《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

一、企业档案工作与业务活动

7.1.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

“三参加”是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的控制措施。产品鉴定、成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动都是相关工作的结论性、阶段性的活动，如果这些活动的文件不能得到及时归档，后补将会是很困难的。企业档案部门或档案人员通过参加这些活动，可以深入了解在这些有关工作和活动中产生哪些需要归档的文件，从而对这些工作和活动的文件完整、系统地归档起到负责把关和维护企业利益的作用。所以，“三参加”应该纳入企业管理制度并认真执行。

7.1.3企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

“四同时”也是几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件进行控制的措施。企业的档案部门与有关管理部门相互配合，共同将“四同时”作为一种企业管理工作流程执行好，可以对企业管理和档案管理起到相辅相成的作用。

二、企业文件的形成、积累要求

文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。

7.2.1文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

文件经过起草、修改、审核、签发等文件处理过程，以一定的记录方式或载体形式制作正式文件的程序，叫文件的形成。文件一旦以某种格式被记录下来，并以依附于某种载体的形式生成和发出，文件的内容和记录方式将被视为不可逆转，因此文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用的年限。所以，本条款要求文件形成时应根据文件的类型，特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

例如：纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，不能使用热敏纸，而应使用字迹、线条和影像的清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制。办公自动化系统中形成的电子文件可先逻辑归档，然后要按照《电子文件归档与管理规范》的要求，定期及时地进行物理归档；其他系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。

7.2.2文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或專项工作档案人员保管。

文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于各单位每天形成大量各类文件材料，涉及到不同的岗位、不同的人员，文件的形成者并非文件的积累者，需要在文件的各个形成部门设置兼职档案人员对本部门形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全完整。因此要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

三、企业文件的整理与归档

文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间，是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等标准的要求。endprint