劳动人事争议信息化管理亟待提速

■文／韩冬香 王迅

加快信息技术、人工智能在劳动人事争议处理领域的运用，事关劳动人事争议仲裁机构履行服务民生、服务经济发展和构建和谐劳动关系的功能定位，是彰显“互联网+人社”发展的必由之路。当前，县级仲裁机构在办案流程、庭审笔录和仲裁员队伍管理等方面实现了网络化，但仍存在无法向当事人提供电子档案查询、案件处理进展查询，利用“大数据”分析研判调解仲裁形势能力不足。如何把线上与线下办案、电子档案与实体档案有效整合，破解劳动人事争议信息化管理的瓶颈，亟待引起相关部门的重视。

劳动人事争议信息化管理的意义

探索劳动人事争议信息化管理改革和实践，对于提升仲裁机构服务质效，推进“阳光仲裁”“智慧仲裁”“互联网+仲裁”具有十分重要的意义。

实现仲裁快速办案。一是方便服务群众，满足当事人对办事指南、仲裁流程、法律法规、文书范本的查询需要。二是快速办案，压缩举证时间、审理时间、法律文书送达时间，再造案件处理流程。三是促进资源共享，实现立案、调解、庭审信息及仲裁结果的互联共享。通过微信服务平台，实现远程预约调解、在线答疑。四是建立远程视频系统，协调、指导乡镇、街道、企业自主调解、自主协商处理劳动争议，降低当事人处理劳动人事争议的成本。

促进法律适用。实现劳动人事争议信息化管理，有助于实现同案同裁、同案同果，确保同类案由法律适用一致，使劳动人事争议裁审工作更加规范、标准、更加统一，对法律法规的理解更加一致、规范，更有效地引导和规范当事人的预期和行为。

便利裁审衔接。劳动人事争议仲裁程序作为审判前置程序，实现裁审联通对接，可以让法官在审理前就能调阅仲裁庭审笔录和相关证据；法院判决结果作出后，仲裁员能调阅到判决文书，对照前后的裁判依据、理由，相互学习，取长补短，尽可能实现裁审统一，形成信息资源共享，合力处置劳动人事争议。这不仅有助于树立仲裁处理的权威性、有助于“一裁终局”而节省各方当事人的时间等各项成本，也有助于减轻司法机关的裁判压力，缓解劳资双方的矛盾。

加强档案管理。将各种法律文书、物证、声像资料及其他各种载体材料建立电子档案、电子卷宗，并按照有关规定立卷归档，向社会开放利用，既提升了仲裁档案的利用价值，也拓宽了仲裁机构的服务能力。同时，电子档案信息化开发，方便了上级部门和纪检监察部门实施监督，最大限度地保证司法的公平公正。

分析研判形势。推进劳动人事争议信息化管理进程，旨在通过信息化系统录入案件、检索案件，形成业务数据可调阅、仲裁工作可追溯。通过“大数据”分析研判调解仲裁工作形势，掌握劳动人事争议高发的地区、行业、企业，指导重点区域实施预防，及时启动应急处置预案第一时间介入重大或群体案件，有助于更好地化解矛盾、促进劳动关系的和谐。

劳动人事争议信息化管理存在的问题

劳动人事争议信息化管理的基础是档案管理，由于现有办案系统信息化功能单一，文书送达、庭审资料、纸质档案管理与系统不关联，传统档案查询手续繁琐，人力成本高，综合分析利用能力有限。

纸质管理是主流。在劳动人事争议办案过程中形成了大量的卷宗，仲裁机构只是按照《档案法》的规定，整理、排序、编目和装订入室，为装订而装订。《劳动人事争议案件卷宗管理办法》缺少电子档案管理规范，基层对物证、电子证据、庭审视频等归档保管经验缺失，纸质档案管理是现阶段仲裁档案管理的主流。

分析利用不足。从县级仲裁机构档案管理硬件条件来看，大多有专门的档案室、密集架；但也有些县级仲裁机构的档案室设施简陋，防虫、防潮、防火、防盗能力薄弱。每个仲裁机构每年处理劳动人事争议案件少则几百件，多则上万件，大量的案卷没有规范的馆室存放，劳动人事争议处理信息资料的大数据价值未能发挥。

归纳、接入标准不统一。一些省《劳动人事争议案件卷宗管理办法》对立卷、归档、使用、保管、统计、移交等工作以及案卷材料封面、目录、备考表都作了详细的规定，但仲裁机构在贯彻执行标准上存在不统一问题。卷内材料存在不同程度的缺页，内容不全，总体标准、格式上没有以地市为单位相对统一。这些不统一问题在电子化过程中更为严重，严重影响了电子化的推进和更便捷、更有效地利用。

检查监督不到位。县级仲裁机构具体承担档案收集、整理、保管和利用职能，但是争议处理业务占据了极大精力，在档案管理特别是信息化的推进上动力不足。加上仲裁机构内部自查自纠较少，对案卷中材料是否缺少、重复，是否需要补充、说明、电子化等没有明确的要求和具体的考核处理措施。

提升劳动人事争议信息化管理能力

大力发展“互联网+”将电子受理通知书、举证通知书、仲裁申请书副本送达申请人和被申请人，通过“互联网+”解决庭前证据交换、确认证据，使申请人、被申请人足不出户就能查询案件处理进程和处理结果；建立数据信息标准，建立仲裁机构与司法机关劳动人事争议处理“专网”，实现裁审实时衔接和沟通交流。

全面实行仲裁档案信息管理的电子化。全面建立“一键归档、独案保存、终端查询”的仲裁电子文件归档管理模式。以目前的仲裁服务流程来说，劳动者到仲裁机构指定受理窗口提交申请，到作出裁决书往往需要45日至60日，有的长达半年甚至更长。如果将调解通知书、受理通知书、举证通知书、开庭通知书直接发送到劳动者手机上，既减少了大量的邮寄、纸张成本，也提高了仲裁服务效率。同时，在答辩、举证期间，劳动者还能实时了解到用人单位的答辩、举证情况，承办仲裁员也能全方位跟踪双方当事人对哪些证据无异议，对哪些证据有异议，开庭时可以重点对有异议的证据进行举证、质证，缩短了开庭时间，符合庭审要素式改革的要求。整个服务流程同步形成的电子档案在结案后“一键归档”，无论是劳动者或者用人单位，都可以在本人手机上“流览”“回放”，需要下载打印时可以在仲裁机构设立的终端上完成，或者手机直接连接打印机打印。

强化全网融入，提升分析利用能力。要主动将劳动人事争议信息化方案融入“大数据”、智慧人社“云”、社会保障“一张网”建设，最终形成人社系统一个“库”、一张“网”。依托社会保障卡持卡人基础信息库、用人单位工商登记基本信息库和个人移动终端，充分利用劳动关系管理系统、劳动人事争议调解服务网、12333等现有信息资源，合理布局自助终端，探索线上线下一体的服务工作体系。要抓紧出台劳动人事争议电子信息档案归档操作规范、电子信息档案对外利用管理办法，做好电子信息档案整理、收集、归档培训、分析利用工作。

合理界定纸质档案和电子档案的功能和管理模式。在传统样态下，纸质档案是电子档案的根本，在抓好仲裁信息电子化的同时，不能放松对纸质档案实体化的管理。但是，随着劳动人事争议处理案件的暴增而带来的实体档案保管能力的愈加不足、电子数据安全水平的提升，是否仍要求纸质档案与电子档案内容的同步，是当前值得研究的课题。这也涉及《档案法》《档案法实施办法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规的修订或改革。仲裁档案与社保档案的保管期限要求不同，后者往往要求是永久性的，而前者则通常无需永久保存。宜在分类、分级的基础上对纸质档案和电子档案的内容及其应用进行不同的区分，这同样有助于提升仲裁信息化管理水平。■