计算机技术在办公自动化中的应用探析

刘衡燕

摘 要：随着计算机网络化进程的日益加快，计算机技术也成为新时代、新背景下的典型代名词，它所惠及到的行业数量也与日俱增，依托于计算机技术，越来越多的企业引入办公自动化流程，旨在提高工作效率，间接为企业创造经济效益与社会效益。

关键词：计算机技术 办公自动化 应用探析

中圖分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）12（c）-0008-02

企业决策者为了顺应市场经济需要，适时采取有效措施进行企业改革，办公自动化管理理念就是改革模式中最重要的组成部分。随着市场竞争形势日趋激烈，企业的办公自动化应用水平也在悄然提升。

1 办公自动化的概念认知

办公自动化就是计算机网络技术与现代化办公有机结合到一起的办公模式，它突出“自动化”理念，而打破了过去的人为操作格局。办公自动化在各企事业单位中也被称为OA系统，而在政府部门则被称作电子政务。实行办公自动化对提升办公效率、确保办公质量、满足企业需求具有现实意义[1]。

随着办公自动化在各大企事业单位的普及，也衍生出一些智能办公的分支，比如大数据管理，它就是基于办公自动化而产生的新名词。目前，企业管理中除了建立完善的办公自动化平台外，还兼顾建立了大数据管理库，旨在进一步提升管理绩效，跟上现代企业管理的步伐。

办公自动化最初归属于计算机软件的类别，经过不断的实践创新，逐步建立了网络数据平台，它不仅是各个行业依赖的办公方式，而且还能整合各个行业的各种资源，包括人力资源、财务资源、后勤保障资源、管理资源、组织资源等，通过各种资源的整合，建立完善的数据库，将这些资源所涉及到的文字、图片、影像等资料全部纳入数据库当中，进行统一管理监督。应用办公自动化使企业管理更具公允性，企业决策层领导的管理效力与各个部门的执行效果都能够得到切实体现[2]。

2 办公自动化平台的优势

办公自动化的出现完全取代了人工办公，而各个企业也在实际经营管理过程中，对办公自动化平台时时进行优化，以求实现办公效率最大化。

2.1 形式独立，易于管理

办公自动化有效地运用了计算机技术，而在实际工作中发挥着至关重要的作用。对于企业来说，办公自动化平台的性质大同小异，而它们却存在一个共性，就是相对独立而不分散，在管理时，只需要借助于一个客户端就可以实现远程操控，这也是企业决策者热衷于办公自动化管理的主要原因[3]。

比如企业内部的指令下达，以往通过发放文件的形式予以传达，接收人却往往将文件精神抛在脑后，未能及时传达，导致领导的指令失效。而现在只需要通过自动化办公平台发布指令，直接下属部门或管理人员第一时间接收到指令，及时形成发放指令，一键操作就可以实现文件内容的传递，只要基层管理人员或员工打开电脑，办公平台就会发出指令提示，使文件精神得以落实。自动化办公平台的独立性更易于企业决策者直接管理，省略了不必要的中间环节。

2.2 信息同步，数据精确

对于企事业单位来说，各级管理人员打开自动化办公平台的界面时，都需要输入网络管理员预设的账号和密码进行登录，进入主业面以后，所有人看到的信息与管理员看到信息完全一致，而且当企业发布新的信息时，所有人会同时看到信息内容，这中间不经过任何缓冲的过程，确保了信息同步分享，以及数据的精准[4]。

2.3 操作便捷，数据安全

建立办公自动化平台的目的就是为了提高办公办事效率，同时也是为了保障企业内部数据的安全，而办公自动化平台从登录客户端的操作开始，就设置了层层安全防护屏障，使外来人员无法获取界面信息。而且数据库中的数据及文件资料信息也进行了加密设置，没有网络管理员的解锁密码无法开启。这样一来，只有企业内部人员才有登录和访问平台的权限，哪怕换作别的电脑登录，也会被限制区域登录权限，进而保障了企业信息数据的安全性。

3 计算机技术在办公平台中的应用

办公自动化平台依托于计算机技术存在，因此，在平台实际运行当中，计算机技术起到了至关重要的作用。

3.1 数据及文字处理技术的应用

计算机技术在办公自动化平台中的应用，使办公流程得到简化，数据处理方式得到优化。尤其是计算机技术当中的文本处理工具，为企业的文职人员提供了便利条件。比如Word、WPS等文本处理软件，已成为绝大多数企业进行文字信息处理时所应用的办公软件，而软件开发者每年对现行版本进行升级，优化了软件结构，加载了很多新的功能，让使用者开展工作时更易于上手，易于操作。像文本处理中的制作表格功能、简单的绘图功能、文字纠错功能，都在一步步地进行改进，以满足更多用户的需求[5]。

3.2 信息获取的及时性

计算机技术衍生出很多新兴的行业，而这些行业作为企业获取数据信息的载体，已被公众所认可。像早期的搜狐、网易、360网络客户端，每天都有数以万计的信息量。企业的管理人员在经营管理过程中必须要吸收新的知识，以充实自己，提升身的管理水平，因此，也离不开外界信息的养分汲取，恰恰是计算机技术所延伸出来的这些客户端分支，为企业管理者提供了高效、快捷、及时的信息数据，为管理者做出正确的决策判断提供有力依据。

3.3 交流沟通零距离

企业传统的交流沟通一般都采取电话与面谈的方式，而受到空间和时间的限制，有些管理者不能及时获取领导的指令和思想，对今后开展各项工作极为不利，而计算机技术的应用有效的解决了这一难题。

结合互联网，企业通过办公平台，利用先进的计算机技术实现远程交流，是众多企业采取的交流方式，这种通过视频直播的方式与领导直接面对面沟通，也被广大企业管理者所接受，同时也拉近了与领导之间的距离，沟通不受阻，信息传递及时透明，进而大大提升了工作效率。

4 计算机技术应用存在的问题

虽然计算机技术为我们的生活提供了便利，但是由于我国计算机技术起步晚，在应用过程中还或多或少的存在一些亟需解决的问题。

4.1 专业人才短缺

计算机技术属于高端技术，需要专业人才的支撑。目前，众多企业中并没有专业的计算机技术管理部门，只是设置了1名或2名网络管理员，负责对日常的办公自动化平台进行维护，而网络管理员的专业技术水平与计算机技术所要求的层次还相差甚远，他们只能解决存于表面的自动化平台故障，并不能有效解决计算机终端的问题，所以导致企业办公自动化平台的正常运行受到影響，进而使企业的整个办公流程受阻，给企业带来直接的经济损失。

因此，对于企事业单位来说，应注重计算机技术人才的培养和外聘，打破目前的管理僵局，建立完善的人才引入机制，进一步优化企业办公自动化平台以及做好后期的运行维护工作。

4.2 安全性能还有待提高

企业最关心的就是数据安全问题，一旦大量的数据信息泄漏，无疑会给企业带来巨大的经济损失。目前，办公自动化平台安全防护机制还不够健全，相关的安全风险应对措施还不完善，后台安全监管力度还有待加强。企业应专门设置一个办公自动化平台的管理部门，明确主管领导的职责，实时对办公自动化平台进行有效监控，进而查找出其中的漏洞与问题点，并及时予以纠正，避免给单位带来损失。

5 结语

计算机技术在办公自动化中的有效应用，取缔了以往的人力办公格局，突出了计算机技术的强大指导性功能。随着企事业单位各级领导者的思想意识普遍提高，对办公自动化的认知力也必将上升到一个新的高度。相信在未来，我国的办公自动化技术与计算机应用技术一定会达到世界领先水平，受众群体及受益人群也会大幅度提升，人民群众的生活质量也会实现新的飞跃。

参考文献

[1] 张步峰.计算机技术在办公自动化中的应用探析[J].数码世界，2017（12）：414-415.

[2] 张婧.试谈计算机技术在办公自动化中的应用[J].电脑编程技巧与维护，2018（7）：63-64，90.

[3] 张雷，张正斌.探究计算机技术在办公自动化中的应用[J].科学与财富，2017（18）：233.

[4] 韦忠庆.计算机技术在办公自动化中的应用[J].科技风，2017（12）：86.

[5] 李薇.办公自动化中的计算机技术应用[J].数字化用户，2018，24（9）：137.