新时期单位人事档案管理信息化建设的路径探讨

2018-03-29张燕

成功 2018年7期

张燕

山东省单县失业保险事业处山东菏泽 274300

随着各单位档案信息化建设的推进，现代信息技术在人事档案管理中也得到了更加广泛的应用，人事档案信息化建设目标也应当合理的调整，档案管理工作理论必须持续创新，这是档案信息化建设的必然趋势。单位档案工作人员应当在当前信息化建设的基础上，处理好信息化建设发展过程中的诸多问题，确保人事档案管理工作的持续有效开展。

一、单位人事档案信息化建设的重要性

要推动单位人事档案管理工作效率的提升，确保单位人事管理工作的有效开展，就应当要求档案管理人员能够将工作的重心放在信息化建设水平的提升上，电子档案材料管理工作纵向与横向的各环节都应当上升到一定水平，同时借助于网络系统进行联通，真正确保电子档案信息的共享化，促进服务目标和服务范围的扩大化，如此才能够真正发挥出人事档案的优势与价值，促进档案信息化管理系统运行效率的提升。

单位人事档案材料客观准确的记录了单位内部干部职工的个人履历、业务水平、思想政治素质等方面的内容，因此人事档案能够为单位领导了解人才信息带来非常直观准确的信息资料，为人事管理工作和其他各项组织工作的决策带来更加准确的参考依据，做好人事档案信息化建设工作对于单位拟考察与选拔人才非常关键，可以真正挖掘出人事档案材料的价值与作用，促进单位各项工作的有效开展[1]。

人事档案信息化建设管理工作标准的制定，通过强化电子档案材料的管理，推动档案信息材料管理的智能化发展；单位档案管理人员从过去手动文档管理逐渐朝着档案资源集约化管理转变，同时借助于信息技术不断降低档案管理成本，提升管理效率，为单位的发展提供了新的契机。

二、单位人事档案管理信息化建设的路径

（一）提高档案管理现代化意识

在新时期下单位档案管理人员必须要主动树立现代化管理理念，在推动人事档案从手工管理朝着信息化管理的进程中，这是非常重要的。传统的人事档案管理较为封闭，和外部联系较少，信息化建设的背景下，人事档案管理人员应当坚持与时俱进，敢于开拓进取，将单位人事档案工作和其他各部门工作联系起来，让人事档案管理向开放性转变。在这一过程中，还需要提升档案管理人员的专业技术水平，让其能够熟悉掌握计算机操作技术，同时从过去那种重管理、轻利用的工作模式中解放出来，利用信息技术手段深入挖掘人事档案资源的价值，促进其利用效率的提升，让人事档案信息化管理工作真正助力单位发展。

（二）更新档案信息化管理设备

要促进单位人事档案信息化建设工作的推进，不能够仅仅依靠思想上的提升，还需要做好切实的保障工作。基于此，单位领导应当转变过去轻视人事档案工作的思想认识，推进人事档案管理活动朝着信息化的方向发展。详细来说，事业单位需要投入更多的资金到人事档案工作中来，从而引入更加现代化的技术设备，完善人事档案信息化管理的基础设备，还需要督促档案管理人员定期做好对信息化管理设备的维护工作。在引入各种信息化技术的过程中，单位必须要结合自身人事档案管理的具体情况，在升级已有设备的基础上合理的配置其他设备，要求人事档案管理人员能够在实际工作中积极主动应用各种现代化技术，利用完善的信息管理设备来促进自身工作效率的提升，比如说单位可以建立人事档案信息管理系统，应用云计算与大数据技术来实现人事档案资源的开发与利用等。

（三）重视安全机制的建设

在单位人事档案信息化建设的过程中还需要重点考虑到安全机制的建设问题，必须要尽快构建系统化的安全管理体系，完善人事档案信息管理制度，形成全方位立体化的安全保障系统。人事档案管理人员在工作中必须要做好数据备份，建立人事档案恢复方案，确保档案资源的安全存储。另外人事档案管理人员必须要树立良好的职业道德和安全管理意识，应当利用闲暇时间主动学习信息安全管理技能，在组织进行人事档案信息化管理时，密切关注可能出现的不安全因素和隐患，要保证内部传输网络的安全通常，定期更新系统软件，防止受到外部攻击而造成人事档案数据的损坏或非法篡改[2]。

（四）建立规范化的管理机制

建立更加规范统一的人事档案管理机制是现阶段单位人事档案信息化建设工作的重要前提。若一项工作缺乏统一规范的标准作为依据，则工作质量和工作效率往往难以得到保证。单位人事档案信息化建设是对纸质档案实施数据化，唯有构建统一规范的管理机制如档案数据信息安全管理制度、人事档案材料借阅制度等，才能够确保单位人事档案数据的安全传输。与此同时还必须严格按照人事档案管理制度的要求，对各类型档案进行规范的数字化处理；同时要做好电子档案的鉴定、整理、归档等基础工作，确保能够形成具有价值的电子档案材料，从而真正形成统一规范的人事档案管理标准，确保人事档案价值的发挥。