高效制作PPT不可不知的操作技巧

范婷婷+罗汝芬+施祥同+董镇

摘要：信息时代人们用PPT制作教学课件、演示文稿等，但制作速度却很慢，加班制作PPT是常态化事情。本文结合自己制作PPT和使用PPT的经历，谈谈高效制作PPT的一些操作技巧。

关键词：PPT；操作；技巧

现代信息技术发展突飞猛进，越来越多的教师及演讲者都离不开多媒体技术，PPT便成了当下讲者的宠儿。但由于技巧与经验不足，导致在制作PPT上耗费大量精力。本文结合自己制作PPT和使用PPT的经历，总结了制作PPT的一些操作技巧，以提高PPT制作效率。

一、软件设置技巧

1、快速访问工具栏设置

Powerpoint操作可将一些常用的功能按钮添加到快速访问工具栏中，这样以后再使用该命令的时候，直接单击即可。具体方法及经验如下：

单击“文件”--“选项”--“快速访问工具栏”--“所有命令”，或者直接把鼠标放在快速访问工具栏上单击鼠标右键，选择“自定义快速访问工具栏”--“所有命令”。之后可以把界面左边的一些常用的功能按钮，如吸色工具、对象中部对齐、对象居中对齐、对象底部对齐、对象顶部对齐、对象右对齐、对象左对齐、横向分布、纵向分布、置于顶层、置于底层、合并形状等添加到右边。这样快速访问工具栏中就会显示这些功能按钮，下次使用的时候直接点击即可。同时，还有对应的快捷键可用，ALT+1可实现快速访问工具栏中第一个按钮对应的命令，ALT+2、ALT+3、ALT+4等依次后推，这样操作时就省去了到快速访问工具栏上点击的步骤，在键盘上用快捷键即可实现，操作起来非常方便。

2、最多可取消次数设置

在编辑演示文稿时如果操作错误，要返回上步操作，只需点击工具栏中的“撤销”按钮或快捷键Ctrl+Z即可返回上一步操作，但有时制作内容过多，还未返回到想要的操作步骤就无法再执行撤销命令了。这是因为Powerpoint中默认的最多取消次数是20次，再多就无法继续返回了。其实，Powerpoint中可以将撤销次数最多设置到150次，这让我们在制作内容多的PPT时可以尽情“反悔”。操作方法：

单击“文件”--“选项”--“高级”--“最多可取消次数”设置为150次。

3、加载高效辅助工具

Powerpoint有很多好用的辅助工具可以帮我们更高效的制作PPT，常用的有OneKey Tools 和Nordri Tools，现在好多人用islid替换了Nordri Tools，可以快速实现一些在PPT中要操作几步才能实现的效果，首先在网上下载OneKey Tools 和Nordri Tools（islid），右击程序以管理员身份运行，安装后在“文件”-- “加载项”-- “管理”-- “COM加载项”中勾选OneKey Tools 和Nordri Tools即可开始使用。

4、应用快捷键

将常用的快捷键总结如下：

（1）Enter--新建幻灯片；Ctrl+M--新建幻灯片

在Powerpoint界面的最左侧幻灯片列表区，按下Enter回车键，即可新建一张幻灯片；在Powerpoint界面任意位置，按Ctrl+M也可新建一张幻灯片。

（2）F12–-快速另存为

在Powerpoint中，按下F12会弹出另存为对话框，另存幻灯片。

（3）Ctrl+G--组合；Shift+Ctrl+G--取消组合

在PPT制作中，经常会将某些对象组合在一起再进行动画设置等等，这时，可以选中要设置的对象后，按Ctrl+G进行组合，要取消组合可按Shift+Ctrl+G。

（4）Ctrl+鼠标滚轮向前--放大工作区幻灯片显示尺寸

Ctrl+鼠标滚轮向后--缩小工作区幻灯片显示尺寸

（5）Ctrl+[--缩小文本字号大小；Ctrl+]--增大文本字号大小

（6）Alt+F5--演讲者视图播放幻灯片

二、PPT操作中常遇问题及处理技巧

1、不启动Powerpoint播放幻灯片

操作方法：打开演示文稿所在的文件夹，单击文档图标选择需要预览的演示文稿，右击，从弹出的快捷菜单中选择“显示”命令，将以放映模式预览幻灯片，但是并没有启动Powerpoint程序。

2、編辑PPT的同时在小窗口放映幻灯片

众所周知，想要观看PPT的播放效果，单击“幻灯片放映”即可全屏播放幻灯片。其实，在Powerpoint中可以在编辑PPT的同时观看PPT的播放效果。操作方法：在PPT编辑模式下，按住“Alt”键的同时，单击PPT右下方的“幻灯片放映”按钮，即可实现小窗口放映模式，并不影响PPT的编辑，这样便实现了编辑、播放同步进行，便于修改。

3、取消播放制作好的动画效果

有时给PPT制作了很多动画效果，结果领导说取消动画，数十页的动画效果一个个去删除太浪费时间，PPT中可以一键取消所有动画效果的播放。操作方法：点击“幻灯片放映”--“设置幻灯片放映”对话框下勾选“放映时不加动画”即可。值得注意的是此操作只是不播放动画效果，并没有将动画删除，同时并没有禁止切换动画的播放。

4、快捷进入编辑幻灯片母版模式

制作PPT时，有时需要进入母版里进行总体设置的操作，通常单击“视图选项卡”--“幻灯片母版”。此外，还有更加快捷的进入方式：在PPT编辑模式下，按住Shift键的同时，单击PPT右下方的“普通视图”按钮，即可实现。

5、嵌入字体

当我们使用特殊字体时，保存幻灯片一定要记得嵌入字体，否则在其它电脑上播放时会出现字体丢失现象。操作方法：点击“文件”--“保存”--“将字体嵌入文件”。但有时有些字体无法嵌入，这时就需要把字体拷出来，到演示电脑上安装了。

参考文献：

[1]王国胜.PPT实战技巧精粹辞典[M].中国青年出版社，2014年1月北京第1版.

[2]杨臻.PPT，要你好看[M].电子工业出版社，2012年1月第1次印刷.

[3]王树欣.如何使用PPT制作出高质量的教学课件[J].信息系统工程，2014年12月20

[4]白辉平.浅谈PPT制作的十个技巧[J].科学时代，2011年第17期

作者简介：范婷婷（1984.11）、女、海军陆战学院、510430、讲师、大学本科、主要研究方向教育技术。