项目管理在高职校园展会项目中的应用

李晓蕾

摘 要 根据指导校园展会的经历，从项目启动、规划、执行、监控、收尾五个方面，勾画出整个校园展会项目管理的全过程，以期为各位教师的指导过程提供一些思路。

关键词 项目管理；校园展会项目；校园商品展销会；实训

中图分类号：G712 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2018）02-0134-03

1 引言

项目为一个具有规定开始和结束时间的任务，它需要使用一种或多种资源，具有多个为完成该任务（项目）所必须完成的互相独立而又相互联系的活动，具有一次性、目标明确性、条件限定性、对象整体性的特征。正是由于项目的特征与会展活动的特点具有高度一致性，因此，现代会展业普遍采用项目管理的方式对业务开展专项运营。

为实现与会展企业工作的零对接，营造上班式教学的氛围，近年来各院校会展专业纷纷采用校园展会的方式，作为培养锻炼学生专业素养的平台（见表1）。作为实训项目的校园商品展銷会，其本身符合项目的特征，适用于项目管理的基本理论。教师在指导学生实践时，可以项目管理的理论框架为起点，以展会策划专业内容为补充，在锻炼学生专业素养的同时，让学生掌握项目管理的基本要领，学会从项目管理的角度去发现、思考、解决问题，为提高实训质量，也为实现会展项目经理的人才培养目标奠定坚实的基础。具体来看，如何实现校园商品展销会与项目管理理论的对接？如何以项目管理理论框架为起点，指导学生实训？

2 项目管理基本框架

项目管理理论最初不被重视，如今发展成为公司生存的必要手段，存在于各行各业中。在会展行业中，企业普遍应用项目管理理念经营业务、协调资源、提高效率。就项目管理的总体定义而言，项目管理是为一个相对短期的目标（这个目标是为了完成一个特定的大目标和目的而建立的）去计划、组织、指导和控制公司的资源。进一步来说，项目管理就是利用系统的管理方法将职能人员（垂直体系）安排到特定的项目中（水平体系）去，包括五个过程组，分别为项目启动、项目规划、项目执行、项目监控和项目收尾（见表2）。

对于以实践指导教学活动的专业实训来讲，为了更加贴合实际工作要求，也为了引导学生从项目管理的角度出发去处理问题，在连续四年的北京京北职业技术学院校园商品展销会中，以项目管理理论为指引，以校园展会项目为依托，总结出符合本项目特征的管理方法。

3 项目管理在校园展会项目中的应用

项目启动阶段 根据项目管理过程组的内容，结合校园展会项目实际，可将项目启动阶段需完成的任务划分为表3所示几个方面。在选择最佳项目时，根据现有资源，通过比较不同项目的投资回报率来进行项目选择：

投资回报率=（预计收入总额-投资总额）/投资总额 ×100%

在项目经理的选择方面，参考哈罗德·科纳兹博士给出的标准，可以将项目经理应该具备的基本品质概括为：诚实正直；了解人员问题；了解项目技术；具有业务管理能力（熟知管理原则；善于沟通）；具有警惕性和快速反应能力；多才多艺；精力充沛，坚忍不拔；具有决策能力；具有评估风险及不确定性的能力。以此标准为指导，在选择校园商品展销会项目经理时，采取由授课教师为全体学生打分的方式来进行筛选。在最终选择时，如若几名学生获得同样的分数，则将班干部作为优先考虑的对象，因为就了解人员问题及管理能力而言，班干部比其他学生经历过更多锻炼，在沟通能力、组织能力、协调能力上均有一定优势，并且会参考辅导员的建议。根据李克特五分量表制作打分表，并在实训前的每个学期末邀请授课教师进行填写。

项目规划阶段 项目经理最重要的职责是做规划、整合计划和执行计划。由于时间期限较短以及资源的优先控制，几乎所有的项目都需要正式的、详细的计划，具体内容见表4。

在确定工作要求、工作质量和数量时，使用工作分解结构和里程碑计划相结合的方式，对项目工作范围进行设定，对任务进行分解。根据校园展会项目的工作范围及规划安排，将策划案制订、人员邀请、宣传推广、彩排、活动执行、项目评估确定为里程碑事件。

在选择组织结构类型时，考虑到校园商品展销会项目规模小、学生对各项工作缺少经验，需要在技术和项目上对其进行双重支持。而矩阵型组织试图把纯职能型组织和项目型组织的优点结合起来。这种组织结构形式很适合项目驱动型公司。在该结构下（见图1），项目经理对项目的成功负有全部责任，职能部门则有责任为项目提供最好的技术支持。每个职能单位都由一位部门经理来领导，其主要职责是确保有一个统一的技术基础，而且所有的信息都能在项目之间进行交流。同时，部门经理还必须让下属及时了解最新的行业技术成果，并负责项目成员的绩效考核。

在实训中，总经理由指导教师来担任，委派项目经理并给予其决策权限。按照工作内容，项目经理下设展商邀请项目经理、观众邀请项目经理，由自荐和他人推荐的方式产生候选人，项目经理最终确定人选。在职能部门划分上，由总经理确定职能经理人选，职能经理公布各部门的基本职责和招收人数，学生公开自愿选择部门，并由职能经理来协调各部门人员配置。之后，子项目负责人与职能经理一起按照工作分解结构的结果，将每项任务分配到人，并确定每项任务的工作说明及考核标准，最终由职能经理负责绩效考核。

项目经理利用里程碑计划对项目整体进度进行把控，各子项目负责人制作甘特图（横道图）对自己所负责的子项目任务进行时间管理。

在成本计划方面，通过各部门成本核算，完善项目总体预算。就评估风险而言，由项目经理制作项目的风险评估方案，并组织与子项目负责人进行讨论，确定该项目最终的风险及相应的风险应对策略。

项目执行阶段 在项目执行阶段，项目经理需要与职能经理配合，按照规划阶段所制订的计划完成各项活动，见表5。项目经理通过例会、私下交流来建立与项目成员的沟通机制，充分发挥即时聊天工具的作用，微信群、QQ工作组使得沟通渠道更多样化。在沟通过程中，项目经理需要让每位团队成员清楚自己处于团队中的什么位置、承担何种职责、在发现问题后应向谁反馈，同时明确项目经理与职能经理之间的职责分工，从而减少双重领导给团队成员带来的困惑。在人员激励方面，职能经理需从总经理处获得授权，负责人员评价和考核；并根据马斯洛需求层次论分析不同成员所处的阶段，找到合适的激励方式，对表现突出的项目成员要及时进行正向激励，对未能有效完成工作任务的成员要及时予以警告和帮助。

项目监控 在监控阶段，项目经理需要将项目规划与项目执行的结果进行对照，完成对项目的控制过程（见表6）。

项目收尾 在结束阶段，项目经理主要完成任务监督、收尾，涉及一些书面工作（见表7）。

绩效考核表按照前期项目经理与职能经理共同拟定的各岗位职责和考核标准制作完成，由职能经理完成，项目经理汇总，总经理下发到成员手中，成员收到的不再是简单的分数评价，而是针对具体任务的完成情况的综合衡量。

4 存在的问题及未来发展

将项目管理理论与校园商品展销会实训相结合，既符合教学需要，也适应了工作需求，是实训课程发展的必然趋势，但在应用过程中如何将课本理论贯穿于实训全过程，将固化的理论变成灵活的实践，则需要教师长时间的探索。北京京北职业技术学院校园商品展销会已经举办四年，在这个过程中虽然总结出一些方式方法，但是还有很多不完善的地方，而这些方面正是今后努力的方向。

激励方式的创新 结合学生特点和项目管理理论，探索更具创新性的激励方式，充分调动学生实训积极性，进而提高团队凝聚力和工作效率。

项目经理及职能经理选择标准的精细化 要结合企业调研，甚至是引入企业导师，在项目经理、职能经理人员的选择上更贴合工作要求，标准更加精细化。

细化用人标准，为不同学生寻找相对合适岗位 相比于项目经理较为细致的选择标准，在其他团队成员角色分工上主要采取自荐、评估确定的方式，考核标准不清，再加上对学生不甚了解，在分配工作任务时往往存在偏差。今后为妥善解决这方面的问题，可以引入试用期制度，对那些确实不适合本职位的学生进行调整，努力帮助学生找到相对适合自己的位置。

参考文献

[1]科兹纳.项目管理：计划、进度和控制的系统方法[M].北京：电子工业出版社，2002.

[2]科兹纳.项目管理案例集[M].4版.北京：电子工业出版社，2015.