间偏差过大，要及时联系供货方，商榷解决策略，将质量差的备件批号做好标注，保障设备备件能够完好运行。在验收工作结束之后，依据相关文件确定保修期。例如：企业管理网站可以记录这些设备备件的保修期和厂家，一旦需要维修可以最快速的进行确认。

结论：综上所述，信息化与企业采购管理的结合对提升企业管理水平，提高企业收益起着重要作用。企业需要提高对采购信息化管理的重视程度，积极利用信息化，提高采购管理的工作效率，保证企业设备备件采购工作得到良好运行，促进提高企业的经济收益，促进企业发展。

参考文献

[1]于伟娜.信息化背景下对企业采购管理工作的完善[J].中国市场，2017（30）：142-143.

[2]张满义.信息化在石油企业物资采购管理中的应用探讨[J].中国石油石化，2016（22）：115-116.