大数据在高校档案信息管理中的应用

2018-03-20李佳

数字通信世界 2018年1期

李佳

（运城职业技术学院，运城 044000）

高等教育事业不断推进，教育信息化逐步完善，高校的管理信息平台中积累下了大量的电子文件，使得高校档案信息化管理面临着巨大的挑战。大数据的自身优势能够为高校档案信息资源的挖掘以及分析等提供技术支持，也能够使高校利用档案发现新的信息资源，并做好趋势的预测工作。

1 高校档案信息管理的重要性分析

1.1 满足社会发展实际需要

高校档案的信息化管理将信息化作为基础，使其与档案管理相结合，完善高校档案信息管理制度，使得信息更加安全有序，并保证高校档案管理的效率。传统的收集检索模式开始被现代化的、高效率的管理模式代替[1]，人们不仅能够对档案信息进行有效的管理，还能够实现规范化的信息储存。在大数据背景下，档案信息化管理是高校现代化发展的必然要求，能够满足社会发展的实际需要。

1.2 实现信息服务功能，提高工作效率

当前，很多高校顺应大数据的发展趋势，应用多种档案信息化的管理软件，并受到了师生以及社会人士的使用。这些信息化软件能够提高高校档案管理的效率，使档案信息的自身服务功能得到充分发挥，为高校师生的学习生活中更加便利，促进高校档案工作的开展。

2 大数据在高校档案信息管理中的应用

2.1 挖掘高校档案信息资源

大数据十大，信息的应用服务以及师生用户的客观需要使得高校档案开始逐步向更广、更深的方向发展。人工职能、知识图谱等大数据信息技术能够使人们从海量的档案信息资源中挖掘出具有潜在价值[2]，同时找出学校特殊的办学规律。未来，使用海量档案信息资源对数据进行挖掘分析将成为高校档案信息服务的主要业务。

2.2 挖掘高校档案用户信息

高校已经进入到了智慧校园时代，校园师生用户开始要求改变高校档案资源的信息服务、应用服务以及智慧服务等。高校档案资源共享平台可以发挥大数据技术的优势，科学的处理来访者的身份、记录等结构化信息，并做好储存、搜索以及位置信息等进行分析，挖掘找出用户的隐形诉求，使得档案信息管理水平得到提升。

2.3 发现高校档案知识并预测趋势

高校档案资源共享平台中的档案资源要与用户信息孤立，比如说高校的一卡通系统，其中的用户行为信息、教务教师成绩信息以及学生学管信息等能够被高校档案资源共享平台进行收集收录，将这些信息独立的进行储存，高校不能利用这些档案资源发现知识，判断趋势，而使用大数据信息技术能够明确档案信息之间、用户之间的潜在关系，为高校的教学、学生素质评价以及财务分析等做出科学的判断，并为其决策提供科学的辅助作用。

3 大数据在高校档案信息管理中应用的策略

3.1 提高重视程度，强化服务意识

大数据时代背景下，高校档案管理工作会面对很多新的情况和特点，要实现信息化的管理，必须要强化高校领导干部的档案管理意识，使用现代化的信息技术设备，保证高校档案管理实现网络化、智能化。

3.2 强化教育培训，提高工作人员素质

大数据时代下的高校档案管理不只是简单的对数据信息进行收集，而是在信息化的管理工作中，做好档案管理人员的教育培训工作，全面提升其素质水平，开展竞争上岗，做好业务宣传贯彻工作，为高校档案信息化管理打造新的平台。

3.3 强化档案管理信息化利用，完善制度系统保障

在当前高校档案信息化管理过程中，要积极使用现代化的档案管理设备，并开展查阅、检索以及分析工作，使档案管理工作的效率得到提升，顺利实现高校档案的现代化管理。强化信息管理的投入力度，完善档案信息数据库的建设，将高校档案信息化的应用软件与实际工作相结合，完善具有可行性的档案信息系统，使高校档案数据更具实用性[3]，为档案信息的查阅提供便利。此外还需要完善制度保障体系建设，使信息化管理的水平得到提升。