浅谈水土保持档案规范化管理必要性及对策

(辽宁省彰武县水利技术推广中心站，辽宁 阜新 123200)

水土保持工作的开展对保证水资源合理利用具有重要意义。而在水土保持工作开展中，对水土保持过程中所形成的档案进行合理管理，将对实现水土保持工作的合理开展及为后期维护与保养提供参考[1]。水土保持档案主要指留有保存价值的文字、土质及声像等文件资料，是水土保持工程实施工作的重要反映；做好档案管理对实现对工程项目的全面鉴定及事故调查具有重要意义。随我国水土保持建设投资与建设力度的增大，水土保持工作档案管理涉及内容广泛且难度加大[2]。因此，如何实施对水土保持档案管理及解决现有档案管理混乱的局面对促进水土保持工作质量的提高具有重要意义。

1 水土保持档案特点及其功能分析

1.1 水土保持档案特点分析

综合来讲，水土保持档案具有以下特点，具体如下：(1)水土保持工程涉及范围广及内容丰富，如包含勘察、测绘、评估、施工等，且还包括水利、气象等信息，故涉及面广及综合性强是主要特点。(2)水土保持属于实践活动，具有季节性及涉及区域广等特点，故水土保持过程所形成的文件及档案须包含汛期多变气候数据及地质灾害预测等，数据的收集国过于分散且影响性强。(3)档案形成的周期性也是主要特点，即部分水土保持工程项目艰巨，且受地质及地理环境影响大，工程项目实施周期长(长达多年)；而部分项目属于小型工程，施工周期短(2-3个月基本完工)，使得水土保持档案管理存在周期性差异，常由于人员、环境等因素导致档案管理不及时及出现差异。

1.2 水土保持档案功能分析

做好档案管理，有利于相关人员分析水土保持相关数据及为科学研究与项目实施提供技术参考。综合来讲，水土保持档案管理可为以下工作的实施提供根据，具体如下：(1)水土保持档案可作为工程项目检查验收的依据；如工程项目验收主要包括技术资料、资金落实等内容；档案验收作为工程项目验收的主要资料，有利于工程项目验收的顺利进行。(2)水土保持档案涉及范围广，如生态建设情况、监督管理情况及环境监测数据等，政府及相关单位在对水利工程项目实施建设中必须参考水土保持相关档案，以便为项目决策提供科学及有效性。(3)水土保持档案中包含大量信息，档案管理工作的有效实施保证了档案的完整性，可促进相关单位及人员之间的信息交流与合作，有利于水土保持工程的发展[3]。

2 水土保持档案管理存在问题分析

2.1 部分区域领导干部对档案管理重视程度不足

辽河流域属于我国七大流域之一，横跨辽宁省，并流经多个区县，水土保持工作管理分散，难度大，做好档案管理尤为重要。而结合实际情况，虽然该省市区域档案管理工作取得了较大的成绩，档案管理的完整性及有效性得以显著的提升，但部分区域管辖领导干部对档案管理的不重视导致档案管理存在较多漏洞；如部分区县水土保持管理部门领导认为档案管理可有可无导致及管理经费不足等，导致档案管理存在较多问题，如资料保存不完整及保存中由于外界因素影响而造成损坏等，影响保存及使用。

2.2 档案管理相关制度不健全

基于管理学理论，以法治理及以制度办事是基本原则，而现有档案管理中常由于缺乏必要的管理制度而影响档案的管理；以此同时，部分区域虽然建立了档案管理制度，明确了档案管理的基本理念及方法，但管理办法可行性低、实施效果差等导致档案管理工作存在较多漏洞，如档案文件管理中原始文件丢失及损坏情况严重，影响档案功能的发挥及使用。

2.3 档案管理不规范及利用率低

档案应能够及时、准确的收集及完整、系统进行归档保存是基本原则。故在档案管理工作中，应根据档案类型分类、分册、分区域存放，建立目录并装订成卷宗，以便后查。而目前水土保持档案虽然按照项目类型实施了分类管理，但未按照要求建立目录及实施统一编码管理，故在后期档案调阅中增加了档案查询难度，不仅不利于档案的归档与保存，且对档案调阅与查询带了不便。

2.4 档案管理基础设施差

虽然各政府及单位加强了对水土保持档案的管理，部分单位由于缺乏必要的资金投入及未设置专门或兼职的档案管理人员实施对档案的管理，常造成档案管理中存在较多问题。如部分单位未设置“专人专室专柜”对档案实施管理，导致档案管理过程存在随意化及档案无地存放等，致使档案遗漏、损坏、丢失他人随意乱动的情况经常发生，对水土保持工作的开展及其不利。

2.5 档案管理专业技术人员及技术缺乏

近些年，我国在大力推进质量体系标准化建设，使得档案管理工作及能力得以显著提升。但人员问题及技能问题导致档案实施标准化管理存在难度。(1)档案管理专业化人才缺乏，虽然各高校加大了对档案管理专业专业化人才的培养力度，但由于相关单位对档案管理工作的重视程度低，择业困难，导致专业技术人才缺乏；(2)技术缺乏也是主要问题，先进信息化管理手段未能得以使用导致档案管理智能化水平差。

3 水土保持档案管理应对措施分析与讨论

3.1 相关单位管理人员提高档案管理意识及实施统筹管理

单位领导应对档案管理管理引起高度重视，并对档案管理工作进行统一协调。(1)相关单位应对档案管理工作引起足够的重视，并组织相关培训等，加强单位领导及相关工作人员的思维意识，提高其对档案管理的认识程度；(2)相关单位应建立单位领导为主导的的档案管理小组负责对档案管理工作进行部署与协调，减少档案管理工作中的盲目性；(3)在日常管理中，单位应提供有效机会，创造机会，强化与专业档案管理机构的交流与协作，引入先进档案管理理念，为水土保持档案管理工作的开展提供保证。

3.2 建立健全规章制度及规范并有效落实

针对档案管理规范不健全及落实不到位的问题，应从以下两方面抓起：(1)建立健全档案管理制度；国家及地方政府根据所管辖区域特点，明确档案管理的基本思路及方式，为地方部门制定档案管理制度提供依据与纲领。地方单位应结合上级政府对档案管理的纲领性文件，制定符合自身的档案管理制度，以保证其可操作性；(2)相关单位应建立档案管理记录，对归档及借阅情况进行记录，并加强对档案管理工作的监督与考核，定期对档案的收集与归档情况进行核查，以确保档案管理工作的落实。

3.3 统一档案管理标准与方法

档案管理工作属于严谨细致性工作，建立合理的管理标准并落实将对管理工作的开展起到积极作用。做好对档案文件的分类，以水土保持档案特殊性考虑，可将该类档案分为，文书档案、业务档案、会计档案、电子档案、声像档案和特殊载体档案等7大类。根据以上分类，对其分类进行细化，如业务档案又分为:小流域综合治理规划设计、建设项目水土保持方案、坡耕地治理实施方案、水土保持监测等。在以上分类基础上，按照不同年份进行统一编号与归类，制作档案管理目录，并放入指定档案盒进行管理，对于保证档案的可查性及实现统一化管理具有一定参考价值。

3.4 落实专人专室管理及全员参与的管理方式

水土保持工作所涉及的档案文件繁多，且数量大，实现有序安全管理，必须投入足够经费实施专人专室管理，确保其安全。首先，相关单位应根据档案管理相关要求设立专门的档案存放室或存放柜，上锁管理与保存，以减免遗失等情况发生。其次，专人管理对于保证档案管理责任制的落实及提高管理效果具有重要意义，企业应引入专业人员从事该项工作，确保该项工作有序开展。再者，档案管理工作应在专人负责为主导上，各相关部分及科室应指定专人或兼职收集、分类相关信息，及时归档及提交，实现全员参与，人人有责的目的。此外，对于电子档案的管理，应设定密码及专人保存，严禁其他人员复制及使用。

3.5 加强人员培训及先进技术的应用

档案管理工作属于专业性工作，专业化程度高及责任重大，档案管理人员应具有专业的技能及责任意识。首先，相关单位应加强档案管理人员的技能培训，采取适当激励措施提高管理人员技能水平。其次，加强现代档案管理系信息技术的应用，利用当前自动信息化相关技术，完善信息数据收集手段及流程，建立电子档案数据库，并设定供具有权限人员查询的端口等，实现对档案收集归档及查询的电子化服务，提高档案管理效率。再者，加大对档案室相关防护措施的投入及做好监督，如完善档案室存储条件，安设空调、温湿度监控仪、灭火器等设施，改善档案室硬件条件，对实现档案完好存储提供必要保证。

4 结语

以管理学角度来讲，适应的环境、专业的人员、健全的设施及完善的规章制度对于保障有效管理及促进工作开展具有重要意义。水土保持相关档案种类繁多、数量巨大且重要程度偏高，日常对其进行管理中应采取有效措施进行处理，以保证档案管理工作的有效开展。笔者结合实际情况，就水土保持档案及其管理的重要性进行了分析，并对当前我国相关单位档案管理过程中所存在的问题进行了分析，同时，结合实际情况，制定了提高档案管理有效性及安全性的措施，以便为我国相关单位完善档案管理体系及确保档案管理工作的有效开展提供参考依据。

[1]王振颖,蔡景平,张中凯.辽宁省水土流失现状、动态变化及防治对策[J].水土保持应用技术.2002.(05)：32-36.

[2]付凝.喀左县果园水土保持管理技术[J].水土保持应用技术.2017.(05)：32-34.

[3]朱淼.辽宁省水土流失重点防治区划分方法及成果[J].水土保持应用技术.2017.(03)：30-32.