基于共享数据中心的高校业务流程再造研究

李珊珊 王平月 杨阳 刘振昌 张虹

摘 要：数据治理和业务流程再造已成为当前高校信息化工作急需解决的关键问题。本文首先介绍了基于共享数据中心的高校数据治理解决方案，并对校内形成的全新数据逻辑进行了分析；在此基础上，提出了高校业务流程再造的基本原则——关注用户体验，将复杂业务流程封装为整体功能模块。基于共享数据中心的全新数据逻辑，进一步创新地提出通过数据空间至业务流程空间的逻辑关系映射，并以此来实现业务流程再造的高效模式。最后介绍了南开大学跨部门业务流程再造的实例。本文提出的流程再造模型具有创新、高效、可行的特点，对于当前各大高校的数据治理及流程再造工作具有一定的参考和借鉴意义。

关键词：流程再造；数据治理；信息资源整合；共享数据中心；数据逻辑

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2018）23-0047-04

一、引言

随着大数据和万物互联时代的到来，人们对信息资源共享的需求越来越强烈。在这种背景下，很多国内外高校都开展了数据治理工作。[1-8]通过建设统一的共享数据中心（SDC，Share Data Center），可以实现全校各业务系统数据的共享和交换，从而提高业务部门办事效率。积极开展数据治理和信息资源共享，实现以用户需求驱动的核心业务流程再造，是高校走向内涵式发展的必经之路。

共享数据中心的建立将彻底改变学校固有的数据逻辑，使各业务系统由原来的信息孤岛变为互相联通的整体。在理想状态下，数据中心中每个数据字段都有唯一权威来源，数据维护牵一发而动全身。很多之前只涉及一个部门的业务，可能会因为新数据逻辑的建立，而变为需要跨部门协同联动。然而，这种变化用户通常并不清楚，如果不及时对关键业务流程进行梳理和再造，以适应新的数据逻辑，将会给业务部门带来很多麻烦，给用户造成很多困惑，从而降低师生在信息化发展中的获得感和满意度。

对于任何组织来说，流程再造都是一个持续发展、不断演进和优化的过程，在不同阶段，对业务流程会有不同的需求。[9-16]在当前信息资源整合的背景下，高校流程建设的主要任务，是基于共享数据中心的全新数据逻辑，进行高效的跨部门业务流程再造。从而打破部门壁垒，突破时空局限，真正提高各部门办事效率和用户使用体验，全面支撑学校的教学、科研及管理体系。

本文首先介绍了高校共享数据中心，以及随之形成的全新数据逻辑；然后，提出了基于SDC的流程再造基本原则：以用户体验为主要驱动力，将复杂业务逻辑封装为功能模块的流程再造理念；并提出通过数据空间到业务流程空间的逻辑关系投射，来实现高校业务流程再造的创新模式；最后介绍了南开大学跨部门业务流程再造的实例——系统登录问题反馈流程。对于信息资源整合工作来说，本文提出的流程再造理念具有一定的前瞻性，对于当前各大高校及企事业单位正在进行的数据治理和流程再造工作，具有一定的参考和借鉴意义。

二、基于共享数据中心的数据逻辑

高校是一个职能部门众多的组织机构。特别是对于很多历史悠久、规模较大的综合性高校来说，通常已经建设了很多独立的信息系统。要想避免投资浪费，同时兼顾业务部门的使用习惯，比较理想的解决方案是建设统一的数据共享/交换中心，通过该中心来实现各部门数据的共享和交换。各业务系统都与共享数据中心对接，校内数据逻辑由原来的网状结构变为星形结构，如图1所示。该方案能够有效避免业务系统直连而导致的复杂业务逻辑，同时也规避了源数据传递而带来的安全隐患。

数据中心建成后，校内各字段数据都有一个权威来源。数据的流转方向如图2所示。首先，数据中心从权威部门获取数据，放入数据中心原始层。然后，经过清洗与整合，进入数据中心主题层；主题层中都是来自各个权威部门、满足信息标准的数据。最后，再把该条数据推送至全校其他业务系统，实现全局同步。

由以上分析可知，通过共享数据中心打通信息孤岛，将会彻底改变校内的数据逻辑。业务部门间数据的共享和交换将变得更为方便。数据获取的便捷性将会导致各业务部门对数据的需求越来越活跃，从而使全校数据的UC矩阵变得越来越复杂（UC矩阵：字母U-Use，代表数据的使用；字母C-Create，代表数据的产生）。想要維护某一条数据，就必须清楚地知道数据的来源、流向和同步策略，这样才能知道需要在哪个系统中维护数据，以及维护后何时才能在全局生效。

三、高校业务流程再造的基本原则和方法

1.高校业务流程再造的基本原则

要想为广大师生提供更加便捷、高效的服务，就必须基于SDC的全新数据逻辑，对核心业务流程进行科学的再造。以往高校业务流程的建立通常是从管理的角度出发，对用户体验关注较少。在校内数据逻辑日益复杂、跨部门业务逐渐增多的情况下，如果不考虑用户体验，就很容易造成用户办事难、办事繁、跑断腿的情况，从而降低用户满意度。

高校核心业务流程再造的基本原则，是以用户体验为主要驱动力，打破部门壁垒，让用户真正感受到学校是一个整体，如图3所示。把校内各业务部门的复杂处理流程看成一个整体，封装为一个功能模块。整个业务流程对用户来说是一个黑箱，用户无需感知背后复杂的业务逻辑，能够体验到的只是反馈问题——问题解决。在遇到某一问题时，用户通过网上平台在线自助申请，后台经过一系列跨部门协同处理操作，将最终结果反馈给用户。尽量减少或避免用户在各业务部门之间游走。

要想通过流程再造构建一个优质高效的业务流程，就必须以服务驱动管理创新、以用户体验驱动流程优化。高校的数据治理工作要想取得更大的效益，就必须在建设共享数据中心、构建全新数据逻辑的同时，开始启动对核心业务流程的再造工作。

2.高校业务流程再造的方法和模型

图1所示的数据逻辑是指各系统数据对接后的真实逻辑。通过建设共享数据中心，数据逻辑由复杂的网状变为星形。共享数据中心就像是一台数据交换机，数据的共享和交换统一通过数据中心来实现。但从UC矩阵的层面，各业务部门之间的数据供需关系变化将会越来越频繁，UC矩阵将演变为一张复杂度越来越高的有向网络。想要根据数据中心的全新数据逻辑进行有效的业务流程再造，就需要找到数据空间到业务流程空间逻辑的映射关系。

针对某一具体业务流程的再造，首先要确定该业务涉及的所有数据字段信息，将这些字段对应到所属业务系统，形成一张数据逻辑网络，再将这张网络映射至业务逻辑空间，找到对应的权威部门，再对应到相关审核人，形成业务流程逻辑网络。由此完成数据空间到业务流程空间的逻辑映射，确定业务流程逻辑。（见图4）

四、南开大学业务流程再造实例——系统登录问题反馈流程

南开大学于2017年启动了数据治理工作，通过建设统一的共享数据中心，来实现校内各业务系统间数据的共享和交换，构建了全新的校内数据逻辑。同时，学校也对数字化校园基础平台进行了全面的升级，启用新的信息门户和统一身份认证系统。在新系统中，所有的用户数据都是通过系统对接的方式，从共享数据中心获取。也就是说，所有数据都来源于权威部门，如本科生数据来自教务处、研究生数据来自研究生院、教职工数据来自人事处等等。

新统一身份认证系统上线后，人员信息数据不再由信息化办独立维护，而是从各主管业务部门同步，校内人员基础信息数据逻辑如图5所示。随着数据逻辑的变化，用户在使用某个应用系统时发现数据有问题，已经无法通过单一业务部门来解决。因为即使在应用系统中修改数据，也会由于权威部门系统数据的同步而导致修改无效。在这种数据逻辑下，只能由数据的权威来源部门来维护数据。也只有从源头修改数据才能真正实现全局有效。然而，用户通常并不清楚这种变化。在新系统上线时，用户可能会遇到一系列问题，比如，由于某些信息缺失而导致系统无法登录，或发现自己的信息有误不知道应该找谁修改等等。为解决这些问题，就需要基于新的数据逻辑对该业务流程进行再造。

根据高校业务流程再造的基本原则，我们应该从用户需求的角度出发进行流程设计。用户通过网上平台自助反馈问题，提供必要的个人信息用于身份验证，并对遇到的问题进行描述；后台根据用户不同的身份将反馈表单自动分发，由维护相关字段数据的权威部门进行信息的审核和修改，再流转到信息办，由信息办进一步处理，最后将结果反馈给用户。系统登录问题反馈流程的用户界面如图6所示。

根据前面提出的流程再造模型，想要得到业务流程的逻辑关系，就需要将数据空间逻辑映射到业务流程空间。首先将该业务涉及的所有字段对应到来源业务系统，构建系统数据逻辑，再映射到业务流程空间，对应到所属部门。最后得到的业务流程如图7所示。

基于SDC全新的数据逻辑，对用户登录问题反馈流程进行再造，能够很好地实现跨部门业务的协同联动，有效提高了学校的办事效率，并大大提升了用户的使用体验。

五、总结与展望

数据治理的初衷是要提高各业务部门的办事效率。然而，如果流程建设跟不上，反而会降低用户的服务使用体验。只有基于全新的数据逻辑，在共享数据中心基础上，打破各部门壁垒，对全校各业务流程进行全面的梳理和再造，才能更好地改善用户体验，解决师生反响强烈的办事难、办事慢、办事繁的问题。也只有这样，才能使广大师生在信息化发展中有更多的获得感。依赖信息化建设，积极开展数据治理、信息资源共享和核心业务流程再造，是高校走向内涵式发展的必经之路。

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（编辑：王天鹏）