JT公司全面预算管理中ERP系统的应用研究
2018-03-23胡宗标胡晓宇
胡宗标, 胡晓宇
(1.淮南职业技术学院 经济管理系，安徽 淮南 232001；2.安徽福彩中心，合肥 230026)
全面预算管理是指通过结合投资和预算手段来控制、分配以及考核企业内部资源，是一个重要的管理工具.不仅企业，高校等其他机构也会利用预算管理来控制成本[1].全面预算管理可以帮助管理人员进行计划制定、协调、控制和绩效评估.在企业中实行全面预算管理有利于建立现代企业制度，提高管理水平，提升竞争力.随着信息社会的发展，全面预算管理需要信息系统的支持[2]，本文以将ERP系统应用到J公司全面预算管理为案例，分析JT公司全面预算管理中ERP系统的应用.
1 全面预算管理与ERP系统
传统环境下全面预算管理是指在进行全面预算管理时，没有使用企业级的集成系统，主要采用人力、部门级别的系统以及局部集成系统[3].ERP系统拥有丰富的数据资源和强大的实时控制功能[4]，能够提高传统环境下全面预算管理的时效性，保障了企业实现其总体预算目标.在执行预算的过程中，往往需要对预算进行调整，企业的决策者可以对ERP系统提供的历史数据和实时数据进行分析，从而调整预算.由于预算编制过程会涉及到不同部门之间的数据共享，同时也需要对历史数据进行整理分析，大量的数据为预算编制带来了很大的困难.在ERP系统的协助下，预算编制人员可以轻松地获取数据，使预算编制的准确性得到了提高.
2 JT公司全面预算管理建设情况
JT公司成立于2008年，该公司投资规模已超15亿元，是一家专业从事显示屏LED封装的国家级高新技术企业.厂房面积11 000 m2，员工800多名，拥有数万级无尘车间和120多条完整的国际一流的全自动生产线，生产设备达1 000多台套，以及先进的生产制造、品质检测及可靠性试验设施.
JT公司的信息化建设起步较早，各部门根据自身需要来选择管理软件，缺乏整体规划，造成各部门之间信息无法共享等问题.JT公司的全面预算管理仍然处于传统环境下的全面预算管理.由于JT公司在多个地区均设置了分公司以及研发制造中心，进行预算编制会消耗大量的人力物力，编制周期长，最终导致效率不高，预算编制的准确性低.预算的执行情况是由财务部门向管理部门反馈，管理部门会根据预算实际执行情况来进行预算调整.这个过程会涉及全公司的多个部门，因此预算执行反馈信息具有滞后性.由此可知，传统环境下JT公司全面预算管理存在不足，使全面预算管理无法发挥其应有的作用.将ERP系统与JT公司全面预算管理相结合，使JT公司全面预算管理信息化，在ERP系统的协助下，对全面预算管理进行优化，提高JT公司管理水平，促进JT公司发展.
3 JT公司全面预算管理中ERP系统的应用
3.1 需求分析[5]
3.1.1 用户需求分析
用户需求即用户的目标，也就是用户希望系统能够实现的目标.JT公司全面预算管理系统有两种类型的角色(Actor)：预算管理员和系统管理员.系统的用例图如图1所示.
3.1.2 功能需求分析
全面预算管理的总体流程如图2所示.
图1 系统用例图
图2 全面预算管理系统流程
(1)预算编制功能需求
预算编制的输入是企业各部门将预算指标做好后以表的形式(例如Excel表格)输入到预算编制系统中.因此，预算编制需要具有如下的功能：支持多部门同时使用；支持文件批量导出导入；权限管理；数据审核；具有系统接口.
(2)预算调整功能需求
预算调整需要实现如下功能：保存预算编制的多个版本；支持对预算的调整；预算调整的权限管理；预算调整的粒度管理.
(3)预算执行和控制功能需求
预算执行与控制需要实现如下功能：实现数据接口，能与其他业务系统进行交互；支持并发，支持实时的数据共享；保存不同版本的预算编制；权限管理.
(4)预算分析和考核功能需求
预算分析和考核需要实现如下功能：支持基本数字特征(例如求和、平均值、标准差等)的运算；支持将数据转化为图表；支持自定义分析表模板的创建；支持排序等基本操作；实现打印机接口.
3.1.3 数据库E-R模型
根据上述的需求分析，系统数据库的E-R图如图3所示.
图3 系统E-R图
3.2 系统总体设计
根据需求分析中的系统用例图，我们将全面预算管理系统分为五个模块：预算编制模块、预算调整模块、预算执行和控制模块、预算分析和考核模块以及系统管理模块，如图4所示.
3.2.1 预算编制模块设计与实现
预算编制实现了预算前期的内容，主要包括了业务预算、资本预算、财务预算以及预算审核四个子模块.业务预算是指销售预算、生产预算等；资本预算是指企业进行资本性质的投资活动的预算；财务预算则包括了现金预算、财务报表预算等，如图5所示.
图4 系统功能模块图
图5 预算编制子模块
部分代码实现如下所示：
var a={
cols：[{
‘desc’：‘2017年’,
‘alias’：‘month’,
‘value’：‘NULL’,
‘size’：‘10’,
children：[{
‘desc’：‘name’,
‘alias’：‘code’,
‘aggre’：‘averge|sum|maximize’,
rows：[{
‘desc’：month’,
‘value’：‘NULL’,
}]
}
3.2.2 预算调整模块设计与实现
预算调整子模块功能是实现预算调整的管理模块.该模块通过接口平台，将调整好的数据汇入到系统中.同时，为了实现版本控制，该模块还需要关联预算编制模块.
该部分的主要代码如下所示：
begin
ifir=0then
sqlrequst=“BudgetModify”;
ifir=1 then
sqlrequst=“BudgetName”;
if it=0 then
begin
if mode=1 then ∥开始进行预算调整
begin
SQLS sqlr=‘select’ + sqlrequst + ‘VersionModify，ALARM_ENTITY as entity’;
ifstartChecked=true then
sqlt=‘ModifyTime’;
iflastChecked=true then
sqlt=‘Display’;
SQLSsqlr=sqlr + ‘where(‘ + sqlrequst +’ in(‘ + str1 +′))and(report in(‘+ str2 +’))and((‘ +sqlt +’ between ’’’ + begintime + overtime));
SQLS sqlr=sqlr + ‘order by’ + sqlrequest + ‘，BudgetNumber;
end
end;
end
3.2.3 预算执行与控制模块设计与实现
预算执行和控制模块是最核心环节.在执行项目预算之前，需要进行预算立项申请.如果该项目没有预算，就不能通过预算立项申请.成功通过立项申请就可以进入审批环节.审批环节会检查该项目的预算是否超过立项时设置的预算.预算支付申请会为通过审批的项目生成预算额,如图6所示.
3.2.4 预算分析与考核子模块设计与实现
预算分析子模块通过获取预算执行数据，从不同角度出发，对数据进行分析，最后以图表等可视化的手段将分析结果呈现.预算考核模块负责综合考核预算的完成情况.预算查询子模块可以为管理层提供实时的预算数据,如图7所示.
3.2.5 系统管理模块设计与实现
系统管理模块实现权限管理以及数据库管理.权限管理保证数据安全控制.而数据管理用于维护和管理预算基础数据,如图8所示.
图6 预算执行与控制子模块
图7 预算分析与考核子模块
图8 系统管理子模块
4 JT公司全面预算管理中ERP系统的应用效果
4.1 提高预算编制效率
在应用ERP系统后，JT公司的全面预算管理系统能够与公司内的其他系统(如OA系统)兼容，全面预算管理系统通过其接口，实现了与其他内部系统数据交换以及实时数据共享等功能.在进行预算编制时，由于信息得到了共享，大大缩短了预算编制的周期，减少了人力资源的消耗，提高了预算编制结果的准确性，使得企业全面预算管理能够高效地进行.
4.2 强化预算分析与考核
企业管理层相关人员可以通过全面预算管理系统实时掌握预算执行的情况.在分析工具的帮助下，管理层能够对数据进行分析，结合分析结果，考察预算的执行情况.并同时将结果反馈到各个部门，有助于及时地进行调整.
4.3 明确预算责任，保证数据安全
在全面预算管理中引入了ERP系统之后，系统可以为不同的预算管理人员分配不同等级的权限，这样以来，只有被赋予权限的人员才能对数据进行查看、修改等操作.不仅能够明确相应的责任，还可以保护数据，防止篡改.
5 结论
全面预算管理对于企业经营管理有着重要的价值，有效地实行全面预算管理可以提升企业的管理水平.传统环境下的全面预算管理已无法满足现代企业的需求，全面预算管理离不开信息管理系统的支撑，将ERP系统应用在公司全面预算管理中能弥补传统环境预算管理的不足，有效地发挥全面预算管理在企业经营管理中的作用.
[1] 杨朝琼.高校预算管理存在的问题及对策[J].遵义师范学院学报，2012，14(4)：22-24.
[2] 李福祥.全面预算管理与ERP的有机结合[J].会计之友，2009(2)：50-51.
[3] 余昊.ERP环境下的全面预算管理探析[J].会计之友，2013(22)：26-29.
[4] 刘丽军.企业ERP全面预算管理系统研究[J].财会通讯，2015(23)：68-70.
[5] 金星.中小型学校办公自动化系统的设计[J].遵义师范学院学报，2006，8(2)：68-70.
