浅析计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

蔡春梅

摘要：计算机信息处理技术作为电子信息产业飞速发展带来的产物，将现代计算机技术与通信技术做到了有机融合，俨然成为了推动办公自动化发展新的契机。该文结合实际，针对如何在办公自动化中应用计算机信息处理技术提出相关建议，以期为其他相关从事人员有所启迪。

关键词：计算机信息处理；办公自动化；应用策略

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）03-0195-02

计算机的出现与发展，在人类社会产生了犹如地震般的巨大影响，直接或间接地促进了各行各业的蓬勃发展。伴随着大数据、web2.0时代的到来，效率逐渐成为了企业发展的核心关键，办公自动化在全世界范围内正如火如荼进行。随着经济全球化活动般愈演愈烈，我国企业与国外先进优秀企业展开了直接性竞争，如何进一步提高企业效率、规范企业管理成为了迫在眉睫的问题。针对这种情况，企业需要将计算机信息处理技术应用到企业自动化中来，不断磨炼自身计算机信息处理技术，加强办公自动化认知了解，从文字图片处理、会议展开、信息安全等方面展开深入合作。

1 加强计算机信息处理概念认知

从原始社会开始，信息处理就是人类生产生活所必备的一种技能，随着科技的不断发展、电子时代的到来，计算机因其运转速度极快、能够处理文字、图片、声音、视频等多种类型的信息、准确度优秀等优点逐渐成为了信息处理技术最主流的媒介与工具。与传统企业信息处理工具相比，“自动化”本身就是计算机在信息处理过程中的一大特性，能够极大降低工作人员工作强度与工作压力，节省企业运行成本，提高企业运行效率，与办公自动化要求不谋而合。现如今计算机信息处理技术已经从早期的单项处理与综合处理发展到系统处理阶段，主要依赖于信息系统技术、数据库技术与检索技术三大核心。

信息系统技术（Information system）随着计算机行业蓬勃发展应运而生，是一种主要由计算机硬件（Computer hardware）、计算机软件（Software）、相关通信设备（Industrial Communication Device）、网络条件（Network）、信息数据（Information Resources）、管理制度与操作人员所组成的交互式系统，具体功能是指操作人员通过操作计算机与相关周边设备进行信息采集、信息传输、信息保存、信息二次加工与信息运用等一系列操作。信息系统技术作为一门新兴科技，已经初步完成了从C/S（Client/Server——客户端/服务器）架构到B/S（Browser/Server——浏览器/服务器）架构的转化。C/S架构不仅需要对操作人员进行相关培训，更对工作环境有着较为苛刻的要求，需要专门的操作系统与软件环境才可以正常工作。相比之下，B/S架构通过浏览器为外在表现，以网络作为内在核心的工作环境不但最大程度上降低了人员操作难度，更使得跨平台操作成为可能，满足信息时代对碎片化时间利用的要求。信息系统主要負责计算机信息处理技术的五项基本功能，即输入、输出、存储、处理与控制。输入功能主要根据办公要求、办公目的、硬软件规格所决定，是其他功能实现的前提。存储功能具体是指办公人员对已获取的信息进行保存，方便以后查阅与分析。处理功能基于OLAP多机联合处理技术与DM数据发掘技术实现，具体操作由控制功能进行。输出功能是其他所有功能的最终目的，得到需要信息。

数据库技术是计算机信息处理的核心内容，是一种帮助计算机进行数据整合的工具，主要负责数据的高速收集与处理，主要探究数据的系统规范化整理与保存。对办公自动化而言，数据库不仅可以保存员工信息方便员工系统化管理，更可以对所有办公数据进行规范性保存，从小方面而言可以作为对以往工作的保存与记录，就大方向而言，丰富的信息储存允许进行大数据技术分析从而帮助决定公司走向与主要实务决策。信息检索技术则是将信息按照某种特定方法进行串联，方便办公人员以最快速、最便捷的方式寻找到自身所需信息。为确保工作效率，办公人员需要结合传统手工检索与计算机机械检索优点，在速度快、方向准的基本前提下，确保良好的回溯性。

2 了解办公自动化体系，保证与计算机信息处理技术有机结合

办公自动化概念来自于西方优秀企业，英文为Office Automation，即人们通常所说的OA。办公自动化并没有严谨的科学定义，主要是指在传统办公工作中采用全新科技技术、优秀工具设备，完成系统化、高效化办公。办公自动化一般情况下需要结合大量电子设备与信息技术进行，所以也被称作数字化办公，在传统办公方式的基础上，强调以集体为单位、提高办公协作、事务决策的统一原则，具备以下五大特性：第一，易用性。正如上文所言，办公自动化强调协同办公、整体决策，所以办公方式必须为全体员工所认可。所以办公自动化需要结合信息系统技术的C/S架构，构建网页化办公体制，以“简单”、“跨平台”、“随时随地”作为核心要求。第二，健壮性。顾名思义，健壮性要求OA办公系统具备可靠的性能，允许大量人员同时办公的需求。从硬件规格上来说，办公系统需要具备高速、稳定的服务器，顺畅、足够的网络带宽；从软件规格上来说，OA结构设计需要结合计算机操作系统理论，避免出现“饥饿”、“死锁”的状态，保证办公的并发性。第三，开放性。研究证明，市场上并不具备某一套软件设备能够独立完成办公自动化所有需求，所以OA系统设计过程中需要确保能够与其他优秀软件进行互联、互动，方便办公自动化进行进一步整合扩容，以备将来能够升级系统保证复杂性事务处理。第四，严密性。企业内部之间划分为许多子公司或部门，办公自动化必须建立在“大集合”与“小独立”的基础之上，即建立标准化的整体信息体系，保证各个子类标准统一、信息共享、权限相同，同时给予各个部门足够的独立空间，确保员工工作私密性，提高工作热情。第五，实用性。实用性要求OA体系中软件或者功能必须与办公业务相匹配，去除冗余功能、满足所有办公需要。由于企业总是在不断发展的，处理事务也是不断变化的，办公自动化体系需要做到与时俱进，及时更新升级，完善功能体系。

3 依靠计算机信息处理技术改革文字处理手段

文字的录入处理一直是实际办公中最重要的操作之一，相比于传统录入手工录入手段，使用计算机信息处理技术中的光学字符识别技术在速度上远超前者数十倍乃至百倍不止。光学字符识别技术（Optical Character Recognition）也被称作OCR技术，是通过使用电子设备扫描图片，依靠明暗变化与形状将图形翻译成文字的科技。早期OCR识别率与正确率确实不太适合办公等严肃性活动，但是随着技术、设备更新换代，OCR已经可以初步胜任文字录入的工作。操作人员在进行文字识别过程中，需要按照以下四条流程：第一，影像输入。影像作为被扫描对象，清晰程度直接关系到识别速度，所以操作人员在拍摄或扫描影像过程中需要按照拍摄清晰、合适大小、去除冗余的核心要求。第二，对比识别。对比识别主要指OCR软件进行文字识别的过程，但是识别之前操作人员必须将影像放置恰当，便于机器识别，并且根据影像特征选择合适的扫描算法，例如动态比对法、Hidden Markov Model、Experts System等。第三，人工校正。人工校正顾名思义就是操作人员用肉眼去比对扫描结果与原文本匹配程度，对其中的错别字、漏字进行修正填充的过程。第四，结果输出。由于文字具备字体、颜色等属性，所以在输出结果时，操作人员需要根据需求选择合适的字体与颜色，例如“力求与原文本一致”或“以漂亮优先”等输出要求，最后对文章总体进行合适排版。例如在实际文字扫描过程中，根据扫描文本的语言，我会选择不同特性的软件，对于英文文本我会选择使用Adobe Acrobat Reader DC软件识别，中文文本我则会使用汉王PDFOCR软件。以汉王PDFOCR软件为例，首先在软件中进行图片导入，支持png、jpeg、pdf、bmp等多种格式，然后使用鼠标选择识别区域进行扫描。汉王PDFOCR软件扫描到结果之后，对于无法识别或不确定正确的文字都会标红，方便我进行比对。最后，由于该软件并不具备排版功能，所以需要我将文字导入文字处理软件进行进一步调整。除了文字录入，文档的排版也是办公过程中极为重要的工作。结合计算机信息处理技术，对于公司职员层次而言，要求具备一定的办公软件使用技能；对于公司层次而言，要求公司制定一系列规范化文档格式要求，对不同类型的文档从字体、磅值、段落等方向制定不同标准，方便进行批量管理。

4 使用计算机信息处理技术进行图片编辑与PPT演示

相比于传统使用文档或者幻灯片对工作进行汇报的形式，依靠计算机信息处理技术中Microsoft Office PowerPoint软件制作PPT演示的形式明显更加具体形象。Microsoft Office PowerPoint软件允许在PPT中添加图片、文字、动画等多种形式内容，2010后的版本更是允许视频形式的输入输出，对汇报者而言能够从多个角度展示工作汇报，更形象展示工作意向与流程；对听众而言，丰富多彩的形式不仅能激发听取欲望，更将理解难度降至最低。随着计算机图片编辑软件功能日趋完善，编辑图片的工作无论对PPT制作来说，抑或是对日常工作而言，均演变成了办公人员必不可少的技能。办公人员在实际图片编辑过程中，根据处理工作不同可以选择不同的图形编辑工具，例如进行图片简单处理时，可以使用免费的ACDsee软件；在进行更具体、更全面的编辑工作时，可以使用Adobe Photoshop软件；在进行矢量绘图或者商业美术设计时，可以使用CorelDraw X6软件。

5 严格把控网络安全，避免信息泄露

互联网俨然已经成为了办公自动化的灵魂与核心，大部分日常办公活动离开互联网就会马上呈现瘫痪状态。伴随着互联网带给用户的极大便利，安全问题逐渐显露出来。信息安全与公司利益直接挂钩，信息泄露将会对公司带来巨大的经济损失，OA系统受攻击瘫痪更是会导致公司无法正常运转，极大影响公司信誉。只要是与互联网相关的操作，就会有网络漏洞，然后就会被各种“白帽子”与“黑客”进行扫描、刷库、脱库、篡改一系列手段对用户进行侵犯，进行信息盗取。为尽量縮减互联网带来的侵害，公司职员尽可能访问SSL协议下的https万维网服务，要求网络管理员时时关注网络健康，检查修复OA系统bug，避免突然爆发的互联网安全漏洞对公司带来损害。例如，在2014年4月7号爆出的OpenSSL“心脏出血”漏洞。该漏洞允许攻击者获取服务器上64k大小的数据内容，破坏性之大、影响范围之广、受害用户之多几乎可以称作是计算机安全史上的里程碑事件。该问题来自于OpenSSL于2012年引入的heartbeat机制，该机制本为解决TLS无法连接长期储存的问题，但是编写代码未对tcp协议和udp协议作出边界判定，故此引发盗取数据事件。为保证信息安全，网络管理员需要在此类问题发生初始就拒绝用户访问含有重要数据网站，例如网银、电商、电子邮件等，保证公司权益，并且时刻关注网络修复状况，在修复成功的第一时间恢复业务，将损失降至最低。

6 结束语

办公自动化是一个复杂的、长期的办公方式，传统办公形式已经跟不上时代发展的步伐，围绕计算机信息处理技术展开的办公自动化模式正如日方升。办公形式的改革不能一蹴而就，需要领导与员工群体不断探索与改良。在大数据信息化时代的背景下，公司企业要勇于改革办公方式，敢于引入全新技术，加大计算机信息处理技术的重视程度，真正提高办公效率。

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