信息时代下办公室档案管理工作的创新研究

李养峥

摘 要：当今社会在不断的发展与进步，对于办公室档案管理工作成为现在必不可少的一项重要工作，随着社会科学技术的不断发展，新的科技不断地涌现，档案管理的信息化进程也成为发展中的必然趋势，档案的信息化不仅对于档案进行管理的效率得到提高，同时对于相关档案保存的质量也具有突破性的发展，本文通过对档案管理相关信息的分析与研究，对于档案管理信息化过程中面临的问题进行了相关论述，并针对这些问题提出了相应的创新对策。

关键词：信息时代 档案管理 创新研究

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

前言

社会经济与科技的不断发展，推进了我国进入信息化的进程，对于新时代对于档案管理的工作也有了新的要求，对于传统的档案管理方式已经跟不上社会发展的进程，因此，就需要进行档案管理的信息化，从而促进我国档案事业的发展与进步。对于档案管理的信息化，不仅对于档案管理工作的效率得到了很大的提升，对于档案管理中成本的投入也最可能的进行减少，档案管理信息化已经成为我国档案管理工作进行升级的必备因素。因此为了适应我国信息化时代的需求，对于档案管理进行信息化具体应该采用什么方法已经成我国必须要解决的问题。

一、信息时代档案工作的概述

1.档案管理信息化的概念

所谓的档案管理信息化，就是在国家档案相关行政部门统一的规划下，将档案管理的模式由原先的纸质档案为中心转化为运用现代的信息科学技术将档案的信息进行处置，也就是将档案管理部门用现代的信息技术进行装备，从而使得档案管理以及利用进入现代化进程的步伐逐渐加快。

2.档案管理信息化的特点

档案管理进行信息化的特点主要表现在以下几方面：（1）信息化档案管理不是某个企业或者部门可以决定的，是要按照相关的档案管理管理部门制定的相关法律法规进行；（2）不论是政府还是企业，档案管理的信息化最主要的标志就是由纸质档案存档转化为电子版的档案并进行存档；（3）相对于传统的纸质档案进行存档的模式，信息化后档案管理获得的最大的优势就是档案管理的效率进行了最大化的提高[1]。

3.档案管理信息化建设的任务

在进行档案管理信息化进程中，最主要的任务就是对于现代化的科学技术进行利用，从而开发档案管理的信息资源。在相关的档案管理机构进行的领导下，通过对现代信息技术的运用，从而对档案管理人员进行信息化管理培训，从而提高档案管理工作的效率。

4.档案管理信息化建设的内容

对于档案管理信息化主要从以下几方面的内容进行建设：

4.1基础设施的建设。要想使档案管理实现信息化，就必须要对信息化使用的相关设备进行完善，不论是软件系统还是硬件设施，都需要依照科学技术的创新进行设备的建设。档案管理信息化最终就是为了实现我国能够有一个统一的档案管理信息平台的目标，因此，为了是这一目标更快的实现，最重要的就是进行档案管理信息化所需要的基础设备进行建设。

4.2标准规范建设。对于档案管理信息化的建设，首先要依照相关法律法规进行建设，其最重要的也是根本的就是对于建设过程中要符合我国的基本国情，这就需要我国的相关单位进行国情调研，根据国家基本国情以及实际需求，建设一条符合标准规范的路。

4.3档案信息资源建设。要想确保档案信息化能够顺利的进行，其首要完成的任务就是对档案进行信息资源建设。对于档案信息资源建设，就是将各个单位的管理信息库、数字档案和公共档案信息资源库进行统一的建设，这种方法建立的信息库对于整个社会的发展都是重要的资源。

二、信息化时代办公室档案管理面临的问题

1.规划与设计落后

档案管理想要进行信息化进程，首先要解决的问题就是对于档案管理信息化的设计与规划相对落后。我国的档案从生成到管理都是依照户籍所在地进行管理的，受到地域的限制，而在其他的方面例如权限、规范方面也存在一定的局限。在这种环境下，想要形成一个统一的档案管理方案实属不易，而且档案本身受到记录人信息的不断变化，所以设计中也存在着不确定性，想要实现一体化管理更是难上加难。

2.工作的方式落后

对于档案的管理，一般的思想就是对于档案进行收藏，从而对于档案实用性的功能却容易被忽视。在信息化档案管理过程中，这是一份重要的信息资源，应更加注重档案的实用性，档案的相关工作人员应该树立对档案管理的服务意识，从而做到与时俱进的理念。

3.管理的方式落后

档案管理工作受到传统管理方式的限制，传统方法中档案进行存档都是依赖于档案管理人员进行手工编辑的，对于这种管理方式，不仅对于档案资料归档的实时性有不利的影响，同时在进行资料使用的时候，查找起来也是极其不方便，对于档案信息资源的使用率不高。

三、信息化时代档案管理工作创新化的对策

1.创新思想观念

对于档案管理观念的改變，首先应该对档案具有的实用价值的重视度进行提高，让管理人员明白档案不仅仅只具有收藏的价值。信息化时代不仅对档案管理进行信息化，同时对于档案管理人员的观念也要进行同步化，要具有现代化的创新意识，要让档案信息能够服务整个社会。

2.创新优化服务

对于档案信息管理进行创新，提供优质服务的前提条件就是要创建一个网络服务平台。传统的档案管理的方式较落后，手写的档案存档记录对于档案信息的利用有不利影响，想要进行相关信息的利用还得到档案部门费时费力的查找，而且最后效果也不是很好。在创建好网络平台后，就需要根据更新状况将电子资料进行自动的上传与整理，从而实现档案信息资源的价值。

3.加强档案资料的保密工作

档案管理的信息化是一把双刃剑，在提供了便利的同时也造成了威胁。面对信息的便利化，使得档案信息很难进行保密，在使用计算机进行操作的过程中，可能受到计算机软件或者硬件出现故障导致信息丢失的风险，同时也可能出现计算机中病毒而导致信息泄露的情况。因此，对于档案资料的保密工作必须要加强。

结束语

综上所述，档案管理必须要顺应时代的潮流，发展信息化档案管理。对于档案管理信息化的过程中所遇到的问题，必须要进行解决，并且要跟着时代与时俱进的对档案管理信息化进行创新，并在创新的基础上建立全国统一的档案信息管理平台，从而实现档案信息资源的实用化价值。

参考文献

[1]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015，（34）：129-129.