项目设计文件与网络设计流程及设计档案管理之浅析

李若素

摘要：项目设计文件是设计单位在项目建设各阶段形成的各种文件；网络设计流程管理是一项需要设计部门全员参与的信息技术元素融入的设计文件归档过程；设计档案管理是为项目设计文件和网络设计流程服务的终级信息库。三者相辅相撑，协调促进为现代设计企业档案管理创新发展之趋势。

项目设计文件是设计单位在项目建设各阶段形成的各种文件，包括初步设计，施工图，设计更改，竣工图等内容，是项目档案的重要组成部分。它是设计单位设计档案管理的主要工作内容之一，它的收集，整理，归档是设计档案管理的基础，它为项目设计的各项管理提供了保障。

随着国际，国内项目与时俱进的发展，建设工程项目数量的增加，形成了大量的业内资料及工程项目设计文件。在设计企业中作为追踪整个工程项目有效管理步骤，贯穿于建设工程项目的质量与质量控制起着重要的作用。以往传统的项目设计文件手工归档模式是在工程项目设计工作开展过程中，由部门项目计划员填写出图单，送晒，打印硫酸纸底图。再通过资料员和档案室完成归档交接。与此同时，硫酸纸底图所对应的电子图档则分散在各设计人员的电脑里，一般采用事后归档的方式，在项目结束后由项目负责人或指定人员收入单位指定的数据库。但有了网络设计流程使各专业技术人员能在走完设计流程时及时将电子图档归入档案人员在网络系统中建立的不同工程项目数据库中。使档案的归档完整性得到有效的保证。

在项目设计文件生成的过程中，各专业设计文件的形成有其特有的规律性，文件与文件之间也有一定的关联性和成套性。作为专职档案管理员不是专业的项目直接参与者，因此在收集设计档案的过程中往往无法很好地把握文件之间的关联性和项目进度而导致收集不齐全或不及时。而相关设计部门的专业技术人员和项目计划员由于是工作的直接参与者，也可能是文件资料的直接生成者，由他们收集其工作过程产生的各类设计文件，并通过网络设计流程在收全方面比专职档案管理员更具优势。故在设计部门推广网络设计流程，以设计工作经验的基础，加上必要的档案业务知识培训，是为设计档案的收集工作垫定坚实的堡垒，同时也减少专职档案管理员的工作量，减轻其工作压力，缓解人手紧缺与工作繁重之间的矛盾。节约企业在档案工作中的人力投入成本，实现了企业人力资源的优化作用。

网络设计流程管理与档案管理，质量管理一样，是一项需要设计部门全员参与的工作。在流程系统设定之初，编制研发组就确立了以项目团队，专业技术人员为主，开展设计流程制定，跟蹤，归档的模式。这是基于广大的专业技术人员是设计流程管理系统形成主体的理念，只有他们的参与才能从设计文件形成的源头控制设计档案的质量，否则做好档案工作只是一句空话。设计流程由于信息技术元素的融入，管理从纯档案管理向与技术相融合发展，是创新管理的一次重大突破。

当今社会是一个信息化的社会，人们要查询信息就会上互联网，从各种网站搜寻自己需要的信息，这与传统获得信息的方式有着根本的不同。档案作为企业的一个信息源，在传统的查询方式中，是以纸质书本式检索工具为主。而当今互联网时代，给信息的查询带来了很大的便利。

设计档案也是各专业技术利用者可以通过企业局域网在自己的权限范围内方便快捷地查询档案，收集有用信息，充实，完备设计思路，对已有设计档案案例进行分析，借鉴和提升，更好的完成新的设计工作。这种设计文件档案本身就具有一定的先进性，前瞻性和可操作性。有了新的理念融入，又能体现创新精神，才能适应时代发展的需求。

而网络设计流程管理因为有了专业技术人员和项目成员的参与，并融入了大量技术标准和信息元素，使设计流程的可操作性得到大幅度提高，因此它们是专业技术人员，项目组成员共同参与的成果。

档案为项目设计提供的不仅是服务，而且是记录和反映工程质量的最好见证，对于电力设计项目来说，初步设计施工图，设计更改离不开档案的支撑，竣工验收离不开档案的保障。设计创新更少不了档案的保驾护航。因此，企业里的档案的有效利用也是档案工作的最终目的，只有当档案得到了有效的利用，才能体现档案岗位存在的必要和档案人员的价值。档案工作的各环节都是围绕着档案利用展开的。

现实中，许多档案工作在为企业创造经济效益方面具有滞后性和不确定性，因此直接影响企业管理者对档案工作的价值评估，进而影响到企业对整个档案工作人、财、物的投入。

就对档案工作比较重视甚至高度认可档案及档案工作对企业发展的重要性的企业来说，认识到了档案是企业资产的一部分，需配备独立的存档空间和相应的软硬件配套管理设施。我单位亦是如此的一个设计企业。首先，企业领导重视企业档案工作，遇到特殊情况时领导及时调整工作安排，为档案工作提供足够支持。其次，企业档案管理中心加强对企业设计部门的宣教培训及工作指导，在设计部门专业技术人员设计流程与归档运转遇到问题时及时帮助解决，使其设计文件归档工作更加快捷和便利。最后，建立了适当的奖励机制，档案管理工作是一项自主性强的工作，员工的责任心，细致程度等主观因素对工作质量起着决定性作用。除对设计部门专业技术人员进行了正向考核，对设计档案管理工作完成出色的设计团队也给予一定物质和精神奖励。极大的提高了专业技术人员参与到设计档案管理中的积极性，在维持项目设计文件及时，有序归入企业档案管理中心有很大的促进作用。endprint