如何发挥计生业务档案数字化管理的服务职能

2018-03-20赵琳

数字通信世界 2018年7期

赵琳

（郓城县随官屯镇人民政府，郓城 274704）

作为世界上人口数量最多的国家，我国拥有异常庞大的信息资料库，因此拥有一个合理的管理方法显得尤为重要，沿着数字化的道路，切实解决实际工作中的各种问题，最终实现目标。计划生育档案管理在不断地创新和完善过程中正在慢慢适应现代化的进程来回报社会。自从1981年计划生育成为我国的基本国策以来，我国成立了专门及计划生育政策和部门来管理相关事宜，经过三十多年的发展，伴随着制度的不断完善，公民的意识也在不断发生改变，公民的生育意识的提高，生物问题法律意识的增强，都为计划生育档案成为重要的法律依据提供了基础，计划生物档案的法律以及管理职能越来越显现出来，其档案的数字化也是顺应时代的发展，因此提高计生档案部门的服务质量以及发挥其应有的社会监督服务职能是一项重要的举措。

1 坚持发展计生档案数字化的道路

为了符合档案数字化管理的要求，管理者在管理过程中应该应用数字化信息化等高效率的监管手段，使档案信息紧跟时代步伐，这也为计生业务档案开辟出了更为便捷快速的方案，把计生业务的能力提高到了一个新的高度和发展阶段，使得整个计生过程有一个良性的循环模式。档案管理的数字化管理模式能够让工作人员运用合理、理智且方便的态度规划管理流程，使得档案的归档和查询更加迅速方便，更好地发挥其服务的职能。

计生档案的信息数字化是发展的必然结果，在未来的发展过程中，数字化将会大量运用到计生档案的管理过程中，更好地辅助计划生育工作。是计生工作者不仅可以查询建立该地区的内部群众档案，而且能够更好地管理各户籍的档案。在计算机网络管理的不断成熟过程中，创立一个高科技的数字化工作环境，并且将其不断壮大普及，对计生业务档案数字化的服务职能发挥有着重要的辅助作用。

2 制约计生档案发挥服务职能的条件探讨

数字化以及辅助管理方面存在问题，现阶段的管理模式是在原有的纸质档案管理体系之上建立起来的，然而其管理模式的主要特点并没有改变，这导致其主要缺点也没有改变，档案信息的载体始终是管理模式的核心。发生根本性改变的是管控工作的对象，从纸质的档案转换为数字化的档案。

大部分的计生工作档案管理者并没有经过专业的档案管理工作的培训，其档案的数字化收集意识较为淡薄，对数字化档案的重要性没有一个详细的认知。对档案的整理、归档一系列流程了解程度也不够，对档案日常需求的材料也不能够及时的妥善处理。

3 发挥计生业务数字化管理服务职能的方法

3.1 计生档案的数字化管理职能发挥需要高素质的人才

提高计生档案管理人员的专业素养是决定计生档案的工作水平工作高度的关键。档案工作中，档案管理者要时刻准备适应工作形式的变化，尽快进入数字化管理的角色定位。随着计生档案数字化的深入发展，能够自主的接受并灵活使用新技术新信息的员工要着重培养，将其培养成计生档案数字化管理的中坚力量，让其带动新员工的积极性，并向其传授经验和教训，让所有工作人员都能有具有扎实的档案学理论基础，并且能够熟悉各类的档案管理规章制度。计生业务档案数字化管理人员需要掌握现代化的技术以及计算机网络技术，努力成为精通业务、具有创新意识的复合型人才。不只是工作员工，相关的管理者也应当积极地引进优秀的人才来掌管计生档案部门的工作，可以采用在职培训、学术研讨、信息交流等各种方法来提高计生档案工作人员的知识结构，使其业务水平有一个质的提高，为档案数字化服务社会有一个坚实的人才基础。

3.2 培养创新意识

计生档案的管理人员要善于在工作中发现问题，总结问题并解决问题，客服传统的保守思想，思维的转变往往能带来意想不到收获，要善于结合工作实际为计生档案的服务只能发挥出谋划策，用新思路、新观点来为档案管理工作注入新的活力，使其在发挥服务职能时更加方便快捷，从而促进计生档案工作的发展。

3.3 加大对档案管理的投入

在进行计划生育数字化过程中，各类硬件软件是建设完善系统的基础工具，因此相关的政府部门应该加强对计生档案管理工作的投入，让其拥有先进的设备和先进的体系，在计生业务开展时候拥有用力的支撑，为其更好地发挥服务职能提供强大的物质保障。

3.4 加强计生档案情报监控

在计生档案的数字化进程中，不断地应用新的模式，建立起新型的数据库系统，能够有效地增强计生档案信息的管理标准型与安全性。在进行计生档案管理的过程中，特别是在信息情报的管理过程中，不断进行网络上的监督以及询问，能够有效地控制并更新计生档案信息，获得最新的资料。再具体工作的实施中，档案管理工作人员必须拥有较强的职业道德，在充分借助数字化管理的基础上来提升计生档案的利用率，将计生业务档案的服务职能发挥的更加深入，更加广泛。