计算机信息技术在机关档案管理中的应用

康璐

摘要

近年来，科技发展脚步匆匆，信息化时代已经降临。计算机信息技术已经遍布于人们的工作与生活之中，并在社会的各个领域中不断渗透，既带来智能化发展的激励，也成为社会进程中不可或缺的一部分。就档案管理来说，已经逐渐朝向智能化、信息化的方向发展，将人工服务、卡片管理等取而代之的便是计算机管理系统、网上查阅等较为便利且先进的管理服务体系。在档案管理中有效运用计算机信息技术，既带给人们极大的便利，又推动了时代的加速发展，具有重要意义。

【关键词】计算机 信息技术 机关档案管理

纵观当前的机关档案管理中，由于档案管理本身具备一定的繁琐性与复杂性，在各种档案中处于重要地位，管理的层级相对较高，因此传统管理方式已经难以适应当前海量的档案资源，管理难度不断增加。合理运用计算机信息技术管理模式，恰好能够解决这个问题，将繁琐性的数据资料简易化处理，具有一定的条理性、便捷性等，既提升了档案管理的效率，又完善了档案管理体系，使档案管理朝向科学化的方向发展。由此观之，强化计算机信息技术在档案管理工作中的有效应用，具有重要的研究意义。

1 机关档案管理中计算机信息技术的实际作用

1.1 有助于实现档案管理资源共享

在实际的档案管理中，原始型的档案管理方法相对较为不够先进，难以实现资源共享，并且机关单位档案管理存在相对的局限性，导致资源只能在单位内部开发，档案资源管理的范围往往过于狭小。自计算机信息化管理模式成功应用以来，便有效突破这一束缚。一方面实现了科学管理现阶段内部档案系统，另一方面实现了资源共享，为档案管理带来了便利，并建立起系统化的机关档案管理体系。

1.2 有助于推动档案资源管理系统化发展

当档案管理采用计算机信息化模式以后，资源数据容量、资源数据保障性等已经上升到一个新的层次，档案管理也趋向科学化发展。计算机信息化时代已降临档案管理将不断升级与发展，不仅资源管理范圍更加广阔，并且资源共享也实现了智能化，同时确保了档案资源的完整性与统一性。

1.3 有利于提升档案的精细化管理

现阶段机关档案管理中，成功运用计算机信息技术，有利于确保机关单位内部实现精细化管理，合理运用电子信息技术能够更安全地将档案资源信息进行保存，并且便于工作人员随时查询。

2 机关档案管理中计算机信息技术的应用方法

2.1 确保机关档案文件的真实性

当前，机关档案若采用电子文件的形式进行保存，首先应对文件进行压缩处理以及整理归档，以便于保存电子档案。在电子档案实践过程中，如果丢失任何信息，则可运用电子文件形成的诸多步骤，找回丢失信息。毋庸置疑的是，虽然具备专业性的信息安全技术，但是仍然需要制订一套灵活性较强的管理策略，以保证档案管理的安全性。故此，完善相关的档案管理法律法规与管理体系，以确保电子档案维护的真实性与原始性等，是当前档案管理中In待关注的重点问题。

2.2 强化机关档案原始文件有效管理

一般来讲，机关档案中一些新型的文件资料的处理较为重要，应交由专业的档案管理人员全面分析文件工作领域后，对档案资源中海量的电子文件接收处理工作进行科学指导，并将电子文件的原始信息切实保护好，以便于为重组档案文件信息夯实坚定的基础。除此之外，充分运用科学化的技术处理，能够保证信息归档工作的及时性与有效性。举例而言，将一些已经归档的电子文件格式直接设置为只读性文件，其作用便是只能读取难以更改，这样便能够确保电子文件的识别，并能够对电子文件的原始信息加以保护，保证电子文件的安全性与可靠性。

2.3 合理保存机关档案的电子文件

机关档案中，电子文件的保存主要采用化学磁性材料，就理论层面出发能够实现长期保存。电子文件的信息读取由于并未涉及到接触式，因此避免了磨损的伤害。电子文件中的信息通常被记录在密封的塑料保护层中，避免受到外界磁场因素的影响，并且预防受到外界空气中有害气体或者灰尘等杂物的侵害。由于电子文件出现的时间相对较短，不具备实际存储的验证信息，因此档案管理人员亟待深入探究电子文件中长期保存原始信息的相关问题。针对长期保存起来的电子文件，应按时进行检查，并复制备份，以便于确保信息的安全性。

2.4 完善机关档案电子信息档案安全评价指标体系

在机关档案管理中，成功应用信息技术虽然能够提升档案工作的整体效率，增加档案的社会影响力，但是与此同时，仍然存在一些技术落后、不稳定的存储介质以及黑客入侵等危险因素威胁着电子档案信息的安全性，故此，电子信息档案仍然面临着新一轮的难题。客观来讲，电子档案信息安全管理这是一个动态的过程，而非一个生产出来的产品，因此难以通过一个“安全产品”便解决所有安全问题。就档案管理体系来说，若想解决电子信息档案安全问题，首先应识别电子信息系统存在的威胁，以及因这些威胁造成的潜在风险以及影响等，然后由专业人员进行精准识别以及评价。在实际安全评价中，应确保运用科学化的模型与方式，准确掌握内部信息系统的实际安全情况，并分析潜在的威胁，利用合理的安全措施，提升安全评价的安全评估水平，进而建立起相对稳定的电子档案信息安全管理系统。

综上所述，在当前的机关档案管理中，合理运用计算机信息技术一方面促进了档案信息资源的开发，另一方面推动了档案事业数字化的有利建设。基于计算机信息技术与通讯技术的不断结合，信息化档案模式的运用能够突破空间因素与时间因素的束缚，档案管理者与用户能够随时随地在计算机或者手机上共享档案资源。计算机信息技术不仅实现了档案管理方法的创新，并且成功调整了知识信息结构，为机关部门的档案管理创造出一片新天地。

参考文献

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