文书档案管理在企业管理中的应用

袁玉丽

摘 要：本文将现代企业的文书档案管理工作作为主要讨论的对象，着重分析了现代化的管理模式社会发展中所出现的必然产物，也就是企业在发展过程中所需要经历的革新路程。并通过简单分析文书档案管理在企业管理中的具体应用，并针对实现现代化企业文书档案管理工作的具体对策，最大化地令现代企业文书档案管理工作的整体质量得到有效保证。

关键词：文书档案管理 企业 对策

中图分类号：G420 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）09（b）-0083-02

1 现代且有文书档案管理工作的主要发展形式以及显著特点

1.1 自动化与现代化是现阶段发展的大势

随着社会经济不断突飞猛进，企业也得到了相应提升，企业在管理工作当中也要做到与时俱进，通过实现对自动化、现代化的全方面管理，来让自身管理得到更高效的发展。企业展示自身管理的主要方式之一，也就是规范文书档案管理工作，同样也是企业实现现代化管理的主要重点。我国经济的发展也在一定程度上带动了计算机的发展，使得计算机在全国范围内的普及程度越来越全面，覆盖范围越来越高，也为文书管理工作的人员操作减轻了负担，提高了文书档案管理工作的整体质量。档案办公自动化也有效提升文书档案的整理、编辑水平工作，通过现代化的新型管理模式，促使文书档案的储存量得到显著提升。

1.2 现代化管理的优势

普查文书档案，由于企业文书档案信息资源的全面性，这也就对企业文书档案管理工作上提出了更高的要求，现代企业的文书档案管理相较于传统的管理模式，具有不可比拟的优势特点，能够从繁琐复杂的工作环境中彰显出独特之处，这也能够为企业节省一定的人力管理成本投入。信息化、现代化的管理水平也能够针对文书档案进行完备的普查，从中发现文书档案信息的利用价值，为利用者建造一个良好的检索条件。除此之外，信息化管理，首先也要做到规范化、标准化。因为现代且有的档案卷宗大都是在不使用的情况下随意放置，杂乱无章。其中因为保管期限的不确定性，各种文书又存在重复现象，甚至里面还包含了一些没有价值的档案，这些都是要进行清查的，确保在以后的工作当中计算机操作起来不会再有重复以及效率低下的现象发生。

对各类档案宗卷进行整合校对，信息化管理能否顺利实行，将对档案卷宗的整理分类规范程度将起到重要影响。将卷宗里面繁杂多变的内容进行重新整合，整合之后的卷宗也要保持与原信息当中存在联系的文件组合的原则，要把检索要素标注在最明显的位置，这样才能确保工作者在进行相关工作的时候，提高工作效率，减少失误的发生，能够最大程度上节省档案管理的投入成本。确保所查找问题的严谨性、完整性，紧随时代潮流发展。现代企业文书档案管理工作就是要利用计算机技术的实际可操作性以及便捷性来对企业文书档案进行最为高效科学化的管理[1]。

2 计算机在企业文书档案工作中的主要应用

由于档案管理工作人员长时间在传统老旧的工作方式下，从事繁重的工作量，所以就会很难避免问题的发生，更别说有效提高档案管理工作的质量和整体效率了。而计算机管理在文书档案中的应用就是通过一点一点来的。现代企业档案管理工作的终极目的就是把其中所涵盖的所有档案都能为管理中心所使用，而计算机的使用则是在这一方面提高了对档案的利用效率，并且能够将管理人员从传统繁中复杂的工作环境和模式中解放出来，为企业的文书管理营造出一个良好的工作管理氛围。

在对其进行实际操作的过程中，计算机管理能够有效地针对文书档案重要程度、对其使用效率的高低、开放程度等主要特点来进行相关分类整合，始终将开放核心信息档案，使用频率高的文书档案放在首要位置，与此同时对文书档案进行对应等级划分。在现代企业的文书档案管理工作当中，可以根据档案卷宗的主要特性并结合计算机本身工作的特性，来进行有效分类整理，针对其中内容单一、没有实际利用价值或是利用价值不高的来进行分类整理。而对卷宗总是涉及到重复内容，反复性比较强的档案单独进行分类排查。针对卷宗内容庞大且杂乱无章的档案还要进行逐一的分级记录。这样就不单单是有效处理档案标题要素的基本问题，而且对各个记录的条目也能做到具体优化，提高了工作的时效性以及整体工作效率。

同时，计算加在文书档管理中的应用价值是显而易见的，通过计算机将卷宗中一些比较好的信息内容进行直接输入存储，并进行有效的分类规划。对其中一些比较特别，或者是被重点标记的档案，可以将里面所标注的详细个人信息如实、仔细地记录到卷宗目录当中，然后在使用进算计进行统一编号处理划分种类。这样分工明确，也为工作人员在进行管理过程中提高了方便，也提高了人们浏览重要信息的时效[2]。

3 组建文书档案管理制度

首先要知道，企业档案的管理标准是根据国家档案专业部门所颁布的档案管理指导条例具体制订的，具有权威性、真實性等显著特点，也是企业档案部门对相关业务进行管理的主要凭据。

企业首先要做出一个文书档案模块，并且根据企业现阶段发展情况，能够对文书档案管理相关方面的工作实行提出一个明确的目标，该组织机构也能起到文书档案建设强度决定性的相关要求，还能针对文书统筹方面做出建设性的工作，更好地配合文书档案管理部门和企业各个部门之间的相互协调沟通。

企业需要先制定一套完善的企业管理制度和文书档案管理制度，因为相关制度的制定能有效地对企业的领导员工的工作状态和行为做出有效规范，对他们行为上的规范起到约束作用，有效加强企业各部门之间的紧密联系，可以促使企业向更长久、更健康的方向持续发展。要注意一点，企业管理层的模范带头作用有时也能起到很大的引导效果，对于营造一种积极向上的良好氛围有着促进作用，这在企业文书档案的构建中也是占有非常大的比例的。

企业还要对员工业绩以及现代化的文书档案管理制度制定出一套完整有效的考核机制，这样才能在最大程度上促使员工职业目标与企业经营战略的统一结合。通过实施相应的奖罚制度，定期对员工的工作情况进行审查检验，做到有奖有罚，从而能够充分调动企业员工在工作当中的热情和积极性。企业资源当中最重要的一环就是文书档案信息资源，因此针对文书档案信息进行管理的同时，必须要坚持以人为本的服务性原则，为员工提供一个积极良好的工作氛围。并且在此基础上加强企业现代化文书档案管理工作，为企业整体资源配置起到一个良好的促进作用[3]。

总之，加强对文书档案的管理工作，也是企业发展的一个必然要求。尤其当今社会是一个信息时代高速发展的社会，企业之间的核心竞争说白了就是对薪资资源的争夺。所以在这样的大环境发展下，企业首先要做的就是为文书档案管理工作热源提供一个好的工作观景，并通过充分调动他们工作过程中的积极性，来促使把企业整体发展都得到完善和强化，提高企业管理能力。

参考文献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（9）：50-51.

[2] 陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013（1）：191，194.

[3] 文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62-63.