供电企业基于项目化模式的智慧档案馆管理平台建设

李临

(国网天津市电力公司综合服务中心档案馆，天津 300181)

0 引言

供电企业是经济发展的重要支撑点，是推动城乡建设、发展区域经济的重要基础力量。供电企业每年承担着大量的电网建设及改建项目，所涉及的档案资料类别复杂、数量繁多，对档案馆的管理要求较高，因此传统性质的档案管理体系已不能满足档案管理的需求。根据企业要求，档案馆要以“档案服务支撑企业发展”为着力点，在规范档案管理上聚力量，在档案业务建设上谋发展，大力实施档案法制化、专业化、标准化、信息化建设。在信息互联互通的发展趋势下，公司建设需要充分利用各类信息资源，发挥档案功能，以知识共享协助公司决策，全面提升档案服务能力和工作价值，努力把智慧档案馆打造成服务公司全球能源互联网建设的知识平台。

1 项目化管理与智慧档案馆建设理论基础

企业项目化是依托于现代企业管理知识和项目管理知识，对企业项目化管理实践的总结和提升，在企业项目化管理实践过程中是较为适用的做法。企业项目化管理的知识，既是企业项目化管理的实践经验总结，又为企业项目化管理的时间提供指导，是企业项目化管理能力的重要组成部分[1]。

智慧档案馆是对数字档案馆的提升，与数字档案馆仅从档案资源管理方面改进不同，智慧档案馆可以通过采集终端和多种网络技术，实现物联网、互联网等网络的互通，通过网络监控把控动态信息，及时反馈智慧档案信息，实现档案馆的人、物之间的全面互联[2]。

智慧档案管理体系建设包括智慧管理、智慧收集、智慧服务、智慧保护、智慧监督五大平台。在智慧档案平台中，通过管理信息系统的建设、库房安全防护建设、智能监控系统建设的有效联动，将档案的收集入库、档案的存储设备、对库房环境的监测及档案数据的统计分析进行一体化的综合构建，实现智慧档案馆的集中式管理[3]。

2 基于项目化模式的智慧档案馆管理模型构建

基于项目化模式的供电企业的智慧档案馆管理，首先需要设立明确的建设目标，并依托项目化管理的模式，由项目管理领域、运营管理领域、组织管理领域、技术管理领域和人员管理领域五大模块构成。项目管理领域由项目孵化与项目管理两大模块构成；运营管理领域包括运营转化和运营管理两部分，是项目化管理的核心基础；组织管理领域是企业项目化管理操作层级的保障，包括组织架构、组织职责、组织制度；技术管理领域从设备更新、系统构建和环境建设3个方面构建；人员管理领域则根据企业组织管理的分工、制度、文化和工具要求，进行企业人力资源的绩效、培训等管理。以档案技术设备革新作为保障，以组织及人员管理方式的提升作为支撑，循环式体系不断优化档案管理平台，建立立体式的管理体系。供电企业基于项目化模式的智慧档案馆管理模型如图1所示。

图1 基于项目化模式的智慧档案馆管理模型

3 基于项目化模式的智慧档案馆管理实践

3.1 建设目标

智慧档案馆根据公司整体的规划要求设定了“更高效、更完整、更安全”的建设目标，发挥档案能效性，满足公司全面发展的需求。充分利用档案资源，加快档案信息的流通，全面建设信息的智慧互通，实现档案资料、数据资源、运行状态和用户需求的便捷获取。从硬件设施上逐渐引入智能定位、安全监控、人脸识别等智能科技装备，实现全程监控及检索日志记录，提升档案安全建设及日常管理水平。

3.2 项目管理

项目往往来自企业的高层、外部需求拉动或企业改进和创新的动力。项目孵化由企业主动策划和发起，项目孵化能力代表企业项目化管理的水平。档案馆甄别档案管理中出现的管理滞后点，提炼出智慧档案管理平台建设中需要改进的主要方面，通过对档案管理全周期的总结分析，结合管理人员的意见，进行项目策划和项目发起。企业项目孵化模块导图如图2所示。

图2 企业项目孵化模块导图

3.2.1 智慧档案馆建设的需求识别

针对传统档案管理中存在的主要问题，包括档案收集中的档案缺失，档案回收延期较多，档案仍停留在储存功能，档案服务功能较差等问题进行需求识别。

3.2.2 智慧档案馆建设的项目策划

针对需求识别中存在的问题进行类别分析，结合档案馆发展的实际情况并综合档案管理经验，组织发起五类智慧档案管理项目包括智慧管理、智慧收集、智慧服务、智慧保护、智慧监督五大类别。

3.2.3 智慧档案馆建设的项目发起

由项目主要负责人对五大类项目进行项目成员分类，明确项目的目标及实施策略，安排项目领导人和相应职责。

3.3 组织管理

企业项目化组织管理，需要以结合企业现有情况下的组织人员条件，遵循项目化战略引导，对企业项目化管理的组织架构、职责划分、制度建设进行组织、部门和岗位的协调。

3.3.1 健全档案工作组织架构

档案工作的组织架构需要结合公司的层级设置和管理模式，形成紧密相连的管理网络，逐步建设成为网络管理体系，健全管理机制。整个管理网络包括分管领导、部门负责人、各职能部门负责人及专(兼)职档案人员、重要技术人员，并与岗位责任制相结合，保证资料归类到形成档案的整个流程的责任落实，形成对档案全过程的管控。企业组织架构设计模块导图如图3所示。

图3 企业组织架构设计模块导图

3.3.2 落实相关部门职责

通过管理制度的完善，明确并落实档案管理部门及相关业务部门的责任，体现档案工作的全员参与和全过程控制。档案管理部门主要职责是各部室和基层单位档案工作的归口管理部门。负责指导监督各业务部门档案归集与整编工作和建立完善档案工作对标考核体系等方面的责任。开展档案信息化建设，强化落实该部门在电子文件管理方面的责任，落实业务部门在文件材料办理、收集、整理等工作中的责任。企业组织职责模块导图如图4所示。

图4 企业组织职责模块导图

3.3.3 档案制度体系建设

档案工作标准化体系建设以提升档案服务能力为目标，以完善通用制度、统一规范标准为重点，建立以工作规章、管理制度、业务规范为主要内容的档案标准体系，规范公司档案管理工作。制定监督检查计划，结合绩效考核，定期开展监督检查工作；针对监督检查中发现的问题，及时整改，并对整改情况进行跟踪督促，促进标准体系建设工作的持续改进。企业组织制度模块导图如图5所示。

图5 企业组织制度模块导图

3.3.4 企业管理工具

利用智能办公系统，加强实施档案工作的前端控制。以协同办公平台为载体，通过采取权限分级控制机制，实现档案管理与工程建设流程端对端管理，已实现档案管理与1100多条核心业务流程的深度耦合，结构化和模块化管理优势日益凸显。对于办公、工程、合同、采购、财务等业务，通过在各业务信息系统平台与档案信息系统实现对接，嵌入档案移交、接收等功能，确保档案形成和收集环节的规范化。企业管理工具模块导图如图6所示。

图6 企业管理工具模块导图

3.4 技术管理

3.4.1 设备更新

档案馆实施RFID电子标签技术，对每一盒档案设置独立的“标签”，通过读取标签信息实现档案的身份识别，将电子档案内容与实体档案位置相对接，达到智慧管理的目标。通过RFID超高频读写器，不但可实现一个或多个档案借阅信息的快速、同时登记，还可以通过手持终端对库房中档案盒及文件进行扫描盘点，使库房管理工作更加高效、简单、便捷。企业设备更新模块导图如图7所示。

图7 企业设备更新模块导图

3.4.2 数字档案存储新

档案馆设立掌上兰台项目，开发掌上兰台终端系统，全面建设数字档案馆的移动应用平台。实现档案资源互通共享，立足于大数据挖掘技术和已有档案资源，将各项档案资源进行融合贯通，形成矩阵式的数字档案馆联盟。通过档案检索查询、档案借阅、档案专题、档案咨询服务等业务功能的移动应用，实现用户通过移动终端访问公司内网数字档案系统，最大程度地实现档案信息资源的有效利用，提升档案信息的利用价值，为公司开展智慧型数字档案馆研究与建设提供业务和技术支撑。企业管理系统模块导图如图8所示。

图8 企业管理系统模块导图

3.4.3 智能库房内部环境

档案馆计划建设智慧库房，设立档案存放环境智能管理系统，并配置环境传感器、空调控制器、恒温恒湿空气净化机，以每个库房为中心，通过区域控制器，采用无线射频通信技术实现实时检测库房温度、湿度数据，根据采集到的数据自动控制空调、一体机等设备的功能，使库房环境符合存放档案的要求。企业环境建设模块导图如图9所示。

图9 企业环境建设模块导图

3.5 人员管理

3.5.1 建立约束机制

以绩效和风控等措施建立约束激励机制。将档案管理成效与绩效考核相关联，对档案的归档率、档案移交级整编规范率等指标进行量化设置，逐步建设各级岗位的绩效管理机制，对各级岗位人员高质高效的完成档案工作进行监督。明确基层单位办公室、文档管理人员年度绩效合约中的档案管理任务，将档案规范化管理程度纳入对基层单位主要负责人的年度业绩考评。企业项目化薪酬绩效模块导图如图10所示。

图10 企业项目化薪酬绩效模块导图

3.5.2 重视档案人才的培养

对新上岗档案人员、工程项目负责人和现职档案管理人员进行分层次、分类别专业培训。每年定期对工程建设人员进行档案管理知识培训，对专兼职档案人员进行业务轮训，邀请档案专家进行专题授课。搭建沟通交流平台，鼓励员工参加继续教育和在职培训，组织参加上级单位开展的培训班，着力提升公司档案人员的业务素质，形成“分层次培养、分类别培训”“请进来、走出去”的培训机制。企业项目化人员培训模块导图如图11所示。

图11 企业项目化人员培训模块导图

3.6 运营管理

运营转化是指将企业中的项目活动，通过管理能力提升将其转化为运营活动进行管理，从而降低管理成本提升管理绩效的过程。运营转化主要包括技术转化、组织转化、人员转化。技术转化是对技术问题进行识别、分析、解决，最终将技术创新转化为业务创新；组织转化指在运营转化中，对原进行项目的组织进行解散与重置使其适应运营管理方式；人员转化是把项目团队成员进行安置，使之重新进入项目的运营管理之中。通过运营管理的转化，固化智慧档案馆建设项目中的人员责任体系、工作流程及互联网、物联网等技术设备的综合运用能力，将智慧档案馆建设的五大类别项目及其子项目转化为档案馆的日常运营。

图12 企业运营转化模块导图

4 结语

本文以项目化模式管理的方式对智慧档案馆建设进行了全面的构建。从智慧档案馆的综合层面分析传统管理模式中存在的主要问题，从项目管理、运营管理、技术管理、组织管理、人员管理五大领域对智慧档案馆进行综合性建设，并将建设成果转化为档案馆的日常运营活动，逐步实现智慧档案馆五大平台的智慧协同管理，提升档案处理能力和信息感知能力，提供档案信息综合性服务。

[1]李文，李丹，蔡金勇，等.企业项目化管理实践[M].北京：机械工业出版社，2010.

[2]唐莉.智慧档案馆初探[D].天津：天津师范大学，2015.

[3]赵海卫.以宿迁经济技术开发区档案馆为例探索智慧档案馆建设[J].机电兵船档案，2016(5)：12-14.PMT