石油管道施工企业财务共享资金管理问题及对策

张振银

中国石油管道局工程有限公司第四分公司，河北 廊坊

1.引言

自2015年起，石油管道施工企业实施财务共享管理模式，将财务管理和核算分离，进一步强化了财务分析职能，费用核算实现了流水化操作，打造形成公司的“会计工厂”，财务专业分工更趋精细，提升了公司财务管理和核算效率。

财务共享后，资金支付和费用报销依托集中报销系统、ERP系统完成，业务人员、财务人员和承担审批责任的领导通过系统开展相应工作[1]。

2.费用报销及资金支付管理模式

2.1.资金计划报送及审批流程

项目部根据项目进度和施工计划将资金收支计划报送至分公司；分公司汇总、审核所辖项目资金收支计划，将审核后的资金收支计划报送公司财务资产部；公司财务资产部根据公司账面存量资金及各分公司收款计划，结合“以收定支”“专款专用”的原则审核各分公司资金支出计划；将审核后的资金收支计划提交公司总会计师和总经理审核审批。

2.2.费用报销及资金支付审批流程

对于5万元以内，业务人员提交 → 项目主管会计审核 → 项目经理审批 → 财务服务中心付款；对于5～20万元，业务人员提交 → 项目主管会计审核 → 项目经理审批 → 分公司领导审批 → 财务服务中心付款；对于20～50万元：业务人员提交 → 项目主管会计审核 → 项目经理审批 → 分公司领导审批 → 财务资产部部长审批 → 公司总会计师审批 → 财务服务中心付款；对于50万元以上，业务人员提交 → 项目主管会计审核 → 项目经理审批 → 分公司领导审批 → 财务资产部部长审批 → 公司总会计师审批 → 公司总经理审批 → 财务服务中心付款。

3.费用报销及资金支付存在的问题

3.1.定量分析

随机抽取单体合同额大于2000万元工程项目每月5～6笔样本数据，从5个维度对样本数据进行分析，即有效样本中每个环节最长处理时间、最短处理时间、平均处理时间、中间处理时间、处理时间出现最多次数。

1) 发票开具 → 提交报销环节。平均提交周期20 d，最长提交周期366 d，大部分票据提交周期7 d。

2) 提交报销 → 项目领导审批环节。平均审核审批周期5 d，最长审核审批周期31 d，大部分票据审核审批周期2 d。同时，针对该环节处理周期较长的情况，又分别对提交报销 → 项目主管会计审核 →项目领导审批两个子环节进行专项统计分析，统计分析发现提交报销 → 项目主管会计审核环节平均审核周期1 d，最长审核周期7 d，大部分票据审核周期0.5 d；项目主管会计审核 → 项目领导审批环节平均审核批周期4 d，最长审批周期25 d，大部分票据审批周期2 d。

3) 项目领导审批 → 财务审核环节。平均审核审批周期2 d，最长审核审批周期61 d，大部分票据审核审批周期0.5 d，该环节审核审批周期合理。

4) 财务审核 → 完成付款环节。平均处理周期16 d，最长周期130 d，大部分付款周期4 d，说明该环节是影响公司费用报销和资金支付的主要因素之一。

3.2.定性分析

1) 施工合同未签订。对于公司承揽的部分紧急工程，由于无合同或委托函，财务资产部未创建工程项目产品，不能及时开展付款或报销工作。

2) 财务管理模式变化及人员流失。近5年公司财务人员流动率30%左右，导致项目财务管控水平下降。石油管道局旗下仅有2家单位实施财务共享管理模式，不利于推动财务共享改革。

3) 项目人员缺乏责任意识。① 大部分项目存在费用发生后，不及时与供应商索取发票，导致进入付款环节时间拖延；② 单项经济业务超过3万元以上，需要通过公司合同系统签合同，而部分项目不提前筹划签订合同事项，进而影响费用报销和资金支付；③ 部分涉及到挂账的业务，如预付加油站的油料费、征地赔偿费等，项目业务人员不提前申请往来单位，造成资金不能及时支付；④ 项目业务人员应先在ERP系统完成服务确认和发票预制工作后，才能启动付款工作，但大部分项目不提前开展该步骤工作，而是付款时才与分包商进行进度确认，并要求分包商开票；⑤ 部分单位对资金计划报送工作不重视，特别是虚报收款计划，造成公司资金紧张，而不能按时支付。

4.提高资金支付和费用报销效率的建议

1) 明确处理时间节点，确保业务及时处理。财务部门明确费用报销和资金支付环节后，个人报销业务必须在36 h内处理完毕。

2) 严格以收定支管理，落实资金主体责任。分公司主动控制资金支出和加快工程收款，以解决公司资金紧张的局面。

3) 核定资金计划额度，资金支付自主安排。确保分公司按工程实际情况和资金轻重缓急程度，合理安排各项目资金支出。

4) 加强财务人员管理，提升财务服务质量。如规定项目主管会计上线服务天数、与项目主要领导和业务人员沟通频次等，强化财务与项目的联系，提升财务服务质量。

5) 建议分公司、项目部加强业务人员责任意识教育，能积极主动学习相关制度或要求，以提升办理业务的效率。

6) 规范审核、审批环节，提高审核、审批效率。建议项目部督促业务人员在开具发票后，及时提交报销，并纳入绩效考核范畴。

7) 尽早办理付款手续，便于财务合理安排付款，确保各项资金及时支付。

5.结语

提高资金支付和费用报销效率，是财务管理和核算重要环节之一。在企业实施财务共享过程中，部分环节存在不适应现象，通过深入分析各环节“病因”，找准“病症”，对症“下药”，才能提高资金支付和费用报销效率。