高校二级学院教育教学档案管理模式分析与探索

徐春晓

（山东科技大学矿业与安全工程学院，山东青岛 266590）

教育教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教育教学实践及教学管理资料进行收集、保存，并具有档案保存参考价值的基于教学资料统称。教学档案真实地记录了学校所有的教学实践和管理过程，是一所学校学院学科成长与发展的真实记录，也是高校档案的有机组成部分[1-2]。作为高校教学工作的一个不可或缺地环节，二级学院教学档案管理随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化，对教学档案管理工作也提出了更高的要求。该文分析了目前二级学院教学档案管理模式及特点，以及教学档案管理上存在的问题，对下一步教学档案管理建设进行了一些思考，提出了建议。

1 高校二级学院教学档案管理模式分析

现阶段，高校二级学院教学档案管理主要采用以下三种模式进行分类管理。

1.1 学院统一集中式的管理模式

这种管理模式是指二级学院内部的教学档案室集中管理教学档案信息资源，并为全院教职工及学生提供相关服务[3]。从实际工作来看，学院教学档案管理部门是教学档案管理的主体，这种模式具有纸质版档案材料及教学信息资源管理相对集中，信息安全性强的优点，但是这种集中式的档案管理模式更新教学信息较慢，容易导致教学信息的流失，不利于教学信息的综合利用。

1.2 学院内各专业团队分散式的管理模式

这种管理模式是指建立学院内部教学机构和各专业团队的网络系统，通过该网络系统及时上传教学信息资源并能随时更新，通过内部网站实名登录的渠道来下载教学信息资源，实现分散式的服务供给。这种管理模式，有教学信息更新迅速、信息内容丰富、师生利用信息更加方便等优点；但这种管理模式需要较高的硬件、软件支持，管理专业性较大[4]，由于网络对外开放，教学信息安全性难以保障。

2 二级学院教学档案管理中存在的一般问题

2.1 教育教学档案归档意识较淡薄

长期以来，高校教职工普遍认识不到教学档案管理的重要性，关注点大部分放在课程教学、科研项目上，而忽略了对日常工作中教学档案的归档整理，把档案管理当作是自己的额外工作，导致了在统一归档整理工作时为了应付差事，临时突击整理，教学档案材料自然不完整、不齐全。

2.2 教学档案管理缺乏专业人员

一般高校二级学院档案管理人员不是专业出身，管理人员整体素质不高且不稳定，这主要是因为学校编制缺乏，没有配备专业的档案管理人员，一般由学院教学科人员兼任。这种非专业的兼职档案管理人员缺乏档案专业基础知识，加之学校档案科对档案管理人员的指导培训不足，难免在档案管理工作中出现多多少少的失误，造成归档材料质量不高，缺乏完整性[5]。同时，兼职档案管理人员定岗不稳定，就会造成一位兼职档案管理人员刚熟悉管理流程后，又会由另一位兼职人员接替，导致青黄不接的情况。

2.3 教学档案归档效率不高，数字化建设意识淡薄

随着社会数字化、信息化发展，数字化技术已经成为当今社会发展中不可或缺的中坚力量，但目前大部分高校二级学院教学档案管理还普遍使用纸质版为基础。这种传统的纸质档案，在查阅时需要到档案室，在成千上万份资料中找出想要的信息，尤其是教学评估时期，需要人工进行反复查询相关档案，费时费力，还对纸质档案造成或多或少的磨损率，但是纸质档案是最原始、最有说服力的数据和材料，其地位是电子档案无法撼动的，因此提高档案的数字化建设对保护纸质档案十分重要[6]，但是目前存在的意识束缚使得对档案管理的数字化转变意识不强。

3 提高二级学院教学档案管理建设水平的几点思考

3.1 实行新式集成化管理模式

教学档案管理工作是一项集成式的管理任务，它需要以全范围、全方位的“集成式”的管理思想来指导。随着信息数字化的高度发展，新式集成化管理模式将逐步成为现阶段高校教学档案管理模式发展的大方向。高校二级学院的教学档案管理模式也将逐渐从学院统一集中式和学院内各专业团队分散式的管理模式向新式集成化的管理模式转型。基于这种集成式的管理模式，可以把教学档案管理与其他信息管理系统相结合，如教务管理系统、教师办公系统等，构建成一种多类信息集成式的管理体系，能够实现校内多种信息资源共建共享，进一步提高高校信息资源的有效利用。

3.2 实行档案管理人员专职化或非专业人员素质培训

档案管理工作看似简单，但实际上具有很强的技术和专业性，任职人员要精于档案管理专业知识，其次要对档案管理岗位实行专职专员，杜绝兼职情况的出现。对教学档案管理人员的能力培养要求[7]：（1）提高档案管理人员的综合素质，提高其管理水平和能力，强化管理意识，提高职业道德观念和档案专业素养；（2）对任职的档案管理人员定期进行技术培训，促使其掌握先进的档案管理的技能以及数字化的基本知识，要在教学档案管理中能够灵活运用；（3）加强档案管理人员的沟通能力，档案管理工作是需要涉及很多内容的工作，需要很强的严密性，这都需要档案管理人员有灵活沟通和处理事物的能力，在进行教学档案归档收集时需要与全院师生沟通交流，所以需要很好的沟通能力。

3.3 实行二级学院教学档案分类管理

由于档案涉及范围较广，故可对二级学院教学档案进行分类管理，可分为三类：综合类、教学管理类、教学业务类[8]。

（1）综合类档案包括学校学院制定下发的有关教学规章制度与规定，有关教育教学的重要会议通知、文件，以及省教育厅等上级部门下达的教学文件等。

（2）教学管理类包括有关学生学籍管理的文件，学生奖惩有关材料，有关招生工作文件，学生课程安排表（必修课、选修课）和试验项目文件，教学检查、教学评估等有关文件，各类学科竞赛组织、参赛、获奖等资料，有关教材建设、学媒体课件等资料。

（3）教学业务类包括获各级精品课程及优秀课件、重点建设课程的教学大纲、教案、试卷、自编教材、实习大纲、教学总结、发表的学术论文，毕业设计（毕业论文）总结报告、中期检查报告、毕业设计（论文）电子档案，以及学生在校期间发表的学术论文、各专业实习基地建设情况等材料。

3.4 实行二级学院教学档案管理信息数字化、共享化

随着目前信息数字化的高度发展，其在教学档案管理中的应用模式也越来越丰富，将信息数字化技术应用到高校的教学档案管理中，采用计算机技术归类和保存档案信息，利用网络技术进行更加清晰的分类，从而进一步提高教学档案自身的利用价值，是目前教学档案管理的一个大势所趋。

教学档案管理还要具备“大数据”的管理理念，充分利用各类资源建立具有本专业特色的数据库，充分发挥计算机网络的优势，打破高校之间的信息壁垒，建立开放式、共享式、安全化的教学档案信息资源体系。

3.5 实行教学档案标签化

要加强教学档案的标签化、规范化。标签化不仅应用在纸质载体，还要在数字化的信息中充分利用，标签是人机快速交互的枢纽，一方面通过简洁的词汇向人传递其背后的信息；另一方面通过负责后端的数据处理得出相关标签[9]。因此标签应该是人为规定的高度精练的特征词汇，这些词汇必须具备两个重要特征：语义清晰，使用者能简单易懂地理解每个标签的含义；指向明确，一个标签通常只反映一个信息。通过对档案信息进行标签化，提高教学档案资料调取的速度，提高档案管理人员的工作效率。

3.6 加强教职工归档意识

教学档案归档工作不是一个部门的责任，也不仅是教学档案管理人的工作，它需要每一位教职工的支持。要积极召开全体教职工大会，宣传学院档案管理工作的重要意义，提高全员的归档意识，要做到每位教职工都关心档案工作，认识到教学档案不仅是属于学院档案管理部门的责任，也是与每个人的利益相关联的工作，要纠正那种对归档工作看成软任务、敷衍了事的错误观念。养成自觉积累教学材料并自觉整理及时归档的习惯[10]。首先学院领导、管理人员要首先做出表率，带头做好教学材料的归档工作，每次会议的报告内容及会议记录要及时安排秘书登记，报给有关档案部门存档保管。

4 结语

高校二级学院教学档案管理工作是学校学院管理的重要组成部分，教学档案管理的好坏是衡量学校教学管理水平的重要标志之一。目前在教学档案管理上主要存在教职工对教学档案归档意识淡薄、教学档案管理缺乏专业人员、教学档案归档效率不高、数字化建设意识淡薄等问题，下一步要加强档案管理人员的专职化以及非专业人员的素养培训，加强教职工归档意识，实现教学档案管理信息数字化、共享化、标签化管理。