思路创新 技术纳新——试论国有企业“两办”工作如何适应新时代、新任务

黄 海

(中国水利水电第七工程局有限公司，四川 成都 610081)

1 概 述

国有企业“两办”即党委办公室和(董事长)行政办公室系统的工作是国有企业的两个最主要办事中心。较长时间以来，国有企业党委和行政领导按规定实行“交叉任职”——董事长兼任党委书记、总经理兼任党委副书记。这样的核心层布局以及国有企业普遍倡导的“齐抓共管”的内部协调机制，直接决定了“两办”之间的工作关系不可能用一条杠杠撇清，也直接促使了“两办”工作的相互穿插与交融。笔者所属企业的二级单位(或派出机构)缩减管理层级，提升管理效率，将“两办”合二而一，称之为“办公室”。

笔者重点从贯彻落实层面探讨了“办公室”如何与时俱进地适应新要求、取得新进展。

2 传统的工作内容与形式需要有所收缩

收缩之一：对领导班子成员的综合保障要求降低。工作保障。先以文秘为例，过去，领导班子成员参加会议、检查工作，多数时候需要办公室提供讲话稿，这种现象当时也许有其特殊性和合理性，但从当下而言，实为多此一举了。现在的领导班子成员基本上清一色的科班出身，而且大多数经历过生产技术、经营管理、党建工作的任职，甚至是交叉任职历练，特别是他们通过多种渠道获得的信息达到了“比较全面”的程度。所以，由领导现场发挥，不但不会顾此失彼，而且还会更加有亲和力、更加有针对性。当然，担负“参谋”职责的办公室也必须有预案，腹有诗书，遇变不惊；再言公务接待。曾经一度，公务接待被视为企业的“重头戏”“面子工程”“对外联络的关键”，于是，办公室必须花大量的时间处理与之相关的信息、资源。在该过程中每一个细节都要安排妥当，务求万无一失。这种不得不精心应付的繁文缛节往往伴随一些令人纠结的负能量。所幸的是，这种现象已经被“中央八项规定”一举荡涤，公务接待工作变得简单明了、有章可寻，与主题无关的附加活动由于纠风的常态化高压态势而全面收敛。

收缩之二：办文办会。办文，就是各类公文的处理，从中央到基层，多个层级和文件提示要求减少各类不必要的文件发放，杜绝文件“套”文件，层层转发的现象出现；办会，就是对各种会务的统筹安排。十八大以来，集团公司、上级公司多次文件要求严格控制各类会议活动，能不开的坚决不开，能合并的坚决合并；严格控制各类会议的规模，控制各类评比表彰活动和参会人员数量。虽然会议减少了，但涉及的会议文件准备、议程安排、会务接待哪一个环节出了差错，会议就不会圆满。而一旦出现败笔，无论具体责任归谁，作为办会的责任主体，办公室都难辞其咎。

收缩之三：参谋议事职能。为领导出好谋，划好策是衡量一个办公室主任水平高低的主要指标。过去的主要领导更多地是某个领域的专家或“带头人”，对一个单位或企业内部的日常事务没有过多的关注，在处理 “鸡毛蒜皮”的琐事时感觉有些无法下手，无所适从。此时，办公室主任就要发挥他的特殊作用。有一次，单位一个部门要提拔一名部门主任，有两个人选，一名是大学毕业就从事专业的技术骨干，业务突出，按章办事；一名是学历较低，业务较强，协调管理能力高的优秀员工。领导对此事左右为难，不好决策。办公室主任了解情况后，建议让两个人选分别主持1个月的部门工作，根据业绩由相关人员投票决定哪个人能够胜任。而现在要解决此类问题，则为专业部门对符合条件的人员进行筛选，通过公开竞聘，谁的综合得分最高谁就当选。过去由小范围了解、言谈举止判断、个别人员建议来决策的时期已不复返。

3 拓展新的工作形式，选择新内容，管理性质从“松散型”逐渐步入“实质型”

毫无疑问，传统办公室工作的多个领域都在收缩。但是，这些收缩不但不会让办公室人员、无所事事，反而会倒逼办公室工作与时俱进、转变思路、提质飞跃，彰显技术含量、时代特征。

从“倒逼”走向主动，从而用“倒逼”之“苦”换来发展之“甜”的主张。其实，办公室工作的许多“收缩”本质上就是时代和发展因素的“倒逼”，也就是“破”除旧的一套已经与现实工作需要不相适应的部分，该推倒的推倒，该改进的改进；如果我们在“收缩”的倒逼中不能“拓展”，那么，就会在“破字当头”的客观压力下不能做到“立也就在其中”。 所以，拓展就成为我们唯一的选择。没有拓展，办公室工作的“合理存在”就会被挤压到极其狭窄的空间里。

拓展之一。承担企业重大决策的“督办”任务，实现从“一般程序性管理”到“实质性管理”的飞跃。具体而言，就是根据党委和行政领导形成的决议，对二级单位等责任主体实行效能监察、过程控制。包括两项主要职能：一是对任务节点实施阶段性提醒，并且及时向主管领导反馈困点、难点；二是受党政领导委托进行问责，并且对限期整改、甚至责任追究提出建议。

今年7月，为配合上级单位对突发重大事故的应急管理，办公室与安全部门配合模拟了一次项目部突发安全事故，要求各单位按照文件要求的程序、内容、种类，定时、定点、定人报告上级单位相关领导。在建18个项目在接到短信通知后，有15个项目按要求和程序完成了演练，地铁、火车北站、小微园项目因故未上报。事后，办公室根据问责条例对相关项目进行了问责处罚。

拓展之二。着力推进信息收集与反馈方式的转型升级，实现指令和信息传输网络化、数据化。传统的信息收集反馈职能以发信息通报、资料和口头转达、口头汇报为主，效率低、过程长。对于工程战线动辄上千公里、项目动辄几十个、产值目标动辄几十亿、上百亿的管理，其信息传输的时效性和广泛性都远远达不到要求。为此，办公室就主动牵头，着手构建“远程视频集控平台”“视频会议系统”“微信工作交流群”，秉持网络化、集成化、智能化的理念，集成了视频监控系统、语音对话、图片展示、数据收集、系统备份等，实现各单位之间信息共享、互联互通、业务融合等功能。

拓展之三。着力推进管理标准化和流程化建设，用OA办公系统取代传统办公流程。按照传统“公文处理”管理流程，一个决策性、规定性的管理文件从会签到发放非常耗费时间，如果遇到主要参与人员出差，往往就会拖到这位参与者回来；如果外出国际项目部处理问题，就更不知道要拖到“猴年马月”。2015年，公司总部有一个关于项目开发的重要会议，文件要求单位主要领导及分管市场开发的副职参加。因办公室文秘的失误，没有及时电话通知在外出差的领导处理文件，造成相关人员未参加会议，一个5亿元的市政项目“鸡飞蛋打”，给企业造成很大损失。

拓展之四。采购平台的推广使用。为规范办公用品采购，节约成本，防控风险，办公室与相关部门与国内知名的电商平台洽谈，搭建了专为本单位服务的通用商品采购平台。通过该平台，对办公用品、劳保用品、机票火车票等商品集中采购，统一付款。单位所属的全国各地的工程项目利用电商平台的价格、物流、多种选择的优势，以“公开、公平、公正、科学择优”的原则统一商品的采购，极大地为企业节约了成本。以单位所属四川藏区的双江口水电站项目为例，该项目要购买一批联想办公用电脑。办公室会派一名采购人员，申请一辆公务用车，到380 km外的成都购买。需要花费的成本是：采购人、驾驶员工资及补贴、公务用车费用、3 d时间、安全风险。而使用电商平台，只需要一名采购员在办公室电脑上对多家电商平台比价，择优选择所需要的品牌型号，下单后由财务统一付款，3 d左右由电商物流将商品送到工地办公场所，所节约的人力、物力、财力一目了然。

最后特别强调的是：办公室工作无论怎样“收缩”、无论怎样“拓展”，其“服务功能”不能有一丝一毫的削减；反之，还要做得针对性更强、细节更加优化、以人为本的作用更加能够充分体现。所以，认真研究和精心应对新时代的企业服务工作是一个至关重要的课题，需要“智商”“情商”的全面协调。

4 结 语

追根溯源，无论时代变化、任务变迁，做好办公室工作都离不开思路创新，技术纳新。利用信息化的手段创新办公室的工作方法，提升办公业务的管理效率。该收缩的，就让它收缩，这是大势所趋，但要在收缩过程中保留其中的合理要核，并且在技术提升中加以转换。该拓展的一定要拓展，这是职责所在、担当所需。不失时机地采纳新技术，对办公室工作进行从理念到实践的全面提升，最大限度地保留严肃性，最大可能地打造高效快捷，这就是与时俱进。