对档案管理工作重要性的分析与研究

韩飞　赵娟秀

摘 要：档案记录着国家、企事业单以及个人的重要信息，其信息具有真实性、可靠性，同时也要求档案具有较高的保密性，因此，做好档案管理工作具有非常重要的意义。本文通过阐述档案管理工作的重要性和分析当前档案管理工作中普遍出现的问题，研究出加强档案管理工作的措施来防止档案管理工作中不良情况的发生，确保档案管理工作的高效性。

关键词：档案管理工作 重要性 问题 措施

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

一、档案管理工作的重要性

1.有助于向需要者提供参考，制定合理的计划

由于档案记录的信息真实、可靠、完整，做好档案管理工作有助于为各项事务提供参考，制定各类计划。对国家而言，档案广泛的记录着国家的各类信息，在制定国策、法律法规、发展计划等诸多方面的战略及决策时提供可靠的参考依据，才能让国家的各项战略及决策具有较高的合理性和有效性；对企事业单位而言，可以向领导层提供较为完善的单位内部资料，有助于领导层对单位情况的深入了解，避免盲目的制定不符实际的战略目标和战略决策；对社会个人而言，可以及时的调取个人相关资料，避免不必要的麻烦发生，满足个人的生活需要。

2.做好档案管理工作有助于保障信息的真实行和保密性

档案内的信息具有较高的参考作用，因此，做好档案管理工作可以有效的防止和避免篡改、毁坏档案信息的不良行为发生，同时，由于档案信息也具有高度机密性，所以，做好档案管理工作有助于防止信息出现外泄的情况。

3.有助于行政部门、司法部门等政府部门及时的查阅信息

在实际的生活中，各级政府单位对档案信息的利用率逐年提高，已经广泛的涉及到生活的各个方面，由于档案具有一定的法律效应，所以对政府部门提供其所需要的信息有着不可推卸的责任。例如，对企业实施监管、调查犯罪嫌疑人的背景资料、申请助学金等事务，都需要原始的档案信息。因此，做好档案管理工作有助于政府部门及时查阅，提高工作效率。

二、目前，档案管理工作中经常出现的问题

1.档案管理人员的管理责任心不强

由于管理人员不具有较强的管理责任心，造成了在工作中只注重档案的保存工作，而没有对档案进行合理的归类、整理以及放置，致使档案放置、管理混乱，不便查找调取，难以建立良好的档案管理基础。当上级部门调阅档案时不能及时的提供，延长了调取时间，给各项工作带来不便。

2.档案管理工作出现不规范的情况

档案管理人员在进行档案管理时，没有依据行业的管理标准、管理规则进行管理，甚至是从方便自身管理的角度进行管理，而没有严格按照档案管理工作本身需要的角度进行管理，主要体现在三个方面，其一，立卷、归档不符合要求，造成格式混乱，不够统一；其二，档案归类不合理、标题拟定不当等问题经常出现；其三，档案在保存过程中出现没有对档案进行编目和排架的情况。

3.档案信息收集不全

档案的保存需要档案信息具有全面性，才有保存价值和利用价值。但在实际档案信息收集的过程中无法保证信息的全面性，例如，有些部门为了自身管理方便、便捷，隐藏原始信息资料为自己所用而不上交档案管理部门，这就造成了档案信息的收集失败，甚至有些个人，上交的信息不全，把重要的信息留在手中，一旦丢失或外泄不仅面临信息安全威胁，也给档案管理部门带来不便。

4.档案编研工作不到位

档案编研工作是档案管理工作的重要组成部分，做好编研工作可以广泛向社会提供各类便利服务，有利于发挥出档案管理和档案保存的最高利用价值。但在现实工作中，由于档案管理部门不够重视，或者因为人员、人才短缺等情况，导致档案编研工作不能够顺利的进行且工作做的不夠到位，让档案编研的作用与价值大大降低。

三、改善和加强档案管理的具体措施

1.加强对档案管理人员的培训工作

做好档案管理工作需要足够的人才作为保障，人才是推动档案管理健康发展和改革的动力，因此，领导层要重视档案管理工作，积极开展对管理人员的培训工作，提高他们的专业技能和职业道德，因为较高的专业技能可以使管理人员解决工作中遇到的各种技术难题，提高工作效率，例如，可以把档案编研工作做的到位。提高管理人员的职业道德可以规范他们的工作态度，促进他们以认真、负责的态度完成工作。另外，还要认真阅读《中华人民共和国档案法》，不仅可以使立卷、归档等工作做到规范严格，还可以严防在工作中出现不良行为。

2.重视档案信息的收集工作

首先，各单位领导层要深入理解档案管理以及档案信息全面、广泛的重要性，要求各部门给予大力支持，并督促下属部门在送档案时保证档案的完整性，真实性，不得截留或隐藏、篡改。其次，档案管理部门要查看各部门送来的档案，发现材料不全、信息不够全面的，要尽可能的收集缺失的信息并加以补上。

3.大力引进现代科技进行管理

计算机和网络技术经过跳跃式的发展，以至于在当今社会广泛应用，档案管理同样也适用计算机和网络技术，例如，把档案的建档时间、类别以及放置位置等信息记录到计算机，当调阅档案时，可以在计算机中查询相关信息，以便快捷、准确的调取，提高了工作效率。

结语

综上所述，档案具有可靠、全面、真实的特性，其保存、利用价值较高，是任何单位、机构和组织不可缺少的部分，在深知其重要性的前提下，必须要对档案管理工作进行分析和研究，制定多种措施来加强档案管理工作。

参考文献

[1]吴芸.浅谈档案管理工作的重要性[J]. 办公室业务，2017，（09）：96.

[2]徐洪涛.办公室档案管理工作效率的提升做法及重要性的若干研究论述[J]. 经营管理者，2017，（10）：266.

[3]刘淑苗.加强档案管理基础工作的重要性研究[J]. 城建档案，2014，（11）：107-108.

作者简介：韩飞，（1981-8-），女，汉族，籍贯：山东禹城，本科，研究方向：办公室，综合管理，档案管理，保密管理，信息化管理。