基于办公自动化中的计算机技术应用

谢杨洋

摘要

随着我国信息时代的不断深入，越来越多的行业也开始涉足于信息技术领域，从而促进各行业在市场竞争力的有效提升，办公自动化便应运而生，计算机技术在办公自动化的应用也有效的提升了企业的工作效率。基于此，本文就办公自动化中计算机技术的应用进行详细的分析，并对其中存在的问题提出针对性的措施。

【关键词】办公自动化 计算机技术 措施

计算机技术在我们日常的生活中无处不在，并占据着重要的地位，而办公自动化中融入计算机技术，可以有效的处理工作中遇到的各种业务问题，从而使问题的处理可以得心应手，促进工作效率的提升。

1 办公自动化的概念

办公自动化，即企业人员对计算机技术加以利用，进而完成企业的业务工作，在处理企业相关数据的同时，要以互联网技术和信息管理技术为基础，进而实现企业所需信息的提取、处理、加工及存储的过程，而在整个办公过程中，负责操作的人员只需对机器进行操作，而工作内容的处理还要依靠计算机来完成，故称为办公自动化。

2 办公自动化中的计算机技术应用的意义

员工在办公的过程中，因为计算机技术的应用，进而简化了办公方式，从而节省了办公时间。再加上信息时代发展的步伐日益加快，从而为员工之间、部门之间以及员工与部门之间的交流提供了便利条件，最终大大提高了企业的工作效率。此外，因为企业在应用计算机技术的同时，也意味着企业已经实现了数字化模式的办公，这样可以减少办公用纸的资金投入，实现企业成本最低化的发展目标。

另外，在计算机技术为得到广泛应用之前，企业工作人员之间、部门之间的交流常会因为时间、所处环境以及工作内容等因素的限制，而变得困难，一些企业还制定了相关的流程，从而为企业的管理工作提供便利条件。以往的企业管理中，隶属不同部门之间的工作人员很难进行有效的交流，或者在交流的过程中耗费大量的时间和人力资源，并且所取得的效果也是差强人意，而计算机技术的应用，恰到好处的解决了这一问题，各部门之间的工作人员通过企业内部的网络实现有效的交流，而企业与外部之间的交流也变得更加得心应手，改变了传统受时间、工作环境以及工作内容影响的模式，视频通话、微信群聊等方式，将企业内部的工作人员紧密的联系在一起。

3 办公自动化中的计算机技术应用的现状

计算机技术已经渗透到日常办公的各个领域，比如在企业日常编排文件时，通常会应用到Word文档，进而提升了企业所需文件的打印和复印工作的效率，将企业员工的档案信息以及企业内部的资料利用Word文档进行排版和编辑，方便企业员工随时查找。而Excel可以为企业制作数据表格信息提供有利资源，从而有效的实现企业办公自动化，任何一家企业的员工基本信息量是很大的，而Excel表格制作工具的透视表功能，可以有效的提取企业重要的数据，并对其进行整理和分析。与此同时，视频会议也是办公自动化中计算机技术应用的最佳表现形式，它打破了传统的会议模式，实现了无需到场，就可以直接参与企业重大决策的形式，还打破常规，一个人可以身兼数职，参加不同的会議，在节省时间和金钱的同时，也促进办公效率的提升。

4 办公自动化中的计算机技术应用的特征

4.1 为逻辑结构的正常运行提供安全保障

通常情况下，在办公的过程中难免会遇到数据库信息到处不全的现象，更有甚者，会出现乱码，进而严重的影响到工作的效率。造成这种现象的原因在于当数据库和所应用的软件同时运行时，自身的逻辑思维受到相互之间的干扰，从而致使数据紊乱的现象发生。而计算机技术的应用在处理这一问题时恰到好处，因为其自身的逻辑结构较强，并可以有效的区分数据库和所应用的软件，所以当二者同时运行时也不会造成干扰现象的发生，进而为数据库的完整性提供安全保障机制。

4.2 为数据库的及时更新提供保障

企业在进行办公时，数据库是一项必不可少的资源，只有保证数据库的完整，才能为工作的质量奠定良好的物质基础。由此可见，数据库的完整性在企业日常工作中的重要性。而在实际的工作中，同一员工是无法在不同的办公设备重复登录数据库，可以有效的保证数据库的及时更新，使办公的效率达到理想化。

5 促进办公自动化中的计算机技术应用效率提升的措施

5.1 加强对办公自动化中计算机技术应用的重视力度

造成我国计算机技术投入水平相对较低的现象有诸多的影响因素，包括投入的成本、相关的技术人员严重不足以及无法有效的落实工作人员的培训机制等因素。面对这些问题的接踵而至，首先要解决的，就是加强相关工作人员专业素质的培训机制，而这些问题得以解决，也需要相关领导的重视以及政策上的支持，要加强计算机技术在办公自动化的应用，并在企业内部推行其广泛使用，对在办公自动化上的投入给予肯定和鼓励，进而进一步的完善企业办公自动化的体系。

5.2 以自身的情况为依据选择适合的办公软件

就目前办公软件的研发情况来看，国外的发展比较乐观，但是其成本的投入却让国内的多家企业望而却步。因为国内外的发展情况不同，从而也导致了很多影响的因素也略有不同，但是软件运行的环境、外在影响因素都是一样的，国内的使用的时候，可能会受到限制，从而导致应用起来取得的效果也无法尽如人意。由此可见，企业在选择所应用的软件时，需要多角度的考虑，并进行反复的测试，加强国内环境的考量工作，寻找行之有效的办公手段。

5.3 加强与高校之间的合作

我国早在改革开放时期就提出了这样的思想，“科学技术是第一生产力”，直到今日，这句话仍然发挥了不可逾越的功效，而企业的发展也同样如此，要想提升运用的技术手段，就要在根本上实现技术的培养和创新，而加强校企合作，就是解决这一问题的最佳途径，而这一方案的实施，达到了互惠互利的效果。高校利用自身的资源优势，为企业提供技术上的支持，加强员工的计算机技术的培训，而企业也可以让员工拥有更多接受培训的机会，同时也为高校的毕业生就业提供了更多的选择机会。而高校的科技研发成果在企业中得以实践，从而为科研的内容提供应用的机会。

5.4 促进计算机工作人员专业素质的提升

任何一项技术都是随着时代的进步而发展的，计算机技术也同样如此。然而，如今我国计算机工作人员的专业素质良莠不齐，有些工作人员的计算机技术应用娴熟，而有些连最基本的理论知识都无法掌握，何谈实践应用。这样的现象就是影响办公效率的关键因素，而解决问题的关键，就是加强重视计算机人才的培养，从而为企业的正常工作提供技术上的支持。

在重视对企业内部员工的培训的同时，也要加强外来人才的引进工作。比如在校企合作的过程中，可以安排一些应届的毕业生深入企业一线在岗实习，企业领导在学生实习的阶段，对学生实习时的表现进行观察，在观察的同时，也可以观摩学习，对表现好的学生给在企业就业的机会，这样做在为企业引进人才的同时，也提升了企业计算机应用的水平。而针对熟练掌握计算机技术的工作人员，企业也要继续加强其技术的培训工作，给予计算机技术的学习机会，让员工充分的感受到在企业的存在感，与此同时，企业还可以安排一些资历深、能力强、专业素质硬的优秀员工与企业员工进行交流，在交流的过程中，加强员工对自我的认知能力，这样的做法可以促进企业员工充分的掌握计算机技术的理论知识与实践能力，在提升企业计算机技术整体水平的同时，也可以促进企业员工的工作热情。

6 办公自动化的发展前景

要想使自动化社会的发展目标得以实现，就要加强计算机技术的推广和应用，目前来看，我国的计算机技术的发展情况较为乐观，在未来，计算机技术会由传统的信息处理，延伸为知识的处理，以往用来存储数据信息的数据库，取而代之的是新兴的知识库，计算机技术的不断提升，让办公自动化向網络化和技术化的方向发展，并深入到社会的各行各业，未来的计算机技术一定是更具人性化和大众化，并实现全面的智能化办公。

7 结束语

综上所述，随着社会发展的步伐不断加快，企业也要紧跟时代的发展速度，为了与现代化的社会需求相适应，从而也为企业的发展提出了更加严格的要求，要朝着办公自动化的方向发展。但随之而来的而是越来越多的办公事务，而计算机的出现恰到好处的解决了这一问题，在对办公自动化中计算机技术的应用进行详细的分析，并就其存在的问题提出了行而有效的解决措施，进而更有效的促进计算机技术的发展。

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