科研单位协同办公系统的设计及应用

金建宏 周捷 许建平

摘要

科研单位协同办公系统的建设，其目的是“以应用为中心，以安全为宗旨，突出科研特色”，同时遵循开放与规范、平台共用与资源共享、先进与实用、可靠和稳定、易于管理与维护、可扩充性、安全性、合理共享资源的原则。本文主要针对科研单位协同办公系统，采用协同工作的方式，将工作流融入到公文管理、个人事务、信息交流、系统管理、行政办公、知识管理、档案管理、项目管理、移动办公、即时通讯等模块中，初步构建信息知识管理体系，完成对科研单位协同办公系统的分析、设计、建设以及应用。

【关键词】办公系统 设计 科研单位

1 现状及存在问题

（1）科研单位从项目申报、课题下达到课题完成，整个研究项目资料的完整性目前仍不够完备;课题研究申报材料很多，经常遇到不同课题之间申报材料混淆的问题;科研单位在项目申报、评审以及经费的审批等过程中，各个环节经常有办理时间久、效率低的情况产生，怎样提高效率来完成这些事项？

（2）科研课题下达后，通常只能通过会议了解项目进度，如何随时掌握项目的进展情况？

（3）行政管理人员在日常管理工作中，常有资源使用冲突的情况产生，如果有个一目了然的界面，可以让管理人员随时轻松掌握资源的使用情况，使得各种资源能够得到有效利用;日常工作中的各种通知、公告、公示等，还停留在采用纸质文档发布的方式，对于收发文件，目前还采用审核、会签等方式，现有的传统文件查阅方式效率较低;

（4）怎样有效整合科研院所的各种资源，充分挖掘和使用现有资源，使得科研单位的各项技术水平得到提高并有效发挥？

2 科研单位协同办公的需求特点

针对以上现状，采取构架信息化工作平台、建设科研单位协同办公系统可以有效解决上述问题。

协同办公系统的其功能应满足公文管理、协同办公、个人事务、信息发布、项目管理、档案管理、财务管理、信息交流、移动办公、系统管理等内容的需求。

3 建设内容

建设内容包括：

（1）建设协同办公和信息服务管理平台;

（2）购置服务器虚拟化软件，CPU授权。部署虚拟化系统、数据采集、与数据中心的集成;

（3）购置Linux操作系统，服务器系统授权。系统安装;

（4）购置千兆网络交换机。

4 总体设计及实现

4.1 总体设计

科研单位协同办公平台可根据各单位实际情况设计功能，主要设计内容应包括办公桌面、公文管理、个人事务、信息交流、系统管理、行政办公、知识管理、档案管理、项目管理、移动办公、即时通讯等应用功能模块，通过建立系统平台，实现单位内部办公信息化管理，提升工作效率。初步完成内部信息化建设平台，实现员工轻松办公，领导精准管理，组织高效运转。

4.2 总体框架

基于虚拟化运行环境、采用面向服务SOA（Service Oriented Architecture）的体系架构，结合J2EE、移动互联网等先进技术对建设内容进行架构。系统总体框架参见图1。

4.3 协同办公系统主要实现功能

4.3.1 系统桌面

系统桌面以单位职工个人为中心，通过以人找事、以事找人来满足职工日常办公中的事务处理。系统将单位内部的各类信息以信息推送的方式主动发送到所有相关人员的系统桌面。

4.3.2 公文管理

公文管理是科研单位协同办公的重要组成部分。科研单位通过公文管理能实现各部门之间的电子公文交换处理，显著提升了公文处理速度，帮助单位实现收发文处理规范化、制度化、科学化，提高了工作效率。

4.3.3 个人管理

个人事务平台是系统为个人用户提供的日常工作平台，并且通过我的日程、我的任务、工作日志、计划总结、便签等有机结合，实现个人数据存储及交换，达到用户方便高效工作的目的。

4.3.4 信息交流

主要包括网络寻呼、电子邮件、内部论坛、视频会议、调查问卷五个功能模块。

4.3.5 行政办公

主要包括资产管理、会议管理、用品管理、车辆管理、图书管理五个功能模块。

4.3.6 知识管理

将科研单位各类知识成果汇聚在一起并进行分类整理，并推送给单位每个职工以实现知识成果的共享利用。

4.3.7 档案管理

档案管理系统涵盖档案资源管理与服务、信息采集、数字化加工以及信息产品的制作，具有档案资料信息化處理的功能，实现档案信息全网共享，异地档案信息远程调阅与采集;档案资料数字化加工等功能。

4.3.8 项目管理

项目管理是指对各类项目业务全过程的管理。利用办公系统，对业务处理模式进行整合和优化，实现项目申报、项目立项、合同管理、项目报告、项目成果、项目评估、项目经费的信息化统计分析和规范化管理。

4.3.9 移动办公

基于移动APP的移动应用，可实现在iPhone系列、android系列操作平台产品等主流移动终端上的移植应用。

手机移动办公支持收发即时沟通消息，移动办公，待办流程的审批、待阅文件处理，写工作日记、阅读员工日记、工作汇报任务、短信提醒、任务督办，发起休假申请、外出申请等常用流程，现场管控实现异地考勤GPS定位等日常移动办公需求。所有在PC端发布的新闻、公告等信息，都可以在移动终端同步查阅。

4.3.10 即时通讯

基于桌面客户端性质的即时沟通工具，协同办公平台功能菜单同步绑定，系统中的任何待办或者消息提醒，均可以通过通讯助手进行即时沟通提醒，并且实现系统内部人员一对一或随意组织相关人员进行工作讨论，成为单位的内部沟通平台。

即时通讯应能直接和OA系统无缝对接，可以即时接收到OA中的各种消息提醒，并且一键式触发打开对应功能页面，方便操作，可大大提高OA系统的在线率和使用率。

4.4 系统集成

主要完成网络安全、服务器、数据库等设备的应用与集成;采用统一用户认证、权限管理、面向服务方式集成各管理系统。使用服务器虚拟化软件对服务器进行虚拟化部署，安装Linux操作系统。安装系统及应用软件整理好以DVD-ROM为介质进行保存。

5 应用及成效

科研单位协同办公系统应用结果如下：

（1）建立了综合的协同工作环境;

（2）建立了跨组织的平台;

（3）规范了工作流程;

（4）提升了科学决策能力;

（5）提高了领导掌控力。

科研单位协同办公系统利用先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建设一个科研业务协同运行平台，全面覆盖科研单位各职能部门;通过与各部门之间办公信息的交换与管理，达到信息资源共享，从而实现传输网络化、信息资源化和办公现代化，为单位管理提供全方位服务，提升了办公效率。

6 结束语

本文论述了科研单位协同办公系统的基本概念、总体设计、框架结构、主要实现功能、应用及成效等方面的内容，提供了设计开发科研单位协同办公管理系统的基本思路，对于实现其他类似应用具有一定的借鉴意义。

参考文献

[1]李灏，叶柏龙，邓军.工作流技术在协同办公系统中的应用研究[J].微计算机信息，2010，26（03）.

[2]李旭荣，基于B/S的高校协同办公平台的设计与实现[J].现代电子技术，2012，35（06）.