信息化技术在工程档案管理中的应用

尹秀桐（中国原子能科学研究院，北京 102413）

引 言：近年来，信息化技术在工程档案管理当中应用不断拓宽，进一步提升了工程企业的档案管理水平，受到各个方面的高度重视。工程企业将信息技术应用于工程档案管理，一方面，许多建设档案可以实现电子化，实现长期保存，有效减少了以往的保管空间，减少了档案管理方面的投入，另一方面，信息化管理使得档案易于保存，可以多个备份，有效的延长了档案的保管期限，不容易出现丢失等现象，这些都是工程档案信息化管理的好处。然而，当前工程档案管理信息化还存在许多有待完善之处，在制度建设、人员培训等方面还需要进一步加强，只有这样，才能充分发挥信息化在工程档案管理方面的作用。

1 当前信息化技术在工程档案管理中应用的情况分析

1.1 工程档案管理非常复杂，需要建立和完善相关的规章制度，明确档案管理人员的基本职责，尽量减少权责交叉现象，然而，在实际的信息化档案管理中，不少工程企业的档案管理人员不太熟悉信息化的基本要求，在开展信息化管理上的积极性也不是太高，并且不少管理制度也是流于形式。

1.2 档案管理信息化，不同于以往的以人为主的管理模式，需要工程企业在网络设备等方面都要有一定的投入，这些基本的网络硬件设备必须得有，并且经常开展维护，确保始终处于正常运行状态，当前的基本现状是大多数的工程企业由于施工的流动性，虽然也配置了一定数量的计算机等信息技术设备，但是，却疏于管理，各种档案管理信息化设备经常出现故障，一定程度上影响了档案管理工作。

1.3 工程档案包括的内容非常复杂，通过信息化技术手段对档案进行再处理，这就要求档案管理人员必须掌握一定的档案信息化管理的基本技术手段，因此使得档案管理信息化具有非常强的技术性特点，需要有一定的熟练改的技术人员懂得计算机技术、信息技术等多种科学技术，在实际的工程企业档案管理工作中，这方面还是明显欠缺的，当前从事档案管理工作的人员以年龄较大的员工为主，他们对这些信息技术缺少一定的了解。

2 工程档案管理应用信息化技术的基本目标

2.1 工程档案管理信息化是大势所趋，尤其是随着工程企业各种档案材料的增多，需要保存时间的延长，及所占用空间的增大，这些都要求开展信息化档案管理，以此来提高档案管理水平，因此，在档案信息化管理上，工程企业必须充分认识到信息技术的重要性，要根据自身情况，从每个企业科室或者部门的最高层抓起，逐步提高所在对档案中应用信息技术工作的重视程度。同时，还需要针对不同的档案管理情况，制定信息化档案管理基本目标，先期对以往的档案进行信息化处理，逐步将现有的纸质档案归拢到信息化平台上，同时，还要对今后的信息化工作进行安排和部署，确保各项信息化工作能够有计划的开展。在实施目标制定的过程中，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调，这样才能最大限度的提高工程企业档案管理工作与信息化技术相结合的水平，也使得档案管理信息化更好的服务于工程企业的改革发展。

2.2 通过对大量的工程企业档案管理在应用信息技术当中的分析研究发现，实施要素在信息化进程中占有相当的位置，是非常重要的，这些要素包括的内容也非常的多，通过方案的形式明确了当前和今后档案管理信息化发展的基本任务、重难点，例如，工程档案管理要完成的阶段性任务、要达成的基本目标、信息技术局域网与广域网服务项目等，这些实施要素的不同，也在很大程度上决定着每个工程企业档案管理在应用信息化技术上的不同。有了不同的实施要素，也就需要针对性制定不同的考核管理办法，每个考核办法也需要充分考虑每个工程企业以往档案管理的基本情况、现阶段档案管理应用信息化技术的基本条件等一系列因素，从而选用不同的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。

3 当前推进信息化技术融入工程档案管理的基本策略

3.1 加快培养信息化技术人才。工程企业需要充分认识工程档案信息化的重要性，成立专门的领导小组，统筹谋划好信息化工作，同时，还需要组建一支高素质的档案管理专门队伍，定期对他们开展各种类型的信息化技术培训，帮助他们准确掌握信息化过程中出现的问题，正确认识当前存在的不足，以此实现信息化技术与档案管理更加密切的结合。

3.2 扎实推进硬件设施建设。工程企业根据发展需要，必须将工程档案信息化管理融入到改革发展方案中，从而确保一定的经费、人员等的支持，对于计算机等配置不够的，及时进行补充完善，同时，联系专门的技术人员对局域网、广域网、网络设备等定期进行检修，及时发现各种潜在问题，对于存在问题的，及时进行修复，确保不影响档案信息化管理工作。

3.3 制定明确的应用目标。每个工程企业都要高度重视工程档案信息化管理工作，准确分析当前信息化建设中存在的问题，进而明确基本的实施目标，分阶段、分层次推进档案管理对信息化技术的应用，同时，还需要完善相关的考核评价标准，从而将档案管理信息化与工程企业的发展有机结合起来。

结束语：近年来，在工程档案管理中应用信息化技术是大势所趋，工程企业必须主动融入，认真分析自身存在的问题和不足，有针对性的采取措施，逐步推进工程档案管理应用信息化技术的质量水平，这样才能更好的推进工程档案管理工作。