事业单位人事档案管理工作存在的问题分析

刘洋

摘 要：基于新时代背景下，社会经济的发展与各方面人才息息相关。人事档案作为储存人才信息的基本载体，为能积极响应时代发展实际要求，深化人事档案管理成果已经成为一项重要任务。本文以事业单位人事档案管理实际情况为出发点，通过分析人事档案管理工作面临的问题，然后制定了有针对性、有目的性的解决对策。

关键词：事业单位 人事档案 管理工作 策略

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）12（a）-0-02

从本质上分析，人事档案管理指的是进行人事档案收集、归类、整理、保管、鉴定、统计以及应用等的活动，兼具服务性、保密性功能，是人力资源有效开发、打造和谐与稳定社会的一项重要力量。基于此，事业单位的人事档案管理工作需要贯彻落实解放思想、与时俱进、勇于创新的基本原则，根据人事档案管理工作实际情况进行深入思考、探索，进一步优化人事档案管理制度与程序，积极开展人事档案管理信息化建设，从而实现事业单位人事档案管理成果的有效提高。

1 事业单位人事档案管理工作面临的问题

1.1 人事档案管理工作混乱

人事档案管理工作，是根据管理权限与单位隶属关系实行管理。纵观事业单位的人事档案管理实际情况，有的人事档案由单位的政工科进行保管，有的人事档案由人才中心进行托管，甚至有的人事档案由劳动机构、或者是社保机构进行保管，存在着明显的管理主体模糊问题，从而造成人事档案管理工作无从谈起[1]。

1.2 人事档案管理制度不完善

目前，一些人事单位尽管建立了人事档案管理制度，可是制度在落实过程中存在着许多问题，例如借阅、转递人事档案时，经常发生未填写档案传递通知单、未登记借阅相关手续、未按照机密规定传递、未及时填写回执单等不同问题。

1.3 人事档案管理方法滞后

从人事档案管理方法角度分析，一些事业单位在进行档案编目与检索工作时，依然使用原始的管理方法，也就是进行人工管理与检索，由此面对庞大的工作量，不仅工作效率低，而且也不能保证准确性，人事档案管理工作仍然以“保管型”为主，忽略了档案管理信息化建设，很少使用软件系统实行档案管理[2]。此外，大多事业单位的人事档案管理工作未进行数字化建设，忽略了互联网环境下人事档案信息接收、传输、存储以及资源共享，进而造成人事档案查询时间过长，无形之中增加管理成本。

1.4 人事档案管理意识薄弱

有的事业单位在人事档案管理方面缺少系统性与规范性，而且档案管理工作者也没有高度重视档案管理的重要性，偏见的认为只需妥善保管档案即可，未将人事档案管理纳入管理工作范围，以为人事档案只要不发生丢失、泄露等问题，就可以满足上级检查要求。

2 加强事业单位人事档案管理的新策略

2.1 优化人事档案管理体系

从理念角度分析，事业单位需要高度重视人事档案管理工作的作用和价值，根据档案管理实践经验及时优化思路、创新机制，积极响应人事档案管理工作的现实要求，实现人事档案管理体系的优化与创新[3]。详细而言，要通过制度建设强化人事档案管理的严格要求，实现人事档案管理制度化，为人事档案管理提供良好的制度平台。以人事档案管理工作实际情况为立足点，深入思考人事档案管理工作暴露的问题，然后提出有针对性、有目的性的应对之策。优化、改进人事档案管理工作的责任机制，切实增强制度执行力，将每一项责任有效落实到部门、岗位、职员，深化人事档案管理工作者的责任感与责任观念。

2.2 规范人事档案管理工作程序

能否保证人事档案资料的完整性与规范性，是评估人事档案管理工作成果的关键标准。所以必须规范人事档案管理工作程序，有效实现人事档案收集、归类、鉴别以及传递等工作环节[4]。（1）妥善处理人事档案收集工作，按照规定的时间准时收集年度考核、干部任免以及考察资料等档案信息，以保证档案资料信息的完整性。（2）认真进行人事档案鉴别，主要对人事档案材料的日期、真实性、完整性以及相关手续等内容进行鉴别。（3）科学整理人事档案资料，关于归档材料需要根据基本原则实行立卷整理，力求可以分类准确、目录明了、编排有序、纲目清晰、装订整齐，如实反映人事基本资料信息。（4）妥善处理传递工作，针对转出的档案必须认真填写“档案传递通知单”，借助机要交通进行传递，或者是由档案管理工作者专门进行送取，通过核对确认无误之后，需要于回执单之上签名盖章，然后及时退回档案，并且转出单位。

2.3 创新应用模式，促进人事档案管理社会化建设

事业单位需要根据现实情况，深入思考与研究人才流动之中人事档案管理工作的价值与作用，创新人事档案管理工作的基本方式，对分类管理模式进行优化，结合国家、社会组织以及个人实际需求分级分别的供以应用。健全人事代理制度，稳步深化人事档案的具体应用价值，用于摸索人事档案关于其相对人的具体公开范围与渠道，为个人适宜的赋予知情权与建议修改权，必须保证人事档案资料信息的真实性。用于探索与研究人事档案新的应用天地，构建社会化的人才诚信档案信息库与社会公共信用系统，有条不紊地创建新型人事档案信息相关发布平台，最大程度上提升人事档案的实践应用效率。

2.4 重视人事档案信息化建设

基于“互联网+”时代背景下，大数据、云计算等新一代信息技术在各个领域发挥着关键性作用。从传统档案管理角度分析，人事档案管理基本是以纸质载体为主，但是其在利用方面有着一定的局限性。因此人事档案管理工作需要适当的引入数据库技术，科学应用档案管理有关软件，将纸质档案材料通过数字化的方式进行存储，由此不仅可以实现人事档案资料的智能化检索，也能通过信息技术有效规避人事档案资料信息涂改造假问题，有效应用人事档案，进一步了解人事信息，从而为人力资源的科学配置提供真实依据，切实发挥人事档案的作用和价值。

2.5 打造一批高素质、高能力的人事档案管理队伍

目前，纵观事业单位的人事档案管理工作的实际水平，迫切需要一批高素质、高能力、专业化的人事档案管理队伍，以为新时期事业单位的人事档案管理工作带来智慧元素。而高素质、高能力、专业化的事业单位人事档案管理队伍的打造，需要从下述几方面着手：（1）聘用的人事档案管理工作者需要保证公正廉洁、政治觉悟高、有着强大的责任心，可以从思想、行为等方面自觉重视与严格落实档案管理工作。（2）档案管理工作者必須有着超强的业务素质，可以及时、科学的处理人事档案管理工作暴露的各种问题。（3）档案管理工作者务必养成一定的法律意识、责任意识以及保密意识，必须根据有关法律条文规定与各种人事档案管理的规范制度，承担起人事档案管理工作的具体责任。此外，针对档案管理工作者应该进行党性教育，提高其纪律意识，使其可以自觉抵制不良之风。

3 结语

总而言之，优化、创新事业单位的人事档案管理体系，深化人事档案管理工作成果，可以为人才选拔与人才管理提供更加真实、有效的参考依据，保证人事档案资料信息的完整性与真实性，从而为新时代下事业单位的可持续性发展创造有利条件。

参考文献

[1] 甘秋歌.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].杨凌职业技术学院学报，2014，13（2）：84-86.

[2] 鹿晓玲.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].现代国企研究，2016（22）：95.

[3] 邓强，马玉妍.做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓——在发挥大数据优势的背景下[J].边疆经济与文化，2016（12）：107-108.

[4] 罗廷荣.关于事业单位人事档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].东方企业文化，2015（23）：124.