精益求精是匠心——云南省档案数字化质量管理纪实

■ 杨健生

2018年上班第一天，对云南档案数字化工作有着不一样的意义，虽没有仪式，也没有宣言，但经过十年如一日的不懈努力，云南省档案馆的馆藏档案数字化工作就此跨入最后的攻坚阶段，终于突破数十年来困扰我们的档案查阅利用难题，面对档案排架长度超三十公里的海量馆藏，实现精准查询及便捷利用，可以3秒准确找到档案，1天完成一个人物年谱简编，3天完成一本专题档案汇编。同时，全省数字档案馆建设也进入到示范引领阶段。

今天，云南省档案馆已经拥有近1亿页数字化档案，位居全国前列。全省国家综合档案馆数字化档案总量超过4亿页。2017年12月下旬，楚雄州档案馆成为西部第一家、全国第十六家“全国示范数字档案馆”。在经济欠发达、人才短缺、基础薄弱等困难面前，云南档案人迎难而上，死死扭住数字化战略方向，终于积沙成塔，形成数量庞大、价值独特的数字档案资源，全面覆盖云南百年历史，容纳过去100年云南每一天发生的重要事件，记录过去一个世纪中每一个在云南有一定影响的人物。我们可以自信地讲：云南的数字档案资源已初步具备为总结经验提供素材，为发现规律提供智慧，为延续历史提供凭据，为各项工作提供保障的能力。

查询电子档案

数量庞大当然值得高兴，但更欣慰的是我们找到了确保档案数字化质量的有效方法。质量是产品的灵魂，只有高品质的数字化成果才能满足精细管护档案的需要，才能实现精准查询利用，支撑起信息时代的档案服务。我们追求高品质档案数字化成果的道路曲折漫长，在不断的否定和持续完善之后，终从探寻档案数字化质量管理的迷途中突围。回首走过的历程，一个个瞬间，如同阑珊处的点点灯火，标记下我们留下的脚印，也点亮我们的未来。

“完美”的质量管理体系

2014年，刚过完春节，一本登记册摆到我们面前，这是自2009年开展数字档案馆建设以来，档案利用工作中发现的数字化档案错误登记，记录的错误有200余处，目录错字、目录与图像对应不符、图像不完整、漏扫等，涵盖所有不符合质量要求的类型。

怎么看待这一现象？

多数同志认为，这样低的错误率是非常可喜成绩，因为当时我们完成的档案数字化总数近5000万页，4年下来，所登记的错误仅占总数的百万分之四，如果按错误类型分别测算，各类错误率几乎可以忽略不计。

可行性研究报告

有的同志对以上观点进行论证：这么低的错误率体现我们自启动数字档案馆建设时，就高度重视的科学精神。我们组织具有工程项目咨询甲级资质的机构，牵头数十名专业人员，形成近10万字可行性研究报告，并通过省发改委组织权威专家论证，对项目建设中的技术、质量管理等进行了严密的规划，设置完善的制度和管控措施。我们配备足够数量的监管人员，经常检查和督促数字化公司落实“工作流程单”管控制度，实施后一流程监督前一流程质量，以及最后总质检把关的档案数字化加工过程质量管理体系。我们建立有专家质量验收制度，以1万卷档案为一个批次，从全省随机抽调专家，抽查20%数字化成果，合格率达到98%以上，才通过验收。我们从前期规划、制度设计、加工管理、监督措施和验收保障等方面，构建起覆盖数字化加工全过程的质量管控体系，这个体系很完备，值得信赖。

有的同志进一步阐述：2012年我们成立课题组，依托已经开展的2000万页档案数字化加工质量管理经验，形成“档案数字化质量验收标准体系研究”课题成果，获得2013年度国家档案局优秀档案科技成果二等奖，省内外很多档案馆都向我们索要研究成果，《中国档案》杂志还在2014年1月刊登该研究成果介绍，向全国推广。随着抽调专家参与验收，这套办法在全省应用，同样行之有效，我们的档案数字化质量管理不容怀疑。

最后大家认为：尽管质量已经非常好，但“勿以善小而不为”，要正视出现的错误，要好上加好，遂第一次调整质量验收方法：一是质量验收抽查比例提高到25%；二是吸纳课题评审时，资深档案专家提出的建议，采用“定长抽样法”选取验收档案。

提高5%的抽查比例大大增加验收工作强度，但工作辛苦亦当然，因大家都知道“梅花香自苦寒来。”验收专家自觉将验收工作的时间延长到晚上9点，连续开展了3批次数字化成果验收，均取得满意的合格率。

我们很迷茫

很快就到了2015年，春节后，两份过去一年使用数字化档案所发现的错误登记册又摆在面前。“档案利用工作登记错误200余处”“开放鉴定和数转胶工作登记错误300余处”，错误数大幅增加。数字化中心的所有人脸色阴沉，一年的辛苦努力却得到这么个结果，“好上加好”去哪里了？

“数字化公司人员变动频繁，新手太多，业务能力下降。”

“数字化员工都想当老好人，后一环节监督前一环节质量流于形式，公司还大幅减少总质检，降低成本，造成加工环节质量管理水平下降。”

“有的验收专家同情数字化公司工作人员，认为他们工作辛苦，待遇不高，担心验收不合格会影响他们生活，有时发现错误只让公司修改，却不计进质量验收错误率。”

“质量验收抽查比例还是太低。”

“有的数字化公司走邪门歪道，利用协助调取抽验档案的机会，私自记录验收专家调卷单，集中大批人员针对被抽查档案进行突击改错，打了验收专家一个时间差，蒙混过关。”

大家仔细回想发现的一些现象，最后将问题聚焦到质量验收工作环节，认为质量验收是保证质量的要点，我们的验收方法总体上没有大的问题，但在执行环节存在一些漏洞，决定第二次完善质量验收办法：一是将质量验收抽查比例提高到30%，每天验收工作时间延长到晚上11点；二是验收专家不直接与公司发生联系，错误登记表由验收专家签字后，交数字化中心严格计算合格率并统一向公司反馈；三是严格监督，禁止数字化公司人员记录验收专家调卷单。

民国档案文件级目录制作质量验收报告

随即我们使用调整后的专家验收办法连续组织了2批次质量验收工作，所发现的错误率较过去略有上升，但合格率仍在99.9%以上，并没有本质的变化。在数字化公司的人员结构、工作流程等基本面没有发生明显变化的情况下，这个结果意味着我们所完善的验收方法，没有起到提高数字化成果质量的作用。

我们追求没有最好只有更好的努力又一次失败！“我本将心向明月，奈何明月照沟渠。”我们茫然了。

站在崩溃的边缘

尽管挫折已经给我们上了一课，发出“穷冬急风水，逆浪开帆难”的警告，但挫折也明白告诉我们，曾经信心满满的档案数字化质量存在问题，必须“逆水行舟用力撑”，争取质量管理的突破，否则“一篙松劲退千寻”的景象就可能发生。然而问题到底藏在哪里？数字化中心再次分析情况，展开激烈讨论：

“质量验收中用计算错误率的方法来衡量质量水平不够科学。一是提交验收的数字化成果基数太大，所发现的错误数一放进去，错误率就是一个很微小数字，形成合格率很高，但实际错误量不少的反差；二是把合格率作为质量管理的标尺，实际是一种数字游戏。发现的错误是不是被准确登记？计算错误率以什么为基数？发现的错误点放到那个项目上计算错误率？这些都有很大的“灵活掌握”的空间，所以验收计算的合格率不能严谨反映档案数字化成果的质量水平；三是对整批档案计算合格率，当质量问题集中存在于某一部分成果的时候，因整体错误率较低，掩盖了该部分成果错误相对较多的问题。”

“我们的质量验收主要以人工抽查为主，对于数据格式、文件损坏、画幅数量计算等检查，存在盲点。”

根据查摆问题所分析的原因，我们第三次完善专家质量验收方法，放弃计算合格率，改用“规定具体的错误数量上限”作为验收把关的标尺。具体操作方法调整为：以1万卷左右档案作为一个验收批次，再以连续的500卷档案为一组，每组由一个专家采用“定长抽样法”抽查30%，当任意一个检查项目的错误量累计超过规定数量时，则该组全部打回公司，且不告知具体的错误点，由其全部质检并完善后，重新提交验收，直至合格。同时，与有关信息技术公司合作，开发检测软件，对人工不便检查的图像数量、扫描参数、文件格式、挂接准确性、目录完整性与规范性等进行技术检测。

2015年9月，我们使用调整后的专家质量验收方法又组织一次验收，很快就见到了效果，专家们不断传来“捷报”，每天都有提交验收的成果被打回公司，到第7天，该批次档案总共被分为21组，竟有13组被打回，剩下的3天，专家们悠闲地品起咖啡，享受了一次前所未有的轻松。然而，面对这样“前所未有”“优异”的质量验收水平，数字化中心却傻眼了，因为公司已经无力完成改错，在规定时间内重新提交验收，而且即使延长1个月也无法完成，更令人遗憾的是，技术检测软件这个大魔王还没有“上阵”展示威力，本次质量验收工作就已经难以为继。

真是个令人尴尬到无地自容的结局！

“都怪数字化公司，不严格管理，平时耍滑头，害己害人！”

“我们的要求太高了，都是人嘛，哪能不出错。要突破人的极限，只能是一种境界，不能作为普遍要求，追求不可能完成的任务，就是自己为难自己，瞎折腾！”

档案数字化专家验收

“就是，还不停的加班，周末也要上班，这下好了，自己把自己折腾得里外不是人。”

“合格指标不算高，现在是把画幅数作为基数来测算，所以觉得要求高，但如果把文件份数作为测算基数，就验收所发现的错误数量来推算，我们形成全部数字化成果至少有上万件存在大大小小的毛病，这样的质量水平恐怕不能容忍！”

“我们每年1000万页甚至1500万页的档案数字化加工进度太快了，搞这么快，超出了质量管理能力，所以才出问题，还是要实事求是，慢工出细活！”

“慢下来？不可能！还有那么多档案需要数字化，难道用数字化引领档案事业跨越发展只是我们挂在嘴上的口号？如果慢下来，我们还怎么抓住发展的机遇！”

数字化中心的同志们激烈讨论甚至争吵起来。体无完肤的挫折让我们怀疑一切，望着窗外洒落的沥沥苦雨，徒有秋风悲画扇，最后只剩下沉默。

迈步重头越

管好质量是我们的责任，挫折再大，对高品质的不断追求还要继续下去，更重要的是要直面问题，把自己摆进去，放下面子，打开里子，找问题的根源。2015年欢乐的国庆节来得正逢其时，我们得以冷静下来思考。收假后，局领导找数字化中心负责人谈话：

“假期里我每天都在思考。”他凝重地讲：“能暴露质量管理中的问题是好事，说明我们以前的工作有短板，也证明质量验收是总揽档案数字化质量的关键。”

数字化加工场所

“从目前的情况来看，不是严格要求错了，也不是合格指标高了，更不是数字化加工进度快了，相反我们的质量还是不够，把关的力度还不够严，加工进度距离事业发展需要还有差距，于此我们要有清醒的认识。”

“要敢于否定自己。出现问题的原因就在质量验收的具体方法，一言概之，就是不实。一是分批验收不能压实责任。积累一定成果数量，分批验收，滞后于数字化加工进程，所验收的实际是几个月前的数字化成果，公司人员流动频繁，只需考虑眼前，不会关心长远，因而质量验收的压力不能及时有效转化为公司人员的责任，特别是难以成为一线员工的责任，所以加工过程质量管理一定会出现松懈，问题积少成多，积重难返；二是按比例抽查验收看上去合理，实则经不起推敲。应该抽查多大比例？具体抽查哪些对象？抽查的对象是不是一定会覆盖错误点？错误会听指挥进行理想的平均分布？这些疑问都不能得到科学的答案，所以按比例抽查验收并不能保障档案数字化成果的质量水平。”

“档案数字化工作要以零错误为目标，质量验收是尽可能接近这个目标的措施，而不是为了得到验收工作数据。”他对下一步质量管理提出意见：“质量验收不搞抽查，要与数字化加工进程同步，要100%检查和改错，验收结果要由数字化中心及具体实施人员共同承担责任。通过质量验收的数字化成果，每积累一个硬盘（2T），立即移交，使用软件进行技术检测，100%通过才算合格”。

随即数字化中心第四次完善质量验收方法，实施监管人员与数字化加工过程同步的100%质量验收制度。确定公司每完成50至100卷/盒档案数字化加工，就有序提交监管人员进行质量验收，监管人员逐件逐页进行人工质量检查，数据管理人员使用软件进行技术检测，双重把关，再由公司逐个修改错误，最后由监管人员和数字化中心签字盖章出具质量验收报告，做到第一时间发现问题、反馈问题和改正错误。同时还建立保障措施，实施数字化加工调卷量精准管控制度，规定数字化公司调用的档案不得突破规定数量，如库存量达到上限，则必须将通过质量验收的档案归还，才能新调用一定数量档案，以督促公司严格管理加工质量，并及时、有序提交验收。

到2016年3月，按100%质量验收的要求，监管人员基本消化完新办法实施之前存量数字化成果，质量验收全面实现与数字化加工同步。新的质量验收办法产生立竿见影的效果，档案数字化加工安全、进度与质量管理得以协调推进，数字化公司的加工工作平稳、高效运行，成本得到有效控制，更令人高兴的是，2017年初，各处室提交的数字化档案错误登记中，只有1个为新质量验收办法实施后的形成数字化成果。

至此，我们全面放弃曾经广获赞誉的分批组织专家验收、按比例抽查、计算合格率的质量验收方法，完成自我否定、自我完善的痛苦过程，重新建立起一套以“零”错误为目标的数字化成果质量验收方法。之后，我们又根据监管人员工作任务过重，难以持久的实际，引进质量监理公司代替监管人员实施验收工作，监管人员转为随时检查监理公司验收成果。继而又发现的数字化公司减少质检人员，将质检工作转嫁给监理公司新问题，又补充建立“质量问题打回”的控制措施。在质量验收过程中，监理公司和监管人员经常对发现的问题进行阶段性分析，及时向数字化公司反馈、提醒，并进行业务讲解、培训。我们终于实现质量验收工作与数字化加工紧密衔接，形成各负其责、相互配合、协调统一的质量管控机制，得到经得起实践检验的高品质成果。

民国档案查阅系统

同步验收

“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”我们虽找到一套尽可能接近“零错误”的档案数字化加工质量管理办法，然而艰苦探索之路，让我们深知质量管理之路永无尽头。今年，我们将借国家档案局开展的副省级综合档案馆业务建设评价之机，对实施新质量验收办法之前形成的6000万页档案数字化成果进行一次100%的质量检查和完善，巨大的工作量前所未有，也一定会有新问题在不远处等着我们，但无论会发生什么，都不会再让我们茫然无措。因为我们已经懂得：做好档案数字化质量管理，不需要炫目的理论，要的是精益求精的工匠精神；不需要复杂的流程，要的是落到实处的责任；不需要花哨的统计，要的是朴实无华的勤奋；不需要精确到小数点后多少位的数据，要的仅仅是简简单单的“零”。归根到底，做好档案数字化质量管理，就一个“真”字功夫，做好档案工作也就是这样而已。