浅析信息化在中职档案管理中的应用

倪冬辉　黑河市体育运动技术学校

信息化时代的到来，给中职学校档案管理工作提出了新的要求，运用计算机等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志。因此中职学校必须创新思想，正确面对传统档案管理存在的不足，比如书面文件比较容易损坏，也不容易检索，甚至不能确保档案信息的真实性，导致中职学校档案无法发挥其重要的作用。因此，我们必须给予高度的重视，为中职学校档案信息管理创造实现现代化的条件，将档案保护与档案信息处理融合为一体，使利用者在获取档案信息时可以不受时间和空间的限制。进一步促进中职学校档案管理的信息化发展速度，为学校的发展奠定坚实的基础。

一、中职学校档案管理信息化的重要性及必要性

我国信息化管理理念应用比较晚，中职学校档案管理长期受各种制约因素的影响，降低了学校的档案管理水平，已经无法适应快速发展的信息时代。因此，增强中职学校档案管理的信息化是非常必要的，不但能够适应时代发展的需要，还能适应档案管理形式变化的需要。随着中职学校规模的不断扩大，信息量越来越大，学校的档案越来越多，库容量也会逐渐加大。传统的档案管理模式下，查找文件的难度比较大，迫于时代发展的要求，我们必须运用更多的信息技术手段，使档案管理实现空间上资源共享。这样有利于信息的保存和查找，有利于提高中职学校档案管理工作效率。信息化的应用是规范档案信息的有效手段，建立具有检索、扫描功能的档案管理，能够使中职学校档案更加规范、统一，方便大家对信息的利用。

二、信息化在中职档案管理中的具体应用

(一)确立档案管理标准化意识，强化档案管理现代化理念，建设高质量的档案信息数据库。首先应确立以标准化为主要前提的意识，建立现代档案信息网络，避免系统不协调、重复工作等问题的出现。按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理。重视信息数据库的建设，将所有的纸化档案进行重点筛选，按照相关的规定完成信息数据库的建设，对原有馆藏的资料进行数字化转换。应根据管理的实际工作内容，选择最适合的现代化设备，保证档案管理内容能够实现共同管理。同时相关的工作人员尽快学习掌握现代化设备的操作，提高服务质量，敢于大胆实践，转变传统的观念，提高业务的科学管理水平。

(二)正确认识中职学校档案管理信息化的重要性，通过数字化工具更新档案信息内容。中职学校的档案管理工作在信息化的推进下逐渐走向规范化。选择有效的数据化工具，将复杂的内容进行不断地更新，随着时间的推进而不断发展。改变传统的管理思想，引进新技术，保证更新过程中的数据库的稳定性。同时要营造档案管理信息化的工作氛围，加强档案管理的现代化宣传力度，不断总结经验进行管理的探索实践。有效地应用身份认证、识别文件加密等手段，使得原有的内容能够备份保留，进一步确保档案信息资源的安全。

(三)培养中职学校档案管理的现代化人才，发挥档案信息化人才的重要作用。科技以人为本，中职学校档案管理工作不仅要加强系统的规范化建设，学校还应该重视管理人员的业务培训。在中职学校档案信息化建设过程中，使工作人员能够迅速了解档案工作的内容。提高管理人员的基本操作技能，使其能够迅速掌握新型软件技术，具备合理化应用档案信息的能力。着眼于信息档案的应用，保证随时进行数据库更新管理。还可以将档案管理技能纳入到考核之中，采用合理的用人制度，培养新时期档案管理工作人才，真正实现档案管理的信息化。

(四)充分利用网络技术，制定档案管理一体化体系，建立档案管理信息化的运行机制。中职学校的档案管理，要想加强信息化的应用，必须建设高性能的校园网络系统，及时投入开发利用。不断完善的现代化检索技术，将工作重点转移到整体信息的开发上，达到档案信息在网上共享。可以利用不同的服务器对待不同的档案信息，加强对电子文件的收集，利用技术软件，使学校的信息进行精确的分类，确保信息的安全性。建立档案信息数据库，满足更多使用者的需求，使档案管理部门向服务型转便，从而减轻档案管理人员工作上的压力。

三、结束语

综上所述，随着档案资源利用的不断开放与深入，给我国中职学校档案管理工作带来了严峻的挑战，必须建设健全高质量的档案信息数据库才能更好的满足发展的需要。我们必须明确中职学校的档案管理工作重点是实现档案管理工作的现代化，及时发现中职学校传统档案管理中存在的问题并找出解决对策，解放思想、开拓前进，充分利用现代化管理设备，利用数字化工具更新中职学校档案信息内容。促使中职学校档案信息化管理工作更加标准化、规范化，充分发挥信息化优势，提高中职学校档案管理的工作效率，开创档案管理工作的新局面。