浅谈科研管理信息系统在企业中的建设

葛磊

【摘 要】科学、实用、先进的科研管理信息化系统已成为增强企业创新动能、提高科研成果产出、加快成果产业化进展的重要手段，企业开展科研项目管理信息化已成为必然的趋势。本文就企业中科研管理信息化系统的建设全周期入手，对科研管理信息系统在企业中的建设必要性、建设思路、建设价值等进行了详细论述。

【关键词】科研管理信息系统；信息化；企业

中图分类号：F272 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）31-0233-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.31.113

【Abstract】The scientific， practical and advanced scientific research management information system has become an important means to enhance the innovation kinetic energy of enterprises， improve the output of scientific research achievements， and accelerate the progress of industrialization of results. It has become an inevitable trend for enterprises to carry out scientific research project management informationization. This paper starts with the full cycle of the construction of the scientific research management information system in the enterprise， and discusses the necessity， construction ideas and construction value of the scientific research management information system in the enterprise.

【Key words】Scientific research management information system； Informationization； Enterprise

0 引言

在科技與信息飞速发展的时代，科技创新能力是企业发展的核心动能，只有充分发挥企业的创新主体作用，不断提高企业自主创新能力，才能保持企业在新时期下的核心竞争力。随着管理理念的逐步发展以及飞速发展的现代电子信息技术、网络技术在项目管理领域中的广泛应用，科学、实用、先进的科研管理信息化系统已成为增强企业创新动能、提高科研成果产出、加快成果产业化进展的重要手段，企业开展科研项目管理信息化已成为必然的趋势。

传统的科研管理模式信息化程度低，主要依靠人工、纸质文件或简单办公软件等进行科研项目管理。例如大多数企业及科研院所对于科研成果的管理还处于手工处理阶段，主要还是采用手工、纸质文档的方式进行论文著作、专利申报与过程管理等，成果管理的信息化运用仅仅限于最终的统计汇总。这种管理模式不仅流程繁琐、审批冗长、时效性差，还容易形成信息孤岛，不利于管理人员的树形管理和项目组成员间的横向沟通，无法较好的服务于科研工作的信息管理和需求[1-2]。

1 科研管理系统建设必要性

科技工作信息化建设一项基础性、长期性和经常性的工作，其实质就是运用信息技术和现代系统思维以及经济学、管理学的方法，对企业科研工作中的各要素、各方面进行改造和重新整合。随着科技项目数量大幅增加，大部分企业及科研院所对科研项目的计划控制、经费调配保障、成果管理难度加大、矛盾突出，并且任务全过程的粗放管控局面没有得到显著改观，遇到的问题主要体现在：

项目计划可操作性差：由于项目数量多、任务多，各业务部门或人员承担多个项目的多项任务，加上不可预见因素多，资源冲突严重，往往造成资源调整频繁，项目计划往往难以有效保证，急需提升多项目综合优化的管理水平。

项目进展可视化差：由于项目管理的不规范，加上没有有效的监控手段，管理者往往缺乏对项目进展进行监控的能力，不能全面了解项目进展和项目成员负荷的实际情况，因此很难及时协调工作，实现闭环管理。

项目沟通不畅：缺乏集成统一的项目沟通平台，项目执行过程中项目信息、科研数据、成果体系较为分散、存在信息不够透明、责任不够明确，对规划工作目标和内容的认识和理解容易产生不统一。

横向协同效率较低，管理成本加高。在日常工作运作过程中，需各部门之间共同参与、协作，但当前缺乏有效、快速的横向联通，项目计划任务的传递和反馈费时费力，及时性不够，决策和问题管控滞后。

项目管理与跟踪困难：项目管理薄弱，技术和管理人员投入大量时间于信息的查找、收集和协调，难以实时、直观的监视及了解项目进度、计划结点的产出条目及项目交付等信息。

项目知识管理薄弱：没能结合不同类型项目特点，建立项目管理的模板库、知识库，项目管理完全依赖于项目负责人的个人水平，不能达到组织的共同发展。另外，缺乏项目过程资产库的管理，导致过程资产不能充分得到利用，组织层面的项目管理在低水平上重复。

为覆盖科研项目全生命周期，逐步建立共享数据中心，将企业各部门有效联通，保障各类数据的及时收集、统一整合，达到数据共享、为决策者提供决策依据的目的，提升项目整体管理水平，提高管理效率，故科研项目管理系统建设是很有必要和意义的[3-4]。

2 科研管理系统建设思路

科研项目管理系统遵循实用性、适用性及先进性原则，需以实现科研院所项目全生命周期管理，支撑各部门整体科研计划推进为核心思路进行建设。一般要求实现的功能有人员管理、项目管理、成果管理、数据查询分析等功能。

2.1 实现多项目多部门协同管理模式

系统需支持多项目协同管理模式。即在存在多个项目或计划的前提下，充分协调和分配现有项目资源、获取最佳项目实施组合，实现以统一数据为核心的全价值链集成，满足多用户和多部门的共享、协同。这样既保证每个项目/计划内上下级工作的配合与协调，又能够协调各项目/计划之间的冲突与矛盾。

管理部门将多个项目/计划进行责任分解，将分解任务下达至各个业务部门，各业务部门针对多个项目的任务包，协调和分配现有资源，再分解任务至具体责任人，从而实现多项目并行协同管理的目标。

2.2 涵盖项目管理关键领域和全过程

根据项目要求组建项目团队，优化并设计规范统一的管理流程，以计划管理为核心，覆盖项目预研、申报、立项、中期检查、结题、成果管理等全周期过程。通过对任务的进度、经费的协调控制，避免这两者之间的不协调，使任务目标、时间实现整体最优的目标。同时通过知识管理将项目全过程数据、经验、结论、教训积淀，形成经验共享平台。

2.3 分层多级计划任务实现高效协同

体现多层计划的管理思路，计划编制采用多级审批与下发，计划反馈采用层层上报审核。采用多层计划的方式为各层管理人员提供不同的管理视图，聚焦不同层面管理人员关注点，步入细节。并且根据计划目标，实现任务指标量化。

通过将系统分为"决策层"、"管理层"和"执行层"三层，根据三层管理模式，项目经费及计划实现自上而下的层层分解和分级维护等功能。执行层接收上级分配的任务，执行过程中定期反馈进度及经费执行，而管理层和决策层通过不断获取执行数据进行项决策分析。

2.4 基于流程驱控实现职能有形化

工作流实现了根据不同的业务需求自定义工作流程，能够支撑在大并发用户量、大数据量应用环境下高效、稳定运行。首先，基于工作流的计划管理使得计划协同过程可控；其次，工作流监控使得计划协同过程可跟踪；最后，工作流定义使得计划协同过程规范化。

所有项目执行数据可借助工作流实现在各级部门之间的纵向审批与部门内部的横向审批，使得组织内各级业务部门在统一软件平台上的"职能有形化"。

2.5 精细化的权限体系保障数据安全

制定缜密的安全管理體系，保证跨组织协同的域间信任。使不同的职能管理部门、不同角色、不同人员分别拥有不同的系统功能和数据操作、访问权限，做自己职责范围、项目明确规定事项，了解仅限于自己了解的信息。

2.6 “互联网+”技术提高业务处理便捷性

借助“互联网+”信息科技手段，充分利用碎片化时间，通过移动APP端实现对项目数据的及时处理，提高业务处理时效性及便捷性。另还可通过图像智能识别识别技术，将非结构化数据如图片、文件扫描件等转化为可检索、可统计的结构化数据，实时统计汇总，提供决策依据。

2.7 贯穿整个项目管理过程的沟通管理

良好的沟通是项目成功的基本保障，项目管理过程需要大量的沟通。通过系统实现标准化、规范化的沟通管理模块，可以提高项目信息沟通效率，保证项目团队成员的高效沟通。

在共享的平台中可以快速方便的获取、发布、传输项目公告、项目简报、会议信息及会议行动项、项目问题等项目相关信息和资料，实时掌握项目进展、重大问题等情况。

2.8 实现多维项业务数据统计分析

系统需支持丰富多样的业务统计分析，可以从项目、部门、个人等多维度、多角度进行数据分析，实现从全局到局部、从多项目组合到单项目监控，满足科研院所领导层、部门管理层、业务人员不同的数据需求。数据展现方式丰富多彩，有图形、报表或图表，可充分满足日常业务需求，并且后期还可以根据需求进行个性化定制。

2.9 实现精细化成果管理及分析

系统需实现高效率、高质量的成果管理及分析，以便更有效地配合科技创新工作。以专利管理为例，专利是研发企业重要的科研成果，是企业技术创新、提高市场竞争力的有力武器。现代企业的竞争在一定意义上是专利技术的竞争。系统需覆盖专利的申请、授予、证书发送过程，统一上传归档管理专利申请、专利权的许可与转让、专利交易、专利许可、专利纠纷的处理等全过程中的文档，保证专利资料资料完整性、准确性，提高企业专利的申请、保护、运用、交易等业务处理和效率。同样，针对论文，也需要对科研论文进行登记、跟踪管理，包括对论文的题目、字数、刊物名称、级别、影响因子、发表时间、获奖情况、被引次数等进行管理，以便随时能对公司整体论文发表情况进行检索分析，也可基于此作为对各科室、人员的考核依据[5-6]。

3 科研管理系统建设价值

企业提升科研创新能力离不开科学、先进的科研管理系统的创新与建立。通过建立科研管理系统能有力支撑企业科技工作管理体系的深化，通过该系统可以实现各部门高效协同、项目全面、实时的监控，避免以往项目管理粗放、数据时效性较弱、成果管理任务繁重等情况出现。从而达到提高管理效率、提升管理水平。具体包括以下几个方面的效益：

3.1 促进了企业科技项目管理水平的稳步提升

通过系统应用，将以往的粗放式管理变革为主动管理、精细化管理和科学管理，形成了统计计划管理、统一技术管理、统一项目协同的项目管理思想，促进了各科研项目管理水平的稳步提升，管理成果具有极大的推广和应用价值。

3.2 提升了项目管理规范化水平，降低了管理成本

借助系统的落地，实现了各项业务流程的规范化和统一。各项目管理工作组织有序，项目过程管控力度加强，实现了实时在线监控，确保了任务执行过程中问题的提前发现和及时解决，降低了项目风险；项目协调、沟通、梳理的工作量大大压缩，协调、沟通会议数量大幅降低。项目管理趋于制度化、规范化，逐步形成了项目管理最佳实践，建立、建全、完善了项目管理的体系、方法、工具与手段，项目管理的制度逐步明晰化，实现了全方位、立体式的管理全景计划管理。

3.3 高效协同、联动管理，提升了信息透明度

提高了计划流转、任务分配、经费收支等各环节的信息透明度，各部门相关负责人能在系统中监控各自相关任务的执行状态，业务数据透明并可共享。同时借助图像识别技术和人工智能技术，自动识别、统计汇总相关业务数据，避免人工录入及分析，大幅降低手工汇总工作量，提高业务人员日常工作效率的同时也保障了数据的准确性及时效性。

3.4 创建了精细化、扁平化的规划工作管控模式

系统的成功实施与应用，为科研院所管理层提供了专业的机会管理及监督手段，为其提供了全方位的科研项目管理全要素的管控方案，构建了先进的、实时的两级管控模式，实现了科研规划工作管理过程中的上下管控，横向协同，增加了各部门在计划执行中的参与感和责任感。

【参考文献】

[1]付涵吟，张晰晖，魏虹，等.企业科研管理信息化的理论研究及分析[J].现代经济信息，2014（17）：138，144.

[2]张福铮.科研项目信息化管理及科研综合管理信息系统建设研究[J].企业管理，2016（S2）：522-523.

[3]王文强.科研院所科研项目管理信息系统的建设与实施[J].科技创新与应用，2016（3）：283.

[4]李哲，周华东，李研.国外专业机构科研项目管理的经验与启示—以德国宇航中心项目管理署为例[J].中国科技论坛，2016，（8）：149-153.

[5]王强，邹涛，张健.企业科研单位科研项目管理信息化建设研究[J].科技创业月刊，2014（5）：7-9.

[6]汪小梅，汪令涛，李鹏.科研院所科技成果转化能力的多目标评价研究[J].科技管理研究，2016（20）：83-87.