基于事业部制的科研管理系统功能规划方法

吴长胜 倪凯歌

摘要 科研管理系统是以提高企业项目执行效率及优化规划决策为宗旨的信息化运行管理平台，本文通过企业组织结构形式分析事业部内部职能定位，并结合单位科研运转流程与科研文化传统对科研管理系统各层功能进行规划，提高科研管理系统架构设计的符合性与规范性。

[关键词]事业部 科研管理系统 功能规划方法

事业部制是国内大型企业集团或公司普遍采用的组织结构形式，通过结合事业部内部组织结构与职能定位进行层级划分，合理规划以项目为载体的科研管理系统框架，以项目执行可视化、项目信息数据化、项目管理综合化等标准逐级扩展科研管理系统功能，从而更好的应用在项目实施、项目过程管理、项目决策、项目整合分析等工作方面，使科研管理系统设计更符合“人”与“项目”的实际应用需求。

1 企业组织结构概述

企业组织结构是企业流程运转、部门设置及职能规划等最基本的结构依据。通过对内部特征与外部环境合理选择组织结构模式优化配置职能结构、层次结构、部门结构及职权结构等，进而实现企业预定战略目标。企业组织结构模式通常包括直线.职能制、事业部制、模拟分权制以及矩阵制等4种金字塔型结构。事业部制目前是国内大型企业集团或公司普遍采用的一级组织结构形式，具有集中决策，分散经营的特点;在最高领导层授权下实现分权式管理，更易发挥经营管理的积极性，更能适应企业专业化发展和业务多元化要求，如图1所示。

事业部一般由企业最高领导层根据专业领域、产品特征及市场环境等因素并结合战略发展目标整合规划，负责制定业务层次的竞争机制并范围内决策。事业部内部结构较多按照直线.职能制结构模式进行設置，以垂直组织领导形态保证内部结构的稳定性;同时存在弱权利职能的项目经理岗位，在组织形态上又呈现出弱矩阵式结构，旨在项目管理过程中增加横向辅助管控功能，既可加强职能区域间的沟通联系，又利于部门运行中合理调度资源。如图2所示。

事业部人员层级根据职能大致分为战略层、管控层、辅助层、执行层。主管领导作为事业部战略层主体，制定战略定位与战略规划并决策发展思路，统筹调度事业部所用资源;科室负责人作为管控层主体，根据专业特征差异化执行上层决策，在日常运行过程中做好项目管理;项目经理作为辅助层主体，在项目组织、计划与实施过程中进行协调、沟通与辅助管控，在上层领导下调度资源为项目运行服务技术人员作为执行层主体，负责全面技术工作，严格根据项目计划按节点完成预定任务。如图3所示。

2 基于职能分层的科研管理系统功能规划

科研管理系统以实现项目信息化管理为目的、以项目为元素的管理、控制与执行的信息系统，应用在项目管理、项目集管理及项目组合管理等方面中。科研管理系统功能应结合企业组织结构与科研文化传统等进行符合性、规范化架构设计，设计成为“人”与“项目”的功能逐级扩展的信息化服务平台，贴近实际科研工作运行流程;通过项目执行可视化提高工作效率并优化工作流程，以项目信息数据化推动项目运行的集约管控，以项目信息综合化不断提高为组织战略规划的服务能力。

2.1 基于执行层的科研管理系统功能规划

执行层（即技术人员）是落实项目运行的责任主体，在项目启动、规划、执行、监控及收尾的过程中负责具体工作实施，根据工作职能，在科研管理系统中规划参研项目、完结项目、个人经历、共用资源等四个板块，各板块均采用树形结构逐级设计并完善功能。

2.1.1 参研项目

根据项目类型进行分类整合，可进行优先级设置，项目执行收尾阶段后转入完结项目板块对应类型中。项目级结合运转流程进行功能设计，在执行层体现功能包括项目信息、项目计划、项目进度、项目生产、项目交流、项目档案、项目评价等。

其中项目信息包含项目概况与项目团队两部分，项目概况体现项目类型与来源、项目周期、项目总经费与拨付节点等尽量详细的信息，数据化支撑统计分析;项目计划为根据项目周期与合同要求制定的计划网络图，根据实际需要可申请变更;项目进度记录各节点的完成信息;项目生产进行零部件加工设计;项目交流提供信息沟通窗口;项目档案按阶段归档相应项目文件;项目评价包括技术成熟度评价及项目完成效果评价等内容。

2.1.2 个人经历

包括项目经历与个人档案，项目经历主要为技术人员历次参研项目列表，可提供设计师任命、参研周期、自我评价等简要信息;个人档案包括文件档案和荣誉档案两个功能，前者梳理个人主要工程文件，后者统计个人奖项、文章及专利等信息。

2.1.3 共用资源

作为共性文件查询板块，根据单位内部的职能部门进行分类设置，包括关于项目运行涉及的各类型流程文件。

2.2 基于辅助层与管控层的科研管理系统功能规划

项目经理作为辅助层主体，辅助科室主任（管控层）完成相应科室的项目管理工作，以项目为纽带建立客户、领导、技术人员等之间多元联系。项目经理在职能中鉴于辅助管控层开展具体工作，科研管理系统中功能规划与管控层也具有较多重叠。除参研项目、完结项目、个人经历、共用资源等四个板块外，增加预算管理与综合管理板块;在项目级增加项目经费、项目外协、项目风险、项目质量、项目沟通及项目变更等功能，可选择性面向执行层提供查看权限。

2.2.1 预算管理

主要进行财务预算，根据项目运行制定预算与合理配额，并监控预算具体执行情况。

2.2.2 综合管理

包括项目报表与合同管理，项目报表根据标准化报表进行数据统计（项目状态与预警等需求）;合同管理进行归档梳理项目合同、外包合同等文件资料。

2.2.3 增加项目级功能

项目经费监控项目到款、总成本及分项成本并实时预警;项目外协管理相关的外协外包计划;项目风险根据阶段特征分析风险源并风险量化与风险控制;项目质量根据质量要求进行质量规划、质量控制及质量保证;项目沟通包括项目会议及客户沟通规划等;项目变更根据需要按照标准进行变更申请，记录变更计划。

对于科室负责人在科研管理系统中增加任务管理和绩效管理板块。任务管理包括部门任务目标与科室分解任务目标、科室当前执行情况等;绩效管理进行科室员工绩效考核，结合参研项目、完成情况及具体实际等进行综合评估。

2.3 基于战略层的科研管理系统功能规划

事业部战略层主要结合单位发展战略，根据部门专业领域及产品情况制定长期与短期发展规划、编制年度计划与财务预算、优化资源配置、绩效考核等，统筹调度事业部的有效运行。科研管理系统可从项目组合、部门预算、统计分析及业务考核等四个板块进行功能规划。

2.3.1 项目组合

由重点运行项目、科室在研项目、完结项目组成，重点运行项目是部门重点关注项目并根据实际情况進行优先级设置;科室在研项目根据项目类型分类整合。通过项目组合进行重点项目管理、进度总体把控、及时性调整及资源合理分配等，确保事业部主线项目顺利开展。

2.3.2 部门预算

包括部门年度预算、月度滚动预算及科室预算分解，监控预算执行并迭代预测。

2.3.3 统计分析

包括数据统计与报表分析，立足项目信息统计部门与科室运行项目数量与各类型项目数量、年度与阶段收支情况（收入、新签、到款、成本）、同比统计等;面向数据进行图形化统计分析并提供标准化报表输出，为部门宏观管理提供多元化数据支撑。

2.3.4 业务考核

包括部门经济运行与科室考核，部门经济运行功能由部门与科室的年度经济指标、己达指标、经济预测等组成;科室考核根据单位实际情况建立标准化考核方案，以经济指标完成情况为核心进行量化考核。

3 结语

本文根据企业组织结构对事业部内部职能分层进行简要分析，并依据各职能层初步完成科研管理系统在事业部层面的功能规划，相关职能部门亦可根据分层理念进行相应功能设计，逐级完善科研管系统功能。同时面向同步运行的办公系统可进行扩展设计，如对接档案管理系统进行项目档案标准化归档、对接财务系统实时监控项目经费执行情况等，进而为企业全方位实现办公自动化、管理信息化奠定基础。

参考文献

[1]佚名.企业组织机构[DB/OL].百度百科，2018 （04）：28.

[2]佚名，事业部制[DB/OL].百度百科，2018 （04）：28.

[3]左传鸿，事业部运作机制及实践探讨[J].工程机械与维修，2011，03： 66-70.

[4]肖扬.微权力下的项目管理[M].北京：电子工业出版社，2016.

[5] Project Magngement Institute，项目管理知识体系指南（第5版）[M].北京：电子工业出版社，2013.