事业单位科学技术档案管理现状和改进措施

柴欣

摘 要：日常工作中，基层事业单位档案人员通过对工作日常情况、相关数据的收集、整理、统计和存档等可形成不同形式的记录，这些记录就是科学技术档案，供以后工作鉴定、资料提供使用。对于基层事业单位而言，这类档案都具有很大的参考价值，有利于优化档案管理模式，让其更数据化、信息化，意义重大。笔者将对基层事业单位科学技术档案管理情况进行分析，列举现阶段所存在的问题，提出一定的优化建议，以期让档案发挥出更高的价值，提高档案管理水平，促进基层事业单位工作更好地推进。

关键词：事业单位 科学技术 档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）11（c）-0167-02

1 现阶段基层事业单位科学技术档案管理的问题

1.1 档案意识不足，档案管理缺乏规章统一性

财务档案、人事档案、经历以及科技档案等事件都归类于基层事业单位档案。不过，很多基层事业单位进行档案管理时多侧重于财务档案和人事档案，未能意识到技术档案的重要性，出现重要事件记录缺失，档案不及时从职工手中回收等问题，如果档案管理人员工作变动，很容易因为交接不过详细或者不交接而发生档案信息无法正确核对的情况，这不仅不利于事业单位的发展还会让国家遭受损失。

1.2 未能对档案管理提起足够的重视

日常工作中，档案管理是一项成绩效果不明显的工作，再加上基层科学技术档案分类多、工作量大、人员不足以及管理繁杂等问题，该项工作一直被忽视，大多时候由其他工作人员兼职完成。此外，有些领导人员存在错误认识，觉得保管档案就是档案工作的本质工作，只需做到资料完全，数据不外漏，符合查档标注即可。

进入21世纪以后，我国各经济领域因为信息技术的发展而不断发展创新，对于企业而言，将信息技术应用与管理工作当中有利于自身的长久发展。事业单位也是如此，信息技术在档案管理工作中的应用能够极大的提高工作效率，实现管理现代化。不过，还有少数事业单位管理人员对信息化档案管理认识不足，工作依旧沿袭以往形式，工作效率低下。再者，某些领导人员觉得建设信息化档案管理将要消耗大量的资金、人力和物力，这种偏差性的认知让其他部门人员几乎都以观望的态度看待档案管理建设，而这在很大程度上阻碍了档案管理信息化建设甚至是事业单位健康长久的发展。虽然有的事业单位在规划档案管理未来发展的过程中将信息化建设列为重点研究内容，然而真正建设当中并没有真正、完全的了解信息化建设的核心与理念，将信息技术融入管理工作当中。

1.3 档案管理人员工作能力低、缺乏管理意识与管理策略

基层事业单位的工作量很大而工作人员不足，且在科技技术档案管理方面的培训也不足，导致相关工作人员不熟悉归档流程、档案材料收集等内容，工作过于被动性，归档材料精确度和真实度都比较低。此外，档案管理人员还存在鉴别能力不足的问题，管理策略效率低下，使得科学技术档案管理只是个表面形式，沒有什么实际效用。

1.4 科学技术档案硬件设施不足，档案利用率低下

现今，档案管理设施基本就是档案柜和档案袋，档案保存也就是将档案整理按一定顺序放好，可见硬件设置很落后。当然，也有事业单位在档案管理中采取软件，不过无论是信息查询、动态跟踪还是资料价值方面都存在明显不足。

机械设备是信息化建设的基础之一，事业单位想要完成档案管理信息化、科技化建设就要提高技术设备的投入力度，为档案管理信息化建设奠定条件。可以说，没有相应的机器设备，档案管理信息化建设就没有实际意义，自然也就没有效果。现今，我们可以发现，影响事业单位档案管理日常工作处理效率的原因几乎都是档案管理设备，这些传统设备已经无法满足当今社会发展下市场经济对其的要求，而且老化且已经趋于淘汰或者已经被淘汰的设备在工作过程中会时常出现问题，不仅影响档案管理工作的推进，还会耗费一定的财力和人力对其维修、保养。哪怕事业单位定期对老化的档案管理设备进行保养，但这无法真正解决设备故障所带来的问题，无法让档案信息保证相应的正确性、安心性和有效性。再者，在资金投入方面，事业单位会有相应的限制，因此老旧设备的更新不及时，从而对档案管理工作效率造成一定的影响。

科学技术档案工作想要保证其有序性、单位协调性和高效性，就要先做到机密性、政策性和专业性。现阶段，基层事业单位科学技术档案管理的优化要从观念入手，采取一定策略，改变领导层和工作人员的思想，正确认知科学信息技术的价值与意义，通过各种优化策略让档案管理发挥出更大的作用，促进基层事业单位的发展，为社会主义现代化添一分力。

1.5 科学技术档案管理不规范，管理机构不明确

缺乏专职人员，档案种类多，工作量大是基层事业单位档案管理的现状，日常工作处理时都是其他人员兼职完成，根本没有相应的整体性。在这种制度不明确甚至是无制度管理的情况下，档案信息的管理与交接都建立在员工自觉性上，再加上交接程序缺乏规范性，责任奖惩不明确等问题，档案缺失时有发生，影响基层事业单位的发展。

2 有关基层事业单位档案管理的改进措施

2.1 健全档案管理制度，提高科学技术档案管理意识，制定档案管理人员科学培新计划

制定并健全档案管理制度，优化流程，改进档案收集不全面的问题，并对员工进行意识培养，提高档案归档的自觉性，让档案管理工作更为有效、实用且科学性。合格的科学技术档案工作人员理应参加各种针对性培训，学习新的管理理念与管理模式，改变意识与心态，在具备相应地政治素养同时能够坚持科学的管理策略与原则，让自身综合水平得到进一步提高，为基层事业单位乃至社会发展贡献力量。

2.2 树立良好观念，提高对科学技术档案管理工作的重视

事业单位档案管理与发展是以工作人员能够意识到科学技术档案管理工作的重要性与意义为基础的。对于基层事业单位而言，想要查询过去数据或者历史情况都要通过科学技术档案来完成。对科学技术档案管理进行完善与规范不但能够让事业单位管理水平得到提高，还能丰富国家档案领域的数据，为结构改革提供借鉴数据，让社会公众查询更具法律性。endprint

2.3 规范管理制度，强化技术档案收集力度

规范科学技术档案管理制度并对其进行完善，根据工作需要明确岗位责任，实施奖惩策略，保障声像、文字、实物、图片等档案类信息第一时间收回。同时，基层事业单位还要采取一定措施来提高职工的档案意识，例如课程培训、宣传讲座等，重点宣传大事件资料以及业务技术资料档案归档的意义，而且这也有利于提高当事人归档意识和主动性，避免因时间过长而发生信息不全等情况。倘若有人违反规章制度，基层事业单位可依据《档案管理违法违纪行为处分规定》给予处罚。

2.4 健全档案管理硬件设施，提高档案管理价值

根据相关文件，提高资金投入，优化档案管理硬件设施，购置全套的办公设备，改善员工工作环境，做到“三室”分开“六防”到位。开展并坚持信息化管理模式，让科学技术档案发挥其拥有价值。

2.5 让档案管理向信息化发展

无论是是时代发展还是管理工作要求，档案管理势必要向信息化发展。现阶段，档案管理不再是简单的文档分类、资料收集，而是实现数字化管理，具备存储检索功能、单子档案备份和所有档案“即办即归”功能，让基层事业单位在进行档案处理时能及时获取档案信息，提高档案归档和查阅效率。

3 结语

综上所述，在新的会发展环境与要求下，事业单位首要工作就是跟上社会的不翻，开展档案管理信息化建设工作。对此，事业单位不仅要扭转领导人员和工作人员對信息技术以及档案管理信息化建设的认知，还要学习当今最为先进的管理模式，争取在面对诸多档案管理问题时能用档案管理信息化建设中的策略解决，这对社会和谐发展也是有一定注意的。诚然，事业单位档案管理工作依旧有很多问题尚未解决，不过只要采取相应的策略，一段时间后，工作情况就会好转，既为将来的管理工作提供参考又促进事业单位部门之间的和谐，让事业单位更为长久的发展。

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