货款平台全过程管理

2018-04-12郭俊

电子元器件与信息技术 2018年11期

关键词：货款收款全过程

郭俊

（大全集团有限公司，江苏镇江 212200）

0 引言

本文以大全集团的货款平台为研究对象，分析其销售全过程现状以及解决方案，然后对货款管理方案的关键点以及提升价值展开详细的探讨，实现货款平台全过程管理，以此供相关人士参考借鉴。

1 销售全过程分析

1.1 销售全过程背景

目前大全集团货款业务的销售活动管理主要通过营销系统完成，签订合同前驻外人员通过营销系统维护活动信息。一旦合同签订后，货款业务合同的维护以及执行在金蝶EAS中完成，实现销售全过程的管理。销售全过程管理预期达到的目标为：销售全过程数据集成共享，驻外人员实时了解项目状况，根据项目进度实施相应的管理工作，以此来提高货款平台的工作效率和管理水平。其中数据集成共享包括营销系统与报价系统数据集成以及营销系统与SAP系统集成[1]。

1.2 销售全过程现状

目前，大全集团的货款平台中营销、报价以及SAP系统相互独立，同时各系统实现的功能没有特定的逻辑关系，系统之间的信息集成不足，不能有效将商机管理、项目立项、投标报价、报价管理以及合同管理串联起来。SAP系统中执行合同维护、分批订单以及应收账款记录等数据信息不能及时反馈到营销系统中，从而影响到营销系统中商机管理以及项目推进工作，最后不便于驻外人员查找销售活动信息，影响到大全集团货款业务的发展[2]。

1.3 销售全过程解决方案

根据上文提到销售全过程存在的问题，制定出以下解决方案：首先，建立和规范客户维护数据以及维护流程，尤其是做好SAP系统的规范编制和管理，统一客户更新机制；其次，营销系统与SAP系统集成，有效整合商机管理、报价管理以及合同管理，并且还能实现项目信息、客户资源、应收账款记录、合同执行情况等数据的交互，进而达到销售全过程信息共享的预期目标；最后，营销系统以及SAP系统数据通过BI数据抽取，作为报表展现数据源，并且营销系统、报价系统以及SAP系统通过接口集成实现数据共享功能。实施该解决方案，报价系统中的报价申请、报价执行到报价结果能够实现闭环处理，实现合同履约状态下内外部人员信息共享。此外，EAS系统中应收账款信息能够及时的反馈到营销系统中，然后制定提醒机制，记录应收账款执行的情况，进而加强催收过程管理[3]。

1.4 解决方案的关键点

销售全过程解决方案的关键点如下：（1）客户信息以营销系统作为统一源头，驻外人员只能通过营销系统了解客户信息；（2）项目立项申报审核成功后，项目信息中应该明确指出销售人员的业绩分配比例，后续合同金额的分配就可以参考营销系统的项目信息，制定出更加合理的分配比例；（3）营销系统的“项目+产品（代表制造公司）”和SAP系统中的“项目+销售组织”建立项目和合同的对应关系。从而能够实现客户信息的集中管理，使其只能通过营销系统管理客户信息，保障了客户信息的唯一性和机密性。此外，通过该方案大全集团驻外销售人员能够借助营销系统，查询项目立项信息以及对应合同履约状态，从而管理好后续合同维护工作。并且建立营销立项与销售合同的对应，实现销售全过程管理，使得商机管理、项目立项、投标报价、合同管理以及订单执行等环节能够有序的开展下去。

2 货款管理方案分析

2.1 货款管理方案实施的前提条件

首先，货款平台的营销系统是销售部客户的唯一源头，营销系统必须与SAP整合到一起，将客户信息的同步到SAP系统的合同管理中（以组织机构代码证必填排重）；其次，报价系统只接受来自营销系统发出的报价申请，没有经过营销系统的申请不可以启动报价。此外，中标项目应经过项目支持确定后回传到SAP系统；最后，营销系统立项每个产品只在一个公司，每个项目都要按照要求记录到销售合同中[4]。

2.2 管理方案概述

建立应收计划平台，从合同维护作为起点维护应收计划，从合同约定维度和公司考核维度分别制定跟进计划执行状况，并针对计划执行偏差分析。同时还要衔接责任界定功能，针对偏差部分进行责任界定，并确定后续措施。所以管理方案中，应该综合考虑合同约定维度以及公司考核维度制定应收计划，当应收计划下达的具体责任人时，需要及时反馈应收账款信息，实际应收账款对比应收计划，然后与履约、财务集成更新执行情况，进行偏差分析。该方案能够提高应收管理水平，确保数据的实时性，同时根据应收计划制定、下达、追踪、回笼、偏差分析构建一个完整的货款全过程管理体系。因此可以根据平台前端反馈的信息，及时更新和接收每笔货款会回笼中存在的问题，便于后续问题的处理以及平台的优化升级。

3 货款平台管理全过程分析

大全集团货款平台货款管理步骤为：维护应收计划、应收计划更新、应收下达、催收反馈、应收计划更新、责任界定（资金成本）以及逾期货款。下面根据货款管理步骤具体分析大全集团货款平台管理。

3.1 维护应收计划

维护应收计划中货款性质、合同约定回款日期以及考核日期尤为重要，应收计划回款日期主要通过合同条款以及公司规定记录更新。因此，在实施大全集团货款平台全过程管理之前，维护应收计划需要具备以下要素：（1）根据合同签订回款日期制定应收计划和催收下达，作为逾期和偏差分析的基准；（2）所有销售合同的不同货款性质，都能制定对应的收款计划；（3）根据大全集团考核起始日期和截止日期来计算是否符合佣金结算条件[5]。

3.2 应收计划更新

应收计划更新中关键元素有到货日期、合同约定回款日期。其中到货日期的确定是基于履约计划到货节点和合同条款更新应收计划系统应该按照合同约定将所有货款业务拆分成多个不同合同，然后根据到货时间关联天数计算到货款。如果存在分批发货，则以最后一次到货作为合同约定回款日期计算应收基数。通过与履约计划集成，可以实现计划回款日期与货物到货日期的集成。

3.2 应收计划下达

应收计划下达包括计划下达日期的确定、收款阶段应收比率以及催收人员分配。针对各货款合同，可以在维护应收计划中制定催收日期，并且可以根据到货节点计算出到货款。当一个合同对应多个履约计划时，应该在WBS中维护到货款项目，从而及时下达货款应收计划，责任到人。应收计划下达必须满足以下前提条件：收款计划中可以根据到货情况以及签订合同的信息，及时更新维护可催收日期，跟进人员可以根据可催收日期执行催收查询时间，为后续应收计划催收反馈以及应收更新做好铺垫[6]。

3.3 应收计划催收反馈

应收计划催收反馈中包括催收信息的更新以及确认计划反馈。催收人员反馈确认计划回收日期，并且可以作为后续跟踪计划。因此，针对每笔应收计划下达后，对应的接收催款人按照收款信息更新应收账款，并且记录催收反馈中存在的问题。应收计划催收反馈中更新的确认日期可以作为后续催款的依据，既不会更改到原计划日期，还不会影响到逾期计算。其中包括催收信息的更新以及确认计划反馈，反馈主要用于货款回收偏差分析以及责任界定参考。通过一线催款人员获取计划执行进展情况，便于及时跟踪处理催收反馈中出现的问题。以合同号S09717为例，2016年9月10号为确认回款日期，确认回款金额为40000元，出现验收未完成的问题[7]。

3.4 应收更新

应收计划更新包括问题处理结果、货款收款信息以及货款认领。接收催收反馈中出现的问题并及时处理，然后将货款收款信息传递到货款系统中，并及时确认货款财务部门在应收计划更新中起到重要的作用，及时维护更新收款信息，然后便于销售部将收款信息拆分到合同和收款性质。进而能够达到收款系统与财务系统集成的效果，确保收款信息的真实可靠[8]。

3.5 偏差分析

偏差分析主要包括逾期责任以及责任资金成本的核算。偏差分析的关键在于逾期偏差的计算，每笔逾期偏差确定具体责任人员。其中逾期责任是基于应收计划日期和实际回收日期统计逾期情况，逾期责任又分为销售代表责任和各业务部门责任。如果涉及到责任部门，一般需要采用责任界定流程。偏差分析实现货款偏差责任明晰，及时计算偏差产生的奖惩信息，进而促进逾期货款回笼改进。比如以合同号S09717为例，该合同签订时间为2016年3月1号，公司考核日期为2016年10月31号，其中销售代表为杨某，应收金额为200000元，但是合同逾期天数为35天，偏差金额为200000元，产生的责任资金为35000元（200000*35*0.005）。