工程档案信息化管理之策

金庆梅

随着工程项目建设的深入发展，如何加强工程档案资料管理是提高工程质量的一项非常重要的工作。而工程档案如何运用现代信息技术，实现档案工作自身价值，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，是摆在我们面前的一个需要迫切解决的新课题。

工程档案作为单位档案的组成部分之一，它通常反映了建设项目管理工作的真实过程，是工程建设过程中形成的历史记录，是工程管理的重要组成部分。因此，如何加强基建工程档案资料管理是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。

工程档案管理存在的问题

工程档案管理意识不强。项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，对《档案法》知之甚少，加上基建工程队伍流动性大、人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，工程各参建部门缺乏相互沟通、各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。

管理力量薄弱，设施不齐全。许多单位没有设立基建档案管理部门，基建档案管理制度不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员和专门的档案工作场所，工程资料不能及时完好地整理归档，档案质量安全得不到保障，容易造成对全局性和局部性情况掌握不实、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。

不能适应信息化建设的需要。信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。目前工程档案管理仍停留在对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。

加强工程档案管理的建议

增强对档案重要性的认识。树立全局意识，相关领导和各职能部门要高度重视、积极配合，通过档案利用实例，突出档案管理的重要性，充分调动档案人员工作的积极性和责任感，使广大基建工程参与者及档案资料利用者逐步认识到档案和档案工作的重要性。

健全基建档案规章制度。根据工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构、配备专职档案人员，并做好培训、宣传工作，明确各自管理职责、权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。

提高档案信息化管理水平。加强基础设施建设。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。提高档案管理工作者的业务素质。建立多层次、多渠道、重實效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。采用先进的技术防护手段。建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。注重质量，突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能；其次要突出特色，根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。

营造良好的电子档案存放环境。1.保证电子档案的原始性。电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。档案的本质属性是原始记录性，纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧区别，一旦被删改、复制或误改，内容很难被识别。2.保证电子档案载体的物理安全。通常情况下电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须营造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。适当的温湿度可以避免电子档案载体膨胀变形、变脆老化。电子档案存放的载体应直立排放、避光、防尘、防变形，同时远离强磁场和有害气体。3.对电子档案载体定期进行有效地检测与维护。应定期检测保存的电子档案载体，电子档案载体受到环境的不良影响，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。4.做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件的可变性特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏；另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔3年进行一次保护性复制。

（作者单位：大庆油田矿区服务事业部信息中心）

责任编辑：秦 飞