医院物流管理系统在医用耗材管理中的应用

2018-03-02陈雷吕铭

中国医学装备 2018年2期

陈雷吕铭

随着现代科学技术与信息技术的迅速发展，以及新医改政策的逐步推进，加强医院的信息化建设成为医疗改革的工作重点。目前，医用耗材管理存在着种类繁多、需求量大、资质管理混乱以及审批流程繁琐等问题，不能满足实际工作需求。为此，开发与应用综合运营管理平台下的物流管理系统，以实现医用耗材的资质管理、二级库管理及网络化审批流程，从而提高医护人员的工作效率，加快库存周转速度，全面提升医院运营管理效率[1-3]。

物流管理系统的设计以医用耗材的信息化管理为研究目标，根据现代医院信息化管理的现状和存在的问题，结合系统设计与实现，完成综合运营管理平台下物流管理系统的应用研究[4]。

1 物流管理系统需求分析

医院医用耗材管理存在种类繁多、信息技术落后、控制环节薄弱、审批流程繁琐以及时限较长等诸多问题。为了规范物流管理流程，提高医用耗材库存周转率，降低医院的运营成本，加速医用耗材仓库管理的现代化进程，经过对医院物流管理系统的功能分析和研究，确定了系统的具体功能需求[5]。

1.1 计划管理

医院各临床科室应依据科室自身需求，做好科室一个周期内的耗材需求计划，移交医学工程部，医学工程部接到申请后，将各科室申请汇总，拟定本周期内的医用耗材采购计划。

1.2 采购管理

购进医用耗材必须建立完整的采购记录，包括采购日期、供货单位、材料名称、规格型号，生产厂商、注册证号、有效期等。采购员依据随货同行或发票入库。

1.3 库房管理

主要完成医用耗材的日常出入库事务，通过记录各种出入库单、调拨业务以及盘点业务，管理物资流水账和库存台账，提供实时的物资结存数量。

1.4 查询管理

通过查询管理查询医用耗材计划、采购、入库、出库、库存、资质及有效期预警等信息内容。

2 物流管理系统设计思路与原则

2.1 设计思路

本系统是一款基于物流管理业务程序的计算机软件，使用浏览器与服务器(browser/server，B/S)架构模式在医院当前的局域网中进行程序的研发。物流管理系统是基于Visual Studio 2005研发环境下、使用SQL Server CE数据库管理系统、并以.NET Framework为研发架构的面向用户端的新型管理系统[6-7]。

2.2 设计原则

本系统设计遵循的原则：①简单性原则，在实现系统功能的同时，尽可能使界面操作简单易懂；②实用性原则，兼顾医用耗材的工作流程和客观需求；③安全性原则，有效避免数据资料的丢失、偷窃与恶意修改。同时把握技术的发展方向，采用先进的体系结构和信息技术，便于系统升级，以保证系统的应用性能[8]。

3 物流管理系统功能结构与数据库设计

根据物流管理系统的需求分析，在保证系统基本功能要求的前提下，结合系统必备的功能，确定其功能结构模块，包括计划管理模块、采购管理模块、库房管理模块和查询管理模块。物流管理系统业务流程及功能结构如图1所示。

图1 物流管理系统业务流程及功能结构图

3.1 数据库结构设计

数据库设计，即为在特定环境下设计出最佳的数据库模型，并以此为基础研发数据库与程序，使其可以存储数据信息，以达到用户操作要求。一般情况下数据库应用系统是指各种应用数据库的程序。

数据库结构设计包括6个阶段，即需求分析、概念设计、逻辑结构设计、物理结构设计、数据库实施和数据库运行与维护(如图2所示)[9]。

图2 数据库设计步骤示图

表2 物流管理系统用户数据

其中，在逻辑设计阶段，基于实体-联系图转化成关系模式的转换标准，得到物流管理系统的数据表清单，见表1[10]。

表1 物流管理系统数据表清单

3.2 数据表设计

在物流管理系统中创建5个数据表，即用户表、申请计划表、材料入库表、材料出库表以及材料库存表，并对其进行详细数据结构分析。以用户表为例进行分析，见表2。

4 物流管理系统功能模块设计与应用

4.1 系统登录模块设计与实现

(1)系统登录。系统登录模块是整个医院综合运营管理系统的入口，用于对进入本系统的用户进行安全性检查，以防止非法用户登录系统。用户输入用户名和密码之后，系统判断是否正确，如验证不正确则提示用户名或密码错误，并要求重新输入用户名及密码；如验证成功后则直接进入系统的主界面。当用户确认权限，输入正确的用户名和密码后，进入医院综合运营管理系统，选择相应的工作环境—“物流管理”，进入物流管理系统主界面。系统登陆模块处理流程如图3所示。

图3 系统登录流程图

(2)系统管理。系统第一次运行，以管理员身份登录，初始化系统，配置数据库，增加新用户，并依据用户管理职能的不同为其分配不同的权限。如保管员具有材料出库、科室申请审核、出库查询等权限；采购员具有材料入库、采购管理、入库查询、信息维护等权限。用户权限管理界面如图4所示。

图4 用户权限管理界面图

4.2 医用耗材业务流程模块设计与实现

(1)医用耗材计划管理。临床科室根据权限分配输入用户名和密码，通过身份验证进入计划管理模块，通过添加申请科室、申请日期、计划类别(周计划或月计划)、响应库房及申领材料的基本信息，制定本科室的需求计划，保存并提交医学工程部。医用耗材保管员登录系统，进入科室申请审核界面，检查所需耗材的当前库存信息，确认本次通过审核的申领数量和未通过审核的申领数量。通过审核的科室申请，保管员可以直接操作生成出库单；如果库存不足，保管员将申请提交采购员处理[11]。

(2)医用耗材采购管理。医用耗材采购员登录系统，进入医用耗材采购管理界面，对由于库存不足导致未通过审核的科室申请进行汇总整理，生成采购计划。采购计划需要添加采购日期、材料名称、规格型号、采购数量、计划到货日期及生产厂商等信息。采购员执行完采购计划，完成医用耗材采购操作。

(3)医用耗材库房管理。库房管理主要包括材料的入库和出库管理，采购员登录系统，进入耗材入库界面，填写入库日期、往来单位、发票号和材料的基本信息，如材料名称、规格型号、单位、数量、单价及有效期等，生成相应的入库单，并由会计人员进行审核，完成材料入库[12]。材料入库管理界面如图5所示。

图5 材料入库管理界面图

图6 材料出库管理界面图

保管员登录系统，进入材料出库管理界面，添加领用科室、领用日期、领用人和材料的基本信息，生成出库单，并由科室领用人员确认，完成材料出库。材料出库管理界面如图6所示。

(4)医用耗材查询管理。医用耗材查询功能包括材料出入库信息查询、材料出库信息查询和材料移库信息查询。根据用户输入的选择条件或查询关键字进行查询，并可将查询到的信息生成报表并打印，也可以Excel的格式导出电子版。查询条件包括器械名称、供应商、单价、发票号、入库日期、出库日期等信息。

5 结语

物流管理系统的应用解决了以往医用耗材管理中出现的资质管理混乱、签字审批繁琐以及部分材料“跑、冒、滴、漏”的问题，实现了医用耗材的资质管理，使得公司名称分类明确，证件管理清晰有序，有效期管理预警提醒，极大提高了资质管理效率[13]。同时，实现了科室申请、汇总审核、计划采购、材料入库和材料出库等一系列流程的网络化管理，避免了以往纸质申请、签字审批繁琐，体现了高速和高效的业务办理流程[14-15]。系统实现了部分重点科室的二级库管理，通过建立二级库，将医院物流管理延伸到科室，及时发现呆滞或即将过期的产品，便于成本控制[16]，为科室实现精细化管理和经济决策提供可靠依据。

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