论“互联网+”环境下影响我国潜在档案用户转化的因素

罗吉鹏

潜在档案用户是相对于“现实档案用户”提出来的，指有档案利用的需求，但是这种需求还没有表达出来或者暂时不具备档案利用的能力，还没有与档案馆建立起联系的那一类群体。从档案利用的角度来看，我国的档案用户可以分为两类：一类是已经有档案利用的需求，另一类是还没有意识到有档案利用的需求。相比于巩固现有的档案用户来提高档案利用率，去挖掘潜在的档案用户更具有价值和现实意义。促进我国潜在档案用户的转化，让他们意识到档案和档案工作的价值，意识到什么样的情况下去哪利用什么样的档案如何来解决问题，更好地发挥出档案的经济效益和社会效益。

“互联网+”环境下，强调跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切，突出每一个人都是档案用户，都有共享档案资源的权利，都有利用档案的意愿，都可以在开放、多元的互联网环境下表达出个性化的需求。但是，当前“互联网+”的环境下仍存在影响我国潜在档案用户转化的因素。

一、 社会环境因素

1.政治因素

政治因素是影响我国潜在档案用户转化的重要因素之一。政策具有导向性，国家在不同历史时期的不同政策会影响用户的档案利用需求。开放的政策环境会引导用户表达出自己已有的利用需求或者是吸引更多的用户把档案利用看成是一种休闲娱乐的方式，而封闭的环境则会扼杀用户利用档案的意识，潜在用户始终处于“休眠”的状态，不知道如何利用档案及表达自己的利用需求。在“互联网+”这个开放的环境下，要求资源的开放共享，尊重每一位公民表达自己需求的权利，但我国目前的体制与政策仍存在一些不合理的地方。在档案管理体制上，我国奉行集中式的管理体制：高度集中，分散管理。集中式的管理体制是一种用行政命令手段统管一切的管理体制，在认识和执行中常常带有单调性、封闭性而必然会在一定程度上束缚人们的思想，并且容易产生条块分割、集中统一与条条的冲突、档案局（馆）各自为政等问题，忽视了对档案用户的关注，尤其是潜在的档案用户。因此，集中式的管理体制不利于档案潜在用户的转化。互联网时代要求开放生态和尊重人性，特别是对于与个人利益息息相关的档案，档案用户如果没有最基本的知情权的话，潜在档案用户向现实档案用户的转化仍将是一个漫长的过程。

2.经济因素

档案潜在用户的转化也受制于社会经济的发展。经济基础决定上层建筑，经济社会的发展对档案工作人、财、物的发展有着极大的改善作用。“互联网+”时代我国逐渐实现了产业结构优化升级，向创新型国家转型，且GDP总量跃居世界第二。但在繁荣的局面下我国的经济发展仍然存在地区经济发展不平衡、资源配置不合理的状况。经济因素的改善将会激励档案用户的利用需求，经济发展的不平衡使我国中西部广大的档案用户的档案意识始终处于萌芽的状态，潜在向现实的转化得不到经济基础的支持。伴随经济改革的日益深入，民生档案日益成为公民关注的焦点和利用的热门档案，如医疗保险档案、住房档案、扶贫开发档案等，但是我国经济发展的不平衡又造成了各地区在民生档案保管、整理、提供利用等方面的差异，不利于潜在档案用户的转化。在档案资源的配置上，也存在配置的不合理。市场经济条件下，由市场对档案资源进行优化配置，根据供求关系促进档案资源的合理流动。这势必造成优质档案资源流向大城市，对于中小城市许多潜在的档案用户来说，有限的档案资源也制约了其向现实用户的转化。

3. 媒体宣传因素

档案用户档案意识的培养很大程度上也取决于社会主流媒体的宣传。“互联网+”环境下，社交媒体迅速发展，具有方便快捷、内容丰富、更新速度快、交互性强、高度共享等特点，打破了时间空间的局限性，使用户每天都能接触到海量的信息。潜在档案用户的挖掘光靠档案部门或者档案馆的宣传是不够的，其开通的档案网站、档案展览、数字档案馆等受众面狭小，对潜在档案用户档案需求的唤醒存在局限性。因此应发挥主流媒体的力量来激发潜在档案用户的利用需求。但目前我国的主流媒体在关注点上更集中于经济和民生新闻的报道，对于人文、历史类的新闻鲜有涉及。身为舆论导向的主流媒体如果都缺乏档案意识，那么受主流媒体影响的潜在档案用户则更难转化。缺乏人文情怀的主流媒体若一味遵从着利益的导向，重视物化生活的报道，那我们的社会终将进入没有精神生活的“半人社会”。潜在档案用户的转化主流媒体需积极参与，拓宽档案信息的传播渠道，增加档案工作報道的篇幅，树立个性化、去“中性化”、交互性的传播理念，向潜在用户传播档案利用的价值，促使更多潜在的档案用户在主流媒体的熏陶下进行转化。

二、档案资源因素

1.档案资源数量

档案资源是开展档案利用工作的基础，馆藏量的丰富程度决定了档案服务开展的广度和深度。"互联网+"时代下，信息的跨界融合，使信息呈现出爆炸式增长的趋势，档案资源也不可避免，出现了新的档案种类，如健康档案、金融档案、物流档案等。档案用户对于新型档案的需求也在不断增加，这就为潜在档案用户的转化提供了新的契机与更大的利用面。但是，“互联网+”下，档案信息资源仍存在数量庞大、有序化程度低、缺乏组织、动态性强、真实性和完整性存在质疑等问题，档案部门在档案的收集、鉴定与开发利用中如果不能很好的解决上述问题，那么潜在档案用户还是不知道如何去利用档案满足自己的需求，潜在档案用户的迷茫仍将持续。

2.档案资源质量

如果说档案资源的数量是档案潜在用户转化的基础，那么档案资源的质量则决定着档案潜在用户转化的程度。“互联网+”时代带来了档案资源数量的飞速增长，同时也带来了许多非标准化、非结构化、非常态化的档案资源，降低了档案资源的质量，给档案的编研与开发利用工作带来了很大的困难。一方面，面对大量无序化、不标准的档案信息资源，档案部门的工作人员要花费众多的精力在档案的整理与鉴定上，忽视了对档案的开发利用。另一方面，非结构化、非常态化的档案资源也给档案的编目工作带来了困难。档案工作人员不能够准确识别档案的内容特征和结构特征，不能够对关键词进行准确的提取，编目工作的挑战也会阻碍潜在档案用户的转化。互联网环境下，档案用户在需求上也呈现多样化的特点，他们对档案部门提供的服务也更高的要求，虽然对于潜在档案用户来说这种要求并没有明确表达出来。档案用户对于信息的加工程度要求越来越高，原始的档案信息已经不能够满足其需求，二次、三次档案信息的需求更加普遍。面对互联网档案资源质量良莠不齐和潜在档案用户需要加工程度高的档案信息资源之间的矛盾，也不利于潜在档案用户的转化。

3.档案资源结构

档案资源结构决定了档案服务工作的覆盖面，决定了不同职业、年龄、文化程度等的潜在档案用户转化的数量。“互联网+”环境下，档案用户的一大特点就是来源的广泛性，传统的档案用户包括档案专业人士，政府工作人员及大学老师等，但现在的档案用户来源更为广泛，普通用户成为利用主体。面对档案用户来源结构的变化，档案资源结构也应适应其变化。但从目前来看，我国各地档案馆的馆藏中，文书档案仍占据相当大的比重，因其政治性较强，普通档案用户很少有利用的需求。胡燕教授对档案潜在用户的选择意愿进行了调查，排在前三位的依次是建筑特色、自然景观、历史古籍档案，重大历史事件档案，学籍、户籍、工龄、工资、职业资格档案，而政府的文书档案则排名靠后。从中可以看出，无论是现实档案用户还是潜在的档案用户，都注重休闲档案的利用，希望通过这类档案来增加自己的知识，丰富自己的阅历，陶冶情操。我国各地档案馆在加大休闲档案收集力度的同时，还要加大对休闲档案的开发力度，着力开发利用量大的档案，合理配置开发资源。因此，可以看出档案资源结构的合理性及开发程度也会影响潜在档案用户的转化。

三、档案部门因素

1.档案工作人员

档案工作人员的思想观念和素质能力也关系到潜在档案用户的转化。在思想观念上，我国的档案工作人员受“重藏轻用”观念的影响，在档案服务过程中往往处于被动地位，只有档案用户产生了档案需求并主动上门查询才会提供档案服务。在“互联网+”的环境下，开放的生态，创新的模式，要求档案工作人员必须树立主动服务的观念，开发档案资源，积极为档案用户服务。目前，大量潜在的档案用户受各种因素的限制并不能有效的表达出自己档案利用的需求，如果档案工作人员仍坚持被动服务的理念，不去引导档案用户把需求表达出来，那么潜在档案用户仍不会与档案利用碰撞出“火花”。档案工作人员首先要提升业务素质。互联网环境下，馆藏日益丰富、档案产品越来越多，面对潜在档案用户存在的多元化的档案需求，檔案工作人员需提高业务素质，了解馆藏内容及结构，对用户提出的专业问题给出专业的回答。然后，要提高计算机素质。互联网时代，大部分档案馆都引进了档案信息管理系统，开设了档案网站，进行了数字档案馆建设，都促使档案工作人员要加快自身信息化的建设，以更好的为潜在档案用户服务。

2.档案宣传

档案部门自身对档案利用的宣传工作也是影响潜在档案用户转化的因素。档案及档案工作始终给人一种神秘的感觉，虽然近年来我国提出了“档案强国”的战略，要加强普通用户的档案意识，提高档案利用率，但是档案给人的固化思维依然存在，在潜在档案用户群体中显得尤为明显，说明我国档案部门的宣传工作仍存在许多不足。互联网时代信息飞速发展，信息传播的手段也日趋丰富，以微博、微信、客户端为代表的新媒体成为了宣传推广工作的主要阵地。但是宣传工作仍存在以下问题：首先，宣传力度不够，覆盖面过窄。现有的档案宣传工作大多针对的仍是现实档案用户，宣传的效应很难波及到潜在的档案用户。其次，宣传内容单一。与多样化的潜在用户需求相比，现在的档案宣传工作主要涉及政府机关的现行文件和历史文件，以及少量的历史档案，在用户兴趣度高的家谱档案、地方特色档案、地理档案等方面宣传过少。最后，在宣传手段上，结合新媒体宣传固然是“互联网+”环境下的特色，但是不可否认的是，我国潜在档案用户在数字信息利用能力上还存在欠缺，与快速发展的档案信息技术水平存在差距，因此档案部门也要结合传统的档案宣传工作，深入基层开展档案及档案工作的宣传，线上与线下相配合，拉进与潜在档案用户的距离。

四、潜在档案用户因素

1.档案用户的职业和工作性质

档案利用可以分为学术利用、普遍利用、实际利用和休闲利用。目前来看，我国的档案利用率仍处于较低水平，利用主要集中在学术利用和实际利用，除了档案利用与档案用户的既得利益有关外，档案用户的职业和工作性质对档案利用也起到了关键作用。档案用户的职业和工作性质决定了其在什么时候遇到什么样的问题去哪通过什么方式去查找哪些能够满足自己需求的档案，如学术利用中，学术研究者往往需要大量的查阅档案才能佐证自己的思想观点。因此，用户的职业和工作性质往往决定了档案用户的规模和潜在档案用户转化的程度。但在目前的互联网环境下，档案用户的职业和工作性质也影响了潜在档案用户的转化。

2.档案用户的意识

档案意识是指档案用户对档案和档案工作的主观反映，是对档案的价值、作用以及满足需求能力的认识。档案意识的高低直接决定了档案利用率的高低以及潜在档案用户转化的速率。宣传和教育在档案意识的提升中起到了关键作用。档案意识的培养是一个有目的性的渐近的过程，但在目前信息爆炸的环境下，潜在档案用户很少主动去了解有关档案的信息，造成了档案部门的宣传工作很难精准的到达潜在档案用户，造成了潜在档案用户的档案意识仍处于萌芽阶段。提升潜在档案用户的档案意识，不仅要改善其对档案工作的看法，更重要的是要让档案工作影响其生活。“互联网+”时代下，我们看到了互联网在金融、医疗、物流、购物等方面给我们带来的方便与快捷，但是在“互联网+档案”上，并没有取得理想的效果，互联网虽然提升了档案用户服务的便捷性，但没有和档案用户产生粘性，更没有对潜在档案用户的生活产生实质性的影响。“互联网+”时代，潜在档案用户的档案意识与档案部门的服务是相辅相成的。档案意识的提高会带动档案利用率的提高，促使档案部门提供优良的用户体验。同时，档案部门服务的提高也会使更多用户得到个性化的服务，挖掘出大量潜在档案用户。

3.潜在档案用户的利用能力

潜在档案用户的利用能力是指其为了满足自己的利用需求，将分析、获取的信息利用于实践的能力。利用能力受多方面的影响，包括知识水平、认知能力、分析判断能力等。潜在档案用户只有具备了良好的利用能力，才能准确的表达出自己的利用需求。“互联网+”环境下，对潜在档案用户的利用能力提出了更高的要求。良好的知识储备和合理的知识结构是利用的基础，随着档案信息系统的普遍建立，多数档案部门开设了档案网站及建立了数字档案馆，这就要求潜在档案用户具备基本的计算机操作能力和信息检索能力，能够利用计算机进行档案利用的预约工作。如果潜在档案用户不紧跟互联网时代的潮流，那么他们就不具备基本的档案利用能力，档案部门所开展的信息化工作也就只是徒劳。

（作者单位：安徽大学管理学院）