构建高校档案工作新模式的探索与实践

田 萌

（赤峰学院 美术学院，内蒙古 赤峰 024000）

在以往高校各项工作开展的过程中，大部分的精力都集中在了教育教学工作领域，其它方面的工作都被忽视.在这样的情况下，高校的档案工作自然不受重视，在档案工作落实中，工作人员的档案意识较为薄弱，工作态度不认真，不严谨，而同时相关的档案工作制度也不完善，在这一系列问题的影响下，高校所开展的档案工作效果并不理想.但随着高校的发展，国家提出了均衡发展要求，要求高校在重点开展教育工作的前提下，均衡开展其它工作，确保各项工作的落实效果.在这一背景下，高校的档案工作迎来了新的机遇，而如何做好档案工作也成为了高校发展中的目标.

1 高校档案工作中存在的问题

在对高校开展的档案工作进行分析中可以看出，档案工作在落实过程中出现了一系列的问题，这些问题的存在，严重影响了档案工作的落实效果，面对这样的情况，本文对高校档案工作中存在的问题进行了具体的分析，分析内容如下所示：

1.1 档案管理意识薄弱

在我国教学体系中，高校是作为高端人才培养的教育机构而存在的，因此很多高校在发展过程中，将提高考研率、提高科研率作为主要的发展目标，为了实现这些目标，高校将大部分的人力、物力等资源都投入到了这些工作中，从而导致了其它方面的工作，比如说档案工作的各方面资源不充足.这就导致了高校的档案工作在落实中受到了诸多的冷遇，从而严重影响了档案工作的落实效果[1].

1.2 档案工作手段落后

在21世纪，档案的应用价值越来越高，但在档案管理中，管理工作的落实却面临着诸多的问题.在档案管理过程中，高校档案管理团队所采用的管理手段较为落后，以人工管理为主，而且档案的存储都是以纸质形式存在的.这样的档案管理，不仅容易出现错误，而且档案保存也是极为不易的.

1.3 档案开发利用层次低

在对高校开展的档案管理工作进行分析中可以看出，在档案管理过程中，管理人员只是将档案集中存储起来，并没有对档案进行具体的分析，没有将档案中存在的价值挖掘出来.所以保存的档案其开发利用层次较低.对档案的低层次开发和利用，导致档案的应用价值没有体现出来，如此就让高校领导以及工作人员产生了档案管理是无用功的错觉，进而形成了恶性循环，档案管理工作的开展逐渐地陷入困境.

1.4 档案管理团队综合素质较差

高校作为培养精英人才的主要阵地，高校中的工作人员都是高学历的，经受过高等教育的，尤其是各学科教师，都是研究生以上的学历.但在高校的师资团队中，也有相对来说水平较低的工作人员，档案管理工作人员就是其中之一.因为高校对档案管理工作不重视，所以在招聘档案管理人员过程中，要求并没有招聘教师那样严格，甚至有些高校为了减少人力资源经费支出，采用的是档案管理兼任的方式，这样的档案管理团队，其专业化档案管理素质较差，因此档案管理工作的落实效果不尽如人意[2].

2 高校档案工作模式的构建

在现代化高校教育教学发展过程中，高校注重的是全面化发展，因此高校提高了对档案管理工作的重视程度，为了确保这一工作的落实质量，高校对档案工作模式进行了创新.在档案工作模式创新中，形成了以下几种工作模式：

2.1 发展型档案工作模式

在高校档案工作模式构建过程中，发展型档案工作模式的构建是非常有必要的，而在此模式构建中，应从集中式、统一化管理与档案管理人员素质的提高入手.

首先，应采用集中式、统一化管理方式.在高校档案管理中，需要管理的档案内容越来越多，而且档案管理的内容也更加的复杂，在这样的情况下，就应采用集中式的管理，将所有的档案集中在一起，然后对档案进行分类，杜绝重复填写和备案，实现档案的分类存储目标.在统一化管理过程中，确保档案管理的标准是统一的是非常有必要的[3].在各项管理标准统一，审核指标统一的情况下，各高校档案管理工作的开展才能处于同一平台中，这样有助于管理经验的沟通和交流，有利于管理水平的提高.

其次，对档案管理人员综合素质进行提升.在档案管理工作开展中，想要实现发展型的档案管理，那么档案管理人员的综合素质是极为关键的影响因素.面对这一情况，高校在开展发展型档案管理工作过程中，就应对现有的档案管理人员进行专业化培训，提高其专业工作水平，同时在培训中，应将现代化的档案管理技术传授给管理人员，以此来提高管理人员的技术化管理水平.

2.2 可持续型档案工作模式

高校的档案管理工作不是阶段性的工作，这一工作是持久性的，所以在对档案工作模式进行创新中，可以构建可持续型档案工作模式.在可持续型档案工作模式构建中，完善的制度、有效的监督与严格的惩处等都是不能缺少的要素，因此，在构建可持续型档案工作模式中，应从多方面入手：

首先，应对档案管理制度进行完善.在档案工作开展中，完善的制度是工作的依据，可以为工作的落实提供强有力的支持.因此，高校就应结合发展现状，对档案工作制度进行完善.在调整档案制度过程中，必须要以国家出台的相关法律法规为基础，应在此基础上对制度内容进行具体的细化，将档案制度逐渐地完善起来，使档案制度更加的标准化、规范化[4].

其次，做好档案监督工作.在高校档案工作开展过程中，有效的监督工作可以对其进行规范和约束，在监督过程中，为了确保监督质量，需要对监督职能进行划分.在确定监督职能归属之后，应对监督的标准和范围进行确定.在监督过程中，主要是对档案管理部门是否是按照国家法律规定来开展的管理工作进行监督，若是在监督中发现了违法法律规定的行为，应进行严厉的惩处.与此同时，在档案管理过程中，若是档案内容涉及到重大科研项目，那么在监督过程中，监督部门需要确定档案管理部门是对其进行特殊管理的，这样可以保证重大科研项目的档案私密性.

再次，提高档案收集、征集工作水平.在档案管理中，对档案资料进行收集和征集是基础性的工作，若是这一基础性工作没有落实到位，那么档案管理就是一副空架子，没有实质性的作用.因此在可持续型档案工作模式构建中，就应提高对档案收集以及征集工作的重视.在档案收集中，档案管理部门应该积极主动，每当学校组织重大活动的时候，档案工作人员就应及时与活动的领导小组进行沟通，第一时间收集档案资料，确保收集到的档案资料是完整的[5].同时，在档案收集过程中，高校档案人员还应做好隶属高校收集范围内的典型个体档案、实物档案的收集工作，拓展档案资料的收集范围，以此来保证档案收集、征集工作的落实效果.

最后，强化档案资源的源头建设与归档验收.在高校众多档案中，有部分档案是极为重要的，若是这些重要的档案保存不到位，档案泄露将会出现严重的问题，所以在对重要档案进行管理过程中，应从档案资源源头开始，做好前期的延伸工作，然后通过跟进式的管理方式，对档案保存进行跟踪管理，确保档案从始至终都是完整且真实的.

2.3 构建多功能档案工作模式

在现代化社会中，各种高科技不断涌现，这些高新技术的应用范围也逐渐地扩大，这样的社会背景就导致了高校档案工作在开展中的目标更加多元化，如此一来，高校档案工作在落实中就需要具备多功能，因此，构建多功能档案工作模式是非常有必要的.

首先，应拓展服务工作领域.在高校档案工作开展中，档案部门为了更好地落实档案工作，就应拓展服务工作领域，面向校内的工作人员、学生来提供服务工作，同时还应面向社会，通过对档案信息的深层次开发和利用来实现档案价值的挖掘，确保档案工作可以为社会发展做出贡献.

其次，举办档案展览.在高校档案信息中，有很多档案信息的社会价值是非常突出的，将这部分档案公开，通过让更多的人阅览档案，可以满足社会公众对高校档案信息的需求.在档案展览过程中，可以采用多样化的展览方式，既可以通过巡回展览方式来进行展览，也可以通过在固定展览所的方式进行展览.无论是哪一种展览方式，都能够发挥一定的作用，让更多的人了解档案，通过阅览档案挖掘出其存在的价值.

结束语

综上所述，在高校档案工作开展过程中，档案信息的价值越来越突出，对档案信息进行深入地应用，挖掘出其存在价值势在必行.就以往高校开展的档案工作进行分析中可以看出，档案工作手段较为落后，而且在人力资源方面，资金方面都存在问题，面对这一现实情况，就应对档案工作模式进行创新.在实际创新档案工作模式中，可以构建发展型、可持续型以及多功能型档案工作模式，这些档案工作模式的有效应用，可以切实的提高高校档案工作水平，保证档案工作质量，如此一来，高校档案工作目标才能顺利实现，档案管理的价值才可以充分地体现出来.