办公自动化中的计算机技术应用

刘娟

摘要

当今信息技术与科技手段日益进步，人们相应的也对计算机技术有了更高的需求，办公自动化越来越成为目前我国大多数企业的部门和单位的普遍办公模式，它的应用在带来及时准确信息的同时也极大的提高了办公效率和速度。

【关键词】办公自动化 计算机技术 应用

办公自动化是指利用先进的科学技术方法，比如计算机技术等，基于以人机信息服务为目的的处理系统，实现自动化办公。这种办公模式能充分利用各种信息资源，加快办公速度，提高工作效率，获得最佳的工作效果。目前的办公自动化系统是以计算机系统为核心，集文本处理、数据收集、音频整合等为一体，正朝着网络化、数字化、无纸化、智能化方向发展。从某种程度上来说，它也是一种多媒体技术，由通信技术、计算机技术、视听技术与产品的开发结合而成，毫无疑问，计算机技术的发展与应用水平也会随之得以扩展。

1 办公自动化概述

1.1 办公自动化的概念

办公自动化，即英文Office Automation，简称OA，是一种将现代化办公与计算机技术结合到一起的办公方式。而传统办公形式完全靠人力和传统交通工具完成，将各种新技术、新设备和新机器与传统办公方式相结合，这就是办公自动化的概念。

1.2 办公自动化的特点

随着信息化社会的不断发展，计算机技术在现代办公中获得了广泛的应用，为办公自动化系统的形成奠定了相关基础，目前办公自动化主要有如下特点：

1.2.1 智能化

计算机技术本身就以智能化著称，无论是其文字图像等智能识别技术，抑或是其自动运行及计算功能，都极大地提高了办公速度及效率。

1.2.2 集成化

办公自动化系统中以计算机技术为媒介，集软硬件、员工、设备、网络等为一有机整体。

1.2.3 共享化

企业内部间能借助该系统实现不同部门在同一平台上的资源共享，包括企业策划、账户往来、未来发展等，从而提高了整个企业的协同性。

2 办公自动化中的计算机技术应用现状

2.1 计算机的现状

当今的世界已经离不开信息技术，也離不开计算机的强大功能，他们使我们的生产与生活得以便利化、多样化，而且开始逐渐运用在我们的日常生活之中。随着人们需求的日益广泛，计算机技术的发展也日新月异，网络系统开始智能化，操作系统也逐渐化繁为简，不仅如此，其性能也不断优化，应用程序的开发呈多样化的趋势，这些都使得计算机越来越流行。总之，计算机技术的不断完善与发展，进一步促进了其在办公自动化中的应用。

2.2 员工的整体水平不高

虽然办公自动化的发展更新速度日益加快，但现在的一个问题是参与办公的员工并不能很好的掌握计算机技术，这样会导致无法充分利用计算机的相关功能，甚至还可能增加员工的工作量，降低其工作效率。除此之外，员工操作的不规范还有可能导致公司私密数据的泄露，造成公司经济亏损，影响其长远发展，因此员工的计算机素养对于实现办公自动化至关重要。

2.3 办公管理水平不够

企业要有好的发展前景，需要实现办公自动化，而且这方面相应的技术也得到了迅速的发展，但是目前企业并不能有效、合理地管理计算机，因而无法充分实现办公自动化系统的所有功能，相关的应用程序也得不到有效的控制，在某种程度上来说，也是计算机技术的浪费。因此，如何提高企业的办公管理水平，充分利用计算机自动化的特点，是目前需要解决的重要问题之一。

2.4 内部环境不规则

由于计算机在办公自动化的过程中，内部环境不规则，使得办公自动化的效率非常低。计算机在办公自动化中的应用，是以提高办公效率为目的，相反，使办公自动化的内部环境变得非常混乱，通过这种方式，我们的办公自动化效率自然得不到提高。因此，企业内部部门环境的计算机可以融入企业和自动化的应用，这是非常重要的，可以为企业带来经济效益。内部环境可以为计算机办公自动化提供一个良好的环境，可以让计算机技术充分发挥自己的能力，积极提高企业的经济效益。

3 计算机技术在办公自动化中的应用价值

3.1 拓宽办公区域范围，改善办公环境

与传统办公方式相比，计算机技术在现代办公中的应用将会引起相关领域的巨大变革。计算机网络覆盖面之广，使得不同地区乃至全球各地之间的人民都能实现信息的交互，也令办公人员摆脱了之前埋头苦干的单一工作方式，取而代之的是借助计算机技术而实现彼此之间的沟通协作，多样化便利化水平都得以提高，极大的提升了工作效率。同时，计算机技术的出现促进了不同行业、不同领域之间的合作交流，成为其连接枢纽。随着科技的进步，信息化社会的到来，计算机技术在企业办公中的应用势必将成为不可逆转的时代潮流。

3.2 降低管理成本，改善工作效率

除此之外，办公自动化系统的应用还能大大减少企业的运营成本，节省不少的人力、物力、财力。先总结其主要优点：首先，它能缩减企业办公所需的材料，减少办公开销;其次，它能简化办公流程，提高工作效率;而且它还能够降低企业管理成本投入，比如能够缩减部分企业办公人员，在降低用人成本的同时，提升办公效率及办公收益。现以惠普（中国）公司及美国微软公司为例进行说明，惠普公司在借助计算机技术进行办公自动化管理后，在办公经费上相比之前降低了1/3;相应的，美国微软公司每年则节省了约4000万美元，同时还发现在应用该系统后，人际事务处理时间明显降低。以上充分说明，计算机技术在办公自动化中的应用可以有效降低管理成本，改善工作效率，从而促进企业实现更好的发展。

3.3 调动企业个体创造力，促进企业发展

计算机技术在企业办公自动化系统中的引入，还能规范自身的管理，使办公灵活化自由化，也促进了员工之间以及各部门之间的协调性，使得原本枯燥繁杂的办公生活变得活泼轻松了许多，从而调动企业个体创造力，促进企业发展。毕竟创造力、创新水平是一个企业能否实现长远发展的关键因素，不过计算机技术的引入，也在一定程度上对于办公人员的专业素养提出了更高层次的要求，在办公自动化管理中，需要每一位办公人员的自觉参与，积极主动的为之贡献自身的力量，不然企业将在这偌大的市场中毫无竞争力可言。总之，办公自动化管理中计算机技术的引入，在调动办公人员创造力的同时也对其提出了严格的要求，也促使企业朝着更加健康有序的方向发展。

4 计算机技术在办公自动化中的具体应用措施

4.1 利用网络通信功能建立完善的信息发布平台

网络信息平台一大优势就是能在具体的办公自动化中实现及时的信息共享，无论是人与人之间还是信息与信息之间的互动交流都能通过网络通信实现，企业通过建立有效的网络信息平台，不仅能实现企业内部的及时沟通协调，还能有效避免沟通中的口误问题。

而且，由于网络通信具有性能强大的收集、分享、交流、流通等特点，在此基础上建立的网络信息平台也会同时拥有这些特点，而具有简化工作流程、有效利用办公数据的作用，从而便利企业、客户、政府之间的交流，从而推动网络信息平台的建立。

4.2 在网络连接不畅的情况下实现远距离的信息传输

在实现远距离的信息传输上，现在的办公自动化系统主要依靠BW}软件。通过安装该类软件，再根据不同的实际情况比如在网络连接不畅的情况下使用传真机，从而实现传真的收发、表格及文字的转换，这将在办公中大大節省时间，从而提高工作效率及工作质量。

4.3 利用计算机的多方面功能完成办公自动化工作

计算机技术是一个大范围，其包含种类繁多的各种不同功能，可由于自动化办公的不同方面，为其提供更全面的服务，从而相应提高办公效率。比如，图片处理功能能够在一些非常规性照片的使用权限上做一些调整;而其文字处理功能则能对文档，比如企业档案等进行及时的分类、编排、阅读及印发等，相比传统办公而言大大节省了时间;至于其电话会议功能，则能使不同地区的办公人员在无法到场参加会议的情况下，保证会议的正常进行，实现重要会议的顺利召开，从而确保企业的健康长远发展。总之，就是要充分利用计算机的多方面功能完成办公的自动化工作。

5 结语

近年来，随着当今信息技术与科技手段日益进步，各企业所需要处理的事情、企业内办公人员所需要搜集和处理的信息及资料也越来越多，传统的办公方式已经不能满足现代发展的需要，在这种时代发展的大背景之下，办公自动化应运而生。计算机技术的发展也为办公自动化的产生奠定了基础，其文字图像处理技术、数据整合技术、网络技术应用、多媒体技术等在办公自动化中，在定量和不定量分析和处理办公中的资料等方面发挥着重要作用，基于此，才能得出企业最需要的资料和结论，这提高了办公人员处理相关信息的能力，保证了其工作质量及效果。在一定程度上也促进了社会经济、社会科技的发展步伐，促使计算机技术朝着更精准、更准确的方向发展，进而实现企业的健康长远发展。

参考文献

[1]李惠泉.基于计算机Web网络的煤矿安全计算可视化模型研究[J].科技与企业，2015（14）：104.

[2]张娟.办公自动化中的计算机技术应用探析[J].才智，2015（21）：329.

[3]李惠泉.办公自动化中的计算机技术应用[J].电子制作，2015（12）：222.