浅析办公室管理中的办公自动化

李博睿

摘 要：办公室是各单位实施信息处理以及公文签收和传达的阵地，办公室体现的信息处理能力影响整体办公效率，单位需要通过强化办公效率方式提升竞争实力。自动化可以给办公室提供更好的硬件支撑，也可以给办公室带来更多的软件系统保障，进而实现工作效率以及质量的提升。得到计算机以及网络技术的支持，办公业务正在实现自动化的发展以及处理，改变之前信息沟通不流畅的问题，以此让办公室实现更好的业务处理，应该思考如何提升办公自动化。

关键词：办公室 办公自动化 信息交流 办公人员 办公软件

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）12（a）-0-02

当前是办公自动化的发展阶段，办公室不仅要开展硬件设备的建设工作，也需要借助各项软件系统实施自动化的业务处理，例如对文件和文档信息开展管理，保障信息交流的通畅性。单位不仅在硬件建设中运用计算机以及打印机等办公设备，也应该让各项软件系统也在办公室中得到更好的运用，以此各项办公业务的自动化处理提供更好的保障。所以，各单位或者是企业需思考怎样借助办公自动化强化办公室整体的管理效果，提升办公室各项工作质量。

1 对办公自动化的思考

1.1 发展历程

通过对相关研究资料开展分析，可以看出办公自动化一共经历3个发展阶段，分别是起步、应用以及发展阶段。起步阶段是指对文件开展处理工作，对各项档案资料实施管理，虽然建立基本的数据处理中心，但未能对这些数据开展综合性的开发以及实际运用。应用阶段是借助互联技术而发展起来的，通过网络技术的运用实现刚各项信息数据的共享以及多方交流。尤其是在那些具有多个部门的单位则可以借助自动化实现数据以及各项信息的传递以及应用，这样可以对办公决策以管理层提供较好的数据支持。发展阶段则是指不仅在硬件建设中运用计算机以及打印机等设备，各项软件系统也在办公室中得到更好的运用，在自动化办公中发挥更好的作用。

1.2 基本特征

办公实现自动化的发展，可以体现在以下几方面：第一，稳定性。办公室需处理多项业务，也对整体信息处理能力提出较高要求。尤其是那些大型企业需要让办公设备实现高负荷的运用，必须要体现出较好的稳定性，这样才能给自动化办公提供更好的支撑。第二，易用性。要实现自动化的业务办公，则应该考虑实施自动化业务办公的目的，降低整体工作压力以强化办公效率。为此，需保障办公软件以及设备易用性，如保障UI界面的简洁性，强化软件的效果。第三，安全性。办公室各项文件或者是档案信息有着机密的原则，需要保证各项办公信息的安全性，这是办公业务实现自动化处理的基础，也应该是其基本功能。

2 实现办公室自动化发展的要素

当前是办公自动化的发展阶段，也就是说不仅要在硬件建设中运用计算机以及打印机等设备，也应该让各项软件系统也在办公室中得到更好的运用，以此各项办公业务的自动化处理提供更好的保障。但是，要想实现自动化的业务发展，就应该保障自动化的各项要素。首先，通信平台。办公室在进行管理时需要对基础部门提供的文件以及各项资料进行整理以及运用，这需要给办公管理提供通信平台，以此让各个部门实现有效的联系，为自动化的业务办公提供信息支持。其次，构建信息发布的软件平台。领导层在制定一些发展决策或者是传达文件时，需要及时将这些信息或者是文件内容传达给基层部门，这样才可以让基础部门对这些精神以及文件内容进行合理的贯彻以及落实。一些企业受到部门数量的限制，未能对各项信息开展有效的传达，必须要借助自动化的信息平台进行各项信息的传递。最后，要积极建立自动化的工作流程。针对那些技术性不高且体现较强重复性的工作，可以借助系统实现自动化的处理，如对办公文件进行收发以及常规公文处理等工作。

3 促使办公室自动化在办公室管理中运用的方式

3.1 实施技术创新

通过对相关研究资料开展分析，可以看出办公自动化一共经历3个发展阶段，分别是起步、应用以及发展阶段。在经历以上发展阶段之后，国内已经形成比较完善的网络化办公系统，给办公业务的开展提供更好的保障。随着各项办公业务的发展和相关技术的演变，需要对自动化的业务办公进行技术创新，促使办公室开展更优质的办公。从单位或者是企业角度讲，要想实现自动化的业务发展，就应该保障自动化的各项要素，最为主要的是保障技术的先进性。通过引入先进的办公系统或者是技术，可以在信息查询以及文件传达等方面发挥更好的作用。例如，要選择那些兼容性比较高且运行速度较快的硬件设备，这样不仅能保障系统运行的稳定性，也能提升整体工作效率。同时，在进行软件运用的时候，应该让多种技术系统实现有效的融合，提升自动化办公的程度。

3.2 对办公人员开展业务培训

办公人员体现的技术操作能力以及业务能力对办公室的自动化处理起到决定作用，也影响自动化的应用情况。而办公自动化是建立在互联网以及信息技术的支撑上，各项技术体现出变化较快以及技术要求能力比较高等特点，如果不能让办公人员熟悉各项操作技术，不能合理借助办公软件开展自动化的处理。这样就不能体现出自动化办公的优势，也很难提升整体办公效率以及处理能力。为此，企业应该对办公人员开展业务培训，让办公人员可以对现代化的办公设备以及软件系统进行正确的操作。同时，也应该对办公人员开展管理学以及统计学等领域的教育。通过技能培训方式增加他们对办公技术进行合理的应用，如让办公人员可以对制图软件等进行合理的操作。此外，单位也应该积极给办公人员提供各种办公能力的培训机会，让他们可以熟悉各种办公系统以及设备。通过开展以上几方面的工作，可以有效提升办公人员借助现代技术以及办公软件进行业务处理的能力，稳定提升办公处理的效率以及质量。

3.3 强化硬件建设，保障文书档案保管的安全性

要想实现自动化的业务发展，企业不仅要实施技术创新，对办公人员开展业务培训，也应该强化硬件建设，保障文书档案保管的安全性。上文中讲到办公室各项文件或者是档案信息有着机密的原则，需要保证各项办公信息的安全性，这是办公业务实现自动化处理的基础，也应该是其基本功能。而要想实现自动化的办公处理，就应该保障硬件建设的质量，通过不断提升硬件建设的方式保障办公处理的效果。在进行自动化的办公业务处理的时候，需要指导从事档案管理的工作人员运用现代化的办公设备，这样可以提升办公室对档案文书进行管理的质量。同时，企业需引入工作性能比较高且价格合理的技术设备，这样可以让办公室实现自动化的处理。为了更好保障档案管理的安全性，企业需要在保障技术创新的同时通过局域网的方式保障内部网络的安全性。这样可以杜绝外部网络对企业信息带来的威胁，如垃圾信息，这样可以强化整体办公网络的安全程度。

4 结语

综上，企业不仅要在硬件建设中运用计算机以及打印机等设备，也应该让各项软件系统也在办公室中得到更好的运用，以此各项办公业务的自动化处理提供更好的保障。而随着各项办公业务的发展和相关技术的演变，需要对自动化的业务办公进行技术创新，促使办公室开展更优质的办公。同时，企业应该对办公人员开展业务培训，让办公人员可以对现代化的办公设备以及软件系统进行正确的操作。此外，企业也应该强化硬件建设，保障文书档案保管的安全性。

参考文献

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